7 lỗi rất nhiều người mắc phải khi thuê văn phòng

1. Không xác định được tiêu chí thuê văn phòng

Trước khi tìm thuê văn phòng, bạn cần phải xác định nhu cầu sử dụng rõ ràng để tìm được văn phòng phù hợp nhất. Tiêu chí này phải dựa trên khả năng chi trả, số lượng nhân sự, khả năng phát triển kinh doanh, số lượng khách hàng, đối tác…

Khi vạch ra các tiêu chí này rõ ràng, bạn sẽ xác định được văn phòng cần thuê sẽ có diện tích bao nhiêu, ở khu vực nào, và chi phí bao nhiêu là hợp lí để hạn chế lãng phí và sử dụng có hiệu quả nhất. 

Rất nhiều doanh nghiệp mắc phải lỗi mong muốn thuê văn phòng vượt khả năng chi trả, hoặc diện tích quá rộng/hẹp so với thực tế. Những người có nhu cầu thuê phòng khoảng 15 Usd/m2 lại thường “để ý” các phòng có mức chi phí 17-18Usd. Đó là lí do sau khi thuê phòng, doanh nghiệp bị lãng phí một mức đáng kể, và tuổi thọ thuê văn phòng không kéo dài.   

2. Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Khi bắt đầu thuê văn phòng, doanh nghiệp chỉ quan tâm tới số lượng nhân viên hiện tại mà không có sự dự trù cho số lượng nhân viên trong tương lai. 

Rất nhiều doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng cho thuê trước hạn do số lượng nhân viên tăng lên, không đủ chỗ làm việc. Vì thế, doanh nghiệp cần tính toán về sự tăng giảm nhân sự 3-5 trước khi bắt đầu thuê phòng để tránh các rủi ro về sau. 

3. Chưa hiểu hết về chi phí thuê văn phòng

Trên hợp đồng, doanh nghiệp biết được chi phí để thuê văn phòng là X, nhưng đó không phải là tất cả chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả.

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp còn phải chịu rất nhiều các chi phí khác như dịch vụ bảo vệ, lễ tân, chi phí điện nước, chi phí làm việc ngoài giờ, chi phí sử dụng hành lang, ban công…

Để có sự chuẩn bị hợp lí, doanh nghiệp cần phải có sự tìm hiểu và thương lượng rõ ràng về các chi phí này với chủ thuê trước khi bắt đầu thuê. 

4. Thiếu sự quan tâm đến nhân viên

Nhiều doanh nghiệp chỉ chăm chăm quan tâm đến lợi ích tối đa của doanh nghiệp, vị trí địa lý để tạo hình ảnh khi thuê phòng, mà không có sự quan tâm đúng mức đến nhu cầu của nhân viên, người tạo ra giá trị của doanh nghiệp.

Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, khi thuê phòng, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm và đảm bảo các yếu tố sau: 

• Khoảng cách giữa vị trí văn phòng với nhà nhân viên không quá xa. 

• Không gian làm việc thoáng đãng, hạn chế tiếng ồn, ánh sáng mặt trời…

• Các phòng làm việc được bố trí hợp lí, tiện trao đổi nội bộ…

• Có các cửa hàng ăn trưa xung quanh…

5. Chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Thông thường trong quá trình thuê phòng, bên cho thuê sẽ yêu cầu chuyển một khoản phí trước để giữ chỗ, mức phí này tương đương 1-2 tháng tiền thuê. 

Trước khi chuyển tiền đặt cọc, bạn sẽ được gửi một thư mời thuê và thư này sẽ chứa nhiều thông tin liên quan đến quá trình thuê phòng. 

Bạn cần phải xem xét thật kĩ các tiêu chí, thông tin trong thư mời thuê và thương lượng những vấn đề cần thiết với chủ thuê trước khi chuyển tiền đặt cọc. Bởi nếu chuyển tiền đặt cọc mà chưa đàm phán, các ý kiến sau này của bạn sẽ bị suy giảm hiệu lực. 

6. Không đo lại diện tích

Bạn cần phải biết rằng diện tích mà toàn nhà đưa ra cho bạn sẽ không chính xác 100%, vì thế hãy đo lại diện tích nếu có thể để có sự tính toán, sắp xếp hợp lí nhất. 

Sự chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể..

7. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Ngay sau khi hoàn tất thủ tục thuê phòng, bạn nên tìm kiếm và lựa chọn đơn vị thiết kế và thi công nội thất ngay để có đủ thời gian trang trí, chuẩn bị cho văn phòng cũng như có nhiều khả năng chọn được các dịch vụ với giá thành hợp lý. 

Việc lựa chọn các dịch vụ này quá trễ sẽ khiến bạn mất đi thế chủ động và phải gấp rút chuẩn bị, khiến việc thiết kế có thể không hoàn hảo như bạn mong muốn. 

G Office là dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ giá rẻ, với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng có thể đảm bảo hạn chế tối đa cho bạn những sai lầm cũng như rủi ro này. G Office đảm bảo mang đến nhiều dạng văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn, hoàn chỉnh về mặt pháp lí và cung cấp các tiện ích tối đa, hỗ trợ hiệu quả cho quá trình làm việc của bạn. 

Để tìm hiểu thêm thông tin về các dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ  tại G Office, quý khách hãy nhấc máy và gọi ngay tới số hotline: (028) 222 00 919 để được nhân viên tư vấn rõ hơn về dịch vụ cũng như đặt lịch để đến tham quan văn phòng trực tiếp.

Truy cập ngay website: www.goffice.vn để biết thêm thông tin về văn phòng chia sẻ cũng như nhiều dịch vụ văn phòng khác tại G Office. 

Chúc quý khách sớm tìm được một Văn phòng chia sẻ với đầy đủ tiện nghi và ưng ý tại G Office.