Quản lý thời gian là gì?

Với cùng số giờ làm việc trong một ngày, vì sao có người có thể giải quyết một khối lượng công việc nhiều hơn những người khác mà vẫn tan ca đúng giờ, trong khi, có người lại phải tăng ca nhưng vẫn không thể hoàn tất hết công việc. Điều này có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng một trong những nguyên nhân thường thấy nhất chính là cách quản lý thời gian của mỗi người. Biết cách quản lý thời gian hiệu quả chính là bạn đã nắm trong tay chìa khóa làm chủ thời gian thay vì để thời gian điều khiển bạn.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một kỹ thuật sử dụng thời gian của bạn hiệu quả hơn. Sắp xếp các nhiệm vụ chuyên môn và cá nhân của bạn dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng, quan tâm đến việc khẩn cấp và quan trọng nhất trước, sau đó là các hoạt động không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bằng cách ưu tiên khối lượng công việc của mình, bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng của mình vào nơi chúng quan trọng nhất.

Dưới đây, G Office sẽ giới thiệu đến các bạn Ma trận Eisenhower - Một trong những phương pháp quản lý thời gian vô cùng hiệu quả được nhiều người áp dụng.

Bạn có phải là một người biết cách quản lý thời gian hiệu quả không?

Quản lý thời gian đúng cách và hiệu quả có liên quan đến việc lên kế hoạch thật sáng suốt và ra quyết định một cách thận trọng. Ngoài ra, bạn còn phải đảm bảo được vấn đề duy trì sự tập trung với các nhiệm vụ ưu tiên cấp thiết hơn là bị sao nhãng bởi những điều gây phiền nhiễu xung quanh. 

Nếu bạn muốn biết mình đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Tôi có biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả cho các nhiệm vụ của mình dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp không?
• Tôi có biết mình dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc khác nhau của mình không?
• Tôi có phải mang công việc về nhà để hoàn thành công việc không?

Sau khi bạn đã đánh giá các kỹ năng quản lý thời gian hiện tại của mình, hãy lập kế hoạch để cải thiện. Điều đó không dễ dàng, nhưng giống như bất kỳ kỹ năng nào bạn thực hiện, bạn có thể quản lý thời gian tốt hơn. Những người thành công sử dụng nhiều kỹ năng quản lý thời gian khác nhau để tăng năng suất và hiệu quả trong cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ.

Những tác nhân thường thấy có thể khiến bạn phá vỡ kế hoạch khi quản lý thời gian

• Không lập danh sách việc cần làm: Nếu bạn không biết những gì cần phải hoàn thành, bạn sẽ không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả cho khối lượng công việc của mình.
• Đa nhiệm: Trái ngược với suy nghĩ của nhiều người, đa nhiệm thực sự kém hiệu quả hơn so với việc tập trung vào một nhiệm vụ và sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Đó là bởi vì bộ não của chúng ta không được trang bị để thực hiện hai nhiệm vụ đòi hỏi chức năng não cấp cao cùng một lúc. Một số nghiên cứu cho thấy đa nhiệm có thể làm giảm chỉ số IQ của bạn, vì sự chú ý của bạn bị phân tán và thậm chí có thể gây hại cho não của bạn.
• Không biết một nhiệm vụ đòi hỏi bao nhiêu thời gian: Bạn có thể viết báo cáo trong một giờ hay sẽ mất ba ngày? Nếu bạn không biết một nhiệm vụ mất bao lâu, bạn không thể quản lý hiệu quả thời gian của mình hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động của mình.

Những kỹ thuật giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn năm 2022

Người ta đã chứng minh rằng năng suất dẫn đến lợi nhuận và kỹ năng quản lý thời gian tốt có thể đi thẳng vào điểm mấu chốt của bạn. Vì vậy, để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, G Office đã giúp bạn tổng hợp một số nguyên tắc thúc đẩy những người thành công. Cùng tham khảo qua nhé!

Bắt đầu ngày mới sớm

Hãy hỏi những người thành công xem họ thức dậy lúc mấy giờ vào buổi sáng và bạn sẽ nhanh chóng thấy một chủ đề: những người này thức dậy từ lúc bình minh để tận dụng tối đa thời gian trong ngày.

Công ty tài chính kinh doanh Fleximize đã thăm dò ý kiến ​​của một số nhân vật nổi bật nhất hiện nay về thói quen buổi sáng của họ. Đây là những gì mà họ tổng hợp được:

• Giám đốc điều hành của Apple, Tim Cook, thức dậy lúc 5 giờ sáng.
• Biên tập viên tạp chí Vogue Anna Wintour dậy lúc 5:45 sáng để chơi tennis trước khi đến văn phòng làm việc.
• Và Oprah Winfrey thức dậy lúc 6 giờ sáng để thiền và chạy trên máy chạy bộ trước khi đến trường quay.

Lưu ý một chủ đề hữu ích khác ở đây: Tập thể dục là một phần quan trọng trong cuộc sống của những người thành công.

Đặt các ưu tiên và mục tiêu khi lập kế hoạch cho ngày của bạn

Kế hoạch làm việc hàng ngày cho phép mọi người xác định tiến trình trong ngày của họ và sau đó thực hiện từng bước tiến bộ để đạt được mục tiêu của họ. (Một số dự án lớn, đang thực hiện như phác thảo kế hoạch tiếp thị cho doanh nghiệp của bạn rơi vào góc phần tư thứ hai của Ma trận Eisenhower. Điều này quan trọng nhưng nên được loại bỏ thay vì cần phải thực hiện ngay bây giờ.)

Các doanh nhân thành công kết hợp mẹo quản lý thời gian này bằng cách nhận ra rằng mỗi ngày đều có những việc cấp bách và quan trọng. Họ tiếp cận ngày bằng cách cân bằng cả hai và tiết kiệm nhiều công việc nặng nhọc hơn cho sau này.

Rob Rawson, Giám đốc điều hành của timemanagement.com, làm việc với các mục có mức độ ưu tiên cao nhất của mình vào buổi sáng trước khi khiến email và các nhiệm vụ bình thường khác bị lệch ra khỏi kế hoạch. Chia mục tiêu thành nhiều phần giúp bạn thực sự tiến tới việc đạt được chúng dễ dàng hơn.

Một số chuyên gia đào tạo đề xuất chia thời gian của bạn thành ngày “tập trung” và ngày “đệm”. Ngày tập trung là dành cho những thứ có ảnh hưởng lớn như phát triển kinh doanh và quản lý nhân viên. Mặt khác, ngày đệm dành cho những thứ khó khăn như thủ tục giấy tờ và kế toán.

Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm

Người ta thường nghĩ rằng đa nhiệm là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Nhưng hóa ra giải quyết nhiều việc cùng một lúc có thể lãng phí nhiều thời gian hơn. Nhà khoa học thần kinh Earl Miller nói rằng phần lớn, chúng ta không thể tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc.

“Mọi người không thể đa nhiệm tốt lắm và khi mọi người nói rằng họ có thể, họ đang tự huyễn hoặc mình,” vị bác sĩ này cho biết.

Hiệu quả thực sự có nghĩa là tập trung vào một việc tại một thời điểm và hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Học cách ủy quyền

Bạn có thể đội nhiều mũ, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể đội ở mọi nơi. Hãy dành thời gian để sàng lọc và thuê những nhân viên giỏi nhất để bạn có thể tin tưởng vào đội ngũ của mình. Sau đó, thay vì cố gắng tự mình làm tất cả, bạn có thể từ bỏ một số quyền kiểm soát và giao nhiệm vụ cho những người đang làm việc cho bạn.

Áp dụng quy tắc 80/20

Theo Nguyên tắc Pareto (tức là quy tắc 80/20), 20% hành động dẫn đến 80% kết quả. Và 80% còn lại chỉ chiếm 20% kết quả. Nói một cách đơn giản thì điều này có nghĩa là những người thành công biết rằng những ưu tiên hàng đầu (hoặc 20% hàng đầu) sẽ dẫn đến những kết quả quan trọng nhất. Họ sẽ ủy thác phần còn lại.

Dành một khoảng thời gian dự trữ trong ngày cho những khi mất tập trung hay bị gián đoạn bất ngờ

Nếu bạn lập kế hoạch hàng ngày dày đặc, bạn sẽ không bao giờ có thời gian cho những thử thách bất ngờ. Cố gắng để lại ít nhất một giờ mỗi ngày cho những việc không có kế hoạch. Ngoài ra, bạn nên lên lịch giờ làm việc mở cửa hoặc dành thời gian cho đồng nghiệp và cộng tác. Nếu bạn tự lên lịch quá dày đặc, bạn gần như luôn bị tụt lại phía sau.

Nói không thường xuyên và thành thạo nghệ thuật của các cuộc họp ngắn

Giám đốc điều hành NewBrand Analytics, Kristin Muhlner tin rằng nói không là một trong những chìa khóa để không cố gắng quá mức về mặt chuyên môn và cá nhân.

Điều này đi đôi với việc nói đồng ý với quá nhiều cuộc họp, trong đó có nhiều công ty là có tội. Những người thành công nhận ra cuộc họp nào là quan trọng để tham gia và sau đó nói không với người khác hoặc giữ chúng trong một khung thời gian rất ngắn (nền tảng giao tiếp xã hội Skejul khuyến nghị từ 7 đến 11 phút làm tiêu chuẩn).

Kết luận

Bất kể là bạn đang áp dụng phương pháp quản lý thời gian nào, thì bạn cũng nên đánh giá lại kết quả sau một thời gian triển khai, để xem xét mức độ hiệu quả mà nó mang lại như thế nào. Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo rằng bản thân có thể cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Hãy hỏi bản thân xem: Nhiệm vụ quan trọng nhất trong đời bạn có hoàn thành hay không? Bạn đã dành đủ thời gian cho cuộc sống riêng tư của mình chưa? Nếu có bất kỳ câu trả lời nào là “không”, việc bạn cần làm là đánh giá lại cách mà bạn quản lý thời gian và điều chỉnh lại những điều chưa hợp lý ngay lập tức.

Quản lý thời gian thành công sẽ dẫn đến hạnh phúc cá nhân lớn hơn, nhiều thành tích hơn ở nhà và cả nơi làm việc, và một tương lai hài lòng hơn.

Bài viết liên quan:

• 7 mẹo để quản lý thời gian hiệu quả khi làm việc
• Phương pháp Pomodoro là gì? Hướng dẫn cách sử dụng phương pháp Pomodoro