Phát triển kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ là điều cần thiết khi muốn xây dựng một sự nghiệp thành công. Những kỹ năng giao tiếp của bạn đóng một vai trò quan trọng trong liên kết nội bộ
Làm thế nào để cải thiện giao tiếp ở nơi làm việc? G Office chia sẻ trong bài đăng blog này 5 phương pháp truyền thông nội bộ hiệu quả nhất để giúp nhân viên cập nhật tin tức công ty và xu hướng ngành. Khi nhân viên không nhận thức được những gì đang xảy ra trong công ty hoặc có cảm giác rằng họ đang bỏ lỡ thông tin quan trọng, họ có thể cảm thấy mất kết nối và thất vọng.
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là toàn bộ hoạt động chia sẻ thông tin, định hướng, giá trị và văn hóa giữa các cấp trong doanh nghiệp – từ lãnh đạo đến nhân viên.
Mục tiêu của truyền thông nội bộ không chỉ là “truyền đạt thông tin”, mà còn là tạo sự thấu hiểu, gắn kết và niềm tin giữa con người với tổ chức.
Hiểu đơn giản, truyền thông nội bộ chính là “mạch máu” của doanh nghiệp, đảm bảo mọi cá nhân đều nắm bắt đúng thông tin, cùng hướng đến mục tiêu chung.
Ví dụ: Doanh nghiệp tổ chức bản tin nội bộ hàng tuần để cập nhật kế hoạch, tôn vinh nhân viên xuất sắc hay lan tỏa giá trị cốt lõi – tất cả đều là một phần của hoạt động truyền thông nội bộ.
Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là nền tảng tạo nên sự gắn bó giữa con người với tổ chức. Khi thông điệp của doanh nghiệp được truyền đạt rõ ràng, nhân viên sẽ:
- Hiểu sâu hơn về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
- Cảm thấy được lắng nghe, được công nhận và có tiếng nói trong tổ chức.
- Hình thành văn hóa doanh nghiệp tích cực, thúc đẩy tinh thần hợp tác và trách nhiệm tập thể.
Ví dụ: Một bản tin nội bộ hàng tháng chia sẻ câu chuyện thành công của nhân viên không chỉ lan tỏa năng lượng tích cực mà còn củng cố niềm tin vào giá trị “con người là trung tâm” của doanh nghiệp.
Nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng phối hợp
Một hệ thống truyền thông nội bộ minh bạch giúp mọi phòng ban phối hợp trơn tru, giảm sai lệch thông tin và tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
Theo khảo sát của Gallup, các doanh nghiệp có mức độ gắn kết nội bộ cao có năng suất trung bình cao hơn 21% so với doanh nghiệp thiếu giao tiếp hiệu quả.
Truyền thông tốt đồng nghĩa với:
- Nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.
- Thông tin cập nhật kịp thời, tránh hiểu lầm hoặc chồng chéo công việc.
- Tăng tốc độ ra quyết định, giảm chi phí vận hành và xung đột nội bộ.
Cải thiện môi trường làm việc và tinh thần nhân viên
Một doanh nghiệp có kênh truyền thông nội bộ hai chiều sẽ giúp nhân viên dễ dàng chia sẻ ý kiến, phản hồi hoặc đề xuất giải pháp cải thiện công việc.
Điều này tạo ra môi trường làm việc cởi mở, tôn trọng và đáng tin cậy, nơi mỗi cá nhân đều cảm thấy mình có giá trị.
Khi nhân viên được tham gia vào các hoạt động truyền thông – như sự kiện nội bộ, nhóm thảo luận, bảng tin “góc chia sẻ” – họ sẽ có động lực mạnh mẽ hơn, từ đó tăng mức độ hài lòng và gắn bó lâu dài với tổ chức.
Tăng cường hình ảnh thương hiệu nội bộ và bên ngoài
Truyền thông nội bộ mạnh mẽ không chỉ tác động đến bên trong tổ chức mà còn giúp xây dựng thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding).
Khi nhân viên cảm thấy tự hào về nơi mình làm việc, họ sẽ lan tỏa năng lượng tích cực ra bên ngoài, trở thành “đại sứ thương hiệu” tự nhiên cho doanh nghiệp.
Do đó, truyền thông nội bộ đóng vai trò kép:
- Nội bộ: gắn kết, duy trì văn hóa tích cực.
- Bên ngoài: củng cố uy tín, thu hút nhân tài, tạo lợi thế cạnh tranh.
>>> Xem thêm: Bí kíp để phát triển doanh nghiệp nhỏ bạn chắc chắn nên biết
Các hình thức phổ biến của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp có thể được triển khai qua nhiều kênh khác nhau, tùy vào mục tiêu và đặc thù tổ chức. Dưới đây là những hình thức phổ biến, mang lại hiệu quả cao trong việc duy trì kết nối và lan tỏa thông tin trong nội bộ.
Email và bản tin nội bộ
Email là công cụ truyền thông nội bộ cơ bản nhất, được dùng để chia sẻ thông báo, kế hoạch, báo cáo hoặc hướng dẫn từ ban lãnh đạo.
Bên cạnh đó, bản tin nội bộ (newsletter) giúp tổng hợp các tin tức nổi bật, câu chuyện nhân viên, hoạt động công ty và chương trình khen thưởng.
Doanh nghiệp có thể phát hành bản tin định kỳ hằng tuần hoặc hằng tháng để nhân viên luôn nắm bắt thông tin mới nhất.
Cuộc họp nội bộ và họp toàn thể
Cuộc họp là hình thức truyền thông trực tiếp, giúp truyền tải thông tin nhanh và tạo sự tương tác giữa lãnh đạo với nhân viên.
Các doanh nghiệp thường tổ chức họp nhóm (team meeting), họp liên phòng ban hoặc họp toàn thể (Town Hall Meeting) để cập nhật tình hình, chia sẻ chiến lược và giải đáp thắc mắc.
Đây cũng là dịp để củng cố tinh thần đoàn kết và định hướng chung trong tổ chức.
Thông báo trên bảng tin và website nội bộ
Bảng tin nội bộ hoặc website intranet là kênh phổ biến để đăng tải thông báo, quy định, lịch sự kiện và tin tức nội bộ.
Doanh nghiệp có thể đặt bảng tin ở khu vực sinh hoạt chung hoặc duy trì chuyên mục “Tin nội bộ” trên hệ thống trực tuyến.
Việc cập nhật thường xuyên giúp thông tin được truyền tải đồng nhất và minh bạch đến toàn bộ nhân viên.
Diễn đàn trực tuyến và ứng dụng nội bộ
Nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng các nền tảng trực tuyến như Slack, Microsoft Teams, Zalo Workplace hoặc diễn đàn nội bộ để tăng tương tác.
Đây là môi trường linh hoạt, nơi nhân viên có thể trao đổi, đặt câu hỏi và chia sẻ ý tưởng nhanh chóng.
Ứng dụng nội bộ còn hỗ trợ lưu trữ tài liệu, quản lý dự án và kết nối nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau.
Video và podcast nội bộ
Video và podcast đang trở thành xu hướng truyền thông nội bộ hiện đại, giúp truyền tải thông tin sinh động và dễ tiếp nhận.
Doanh nghiệp có thể thực hiện các video chia sẻ từ ban lãnh đạo, vlog nhân viên, hoặc podcast về kinh nghiệm làm việc, văn hóa doanh nghiệp.
Những nội dung này không chỉ giúp lan tỏa thông điệp mà còn tăng tính gắn kết trong tập thể.
Hoạt động gắn kết và team building
Các hoạt động gắn kết như team building, ngày hội công ty, hoạt động thiện nguyện hay cuộc thi nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng tinh thần đồng đội.
Đây là hình thức truyền thông mang tính trải nghiệm, giúp nhân viên hiểu nhau hơn, chia sẻ giá trị chung và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Tổ chức đều đặn các chương trình này giúp duy trì môi trường làm việc tích cực và gắn bó lâu dài.
Các phương pháp truyền thông nội bộ hay nhất bạn nên biết
Phương pháp số 1: Xây dựng một kế hoạch truyền thông nội bộ vững chắc
Hãy nhớ rằng kênh liên lạc nội bộ của bạn chỉ là phương tiện để kết thúc. Chỉ cần thiết lập nó sẽ không cải thiện ngay lập tức khả năng của mọi người cảm thấy được đầu tư vào các mục tiêu của công ty bạn và trừ khi mọi người thực sự sử dụng nó, các thành viên trong nhóm sẽ không có thời gian dễ dàng hơn khi truy cập vào tất cả thông tin và tài nguyên mà họ cần để mang lại công việc tốt hơn.
Bạn sẽ cần tiếp cận giao tiếp nội bộ giống như cách bạn tiếp cận bất kỳ khía cạnh nào khác của doanh nghiệp – một cách chiến lược.
Trước tiên, bạn cần đặt ra các mục tiêu cụ thể và quyết định thông điệp nào bạn muốn chia sẻ với nhân viên và tần suất bạn sẽ chia sẻ thông tin với họ.
Gặp gỡ các bên liên quan chính sẽ giúp bạn tìm ra nội dung họ cần cho nhóm của mình, vì vậy bạn có thể chia sẻ tài liệu có liên quan đến nhân viên của mình. Bằng cách đó, bạn khuyến khích nhân viên của mình có thói quen cập nhật thông tin mới nhất.
Xây dựng một kế hoạch liên lạc nội bộ rõ ràng và chắc chắn cũng giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ qua một nhóm nhân viên cụ thể, những người có thể cảm thấy mất kết nối với tổ chức của bạn.
Chúng tôi tóm tắt trong đồ họa thông tin dưới đây về cách một giải pháp truyền thông nội bộ như trung tâm nội bộ có thể giúp bạn:
- Cải thiện giao tiếp của nhân viên
- Tăng mức độ tương tác của nhân viên
- Thúc đẩy chiến lược tuyển dụng xã hội của bạn
- Nâng cao nhận thức về thương hiệu của bạn và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ
Phương pháp số 2: Phân loại nội dung của bạn
Nhiều công cụ giao tiếp nội bộ phân loại nội dung theo định hướng của nó – cho dù nội dung đó được chia sẻ bên trong hay bên ngoài.
Tuy nhiên, cách tiếp cận này còn quá mơ hồ. Thay vào đó, bạn có thể muốn phân loại nội dung của mình dựa trên vai trò của nhân viên trong tổ chức và các chủ đề họ quan tâm để bạn không làm họ choáng ngợp với thông tin không liên quan.
Nếu bạn không tính đến vai trò, sở thích của nhân viên hoặc (các) ngôn ngữ mà họ muốn đọc nội dung của bạn, họ có thể tiếp tục nhận được thông báo về nội dung không liên quan đến họ.
Khi nhân viên của bạn liên tục bị gián đoạn bởi các ping và cảnh báo, năng suất sẽ giảm mạnh. Chán nản với tràn ngập thông tin không liên quan, họ sẽ nhanh chóng ngừng tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ.
Điều này làm giảm sự gắn bó của nhân viên và có thể làm giảm năng suất của nhân viên!
Cách tiếp cận tối ưu là phân đoạn nội dung trên nhiều kênh, một kênh cho mỗi chủ đề mà bạn muốn nhân viên của mình được thông báo.
Mỗi nhân viên có thể chọn kênh mà họ muốn đăng ký, cho phép họ kiểm soát luồng thông tin mà họ nhận được trong nguồn cấp tin tức của họ.
Khi nhân viên biết rằng họ chỉ nhận được thông tin có liên quan và thú vị, điều đó làm tăng sự tin tưởng của họ rằng thời gian tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ sẽ là thời gian tốt.
Khi bạn phân đoạn nội dung của mình theo chủ đề, bạn cũng có thể tạo một kênh bắt buộc cho nội dung quan trọng trong toàn công ty.
Miễn là bạn không lạm dụng nó, nhân viên của bạn sẽ biết rằng kênh này không bao giờ bị bỏ qua.
Phương pháp số 3: Khuyến khích ý kiến đóng góp của nhân viên
Nhân viên của bạn có thể sử dụng kênh liên lạc nội bộ của bạn để chia sẻ thông tin cập nhật, cung cấp phản hồi, cộng tác với các đồng đội và xây dựng mối liên kết nhóm bền chặt hơn trong toàn tổ chức.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người làm việc từ xa, những người có khả năng cảm thấy bị cô lập với văn hóa doanh nghiệp, điều này cũng có hiệu quả đối với các tổ chức lớn hơn có văn phòng chi nhánh trên khắp thế giới.
Để giúp nhân viên điều chỉnh kênh giao tiếp nội bộ của bạn, hãy đảm bảo rằng đó là một không gian an toàn, nơi không có phản ứng dữ dội đối với các ý tưởng hoặc khiếu nại.
Mời nhân viên tạo bài đăng để họ có thể chia sẻ những kiến thức chính và phương pháp hay nhất với đồng đội của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng kênh giao tiếp của mình như một trung tâm tài nguyên, nơi nhân viên của bạn có thể tìm thấy các tài liệu thông tin và giáo dục về các xu hướng mới nhất của ngành.
Việc phân chia nội dung theo chủ đề cũng giúp nhân viên dễ dàng kết nối với nhau hơn thông qua sở thích chung và xây dựng mối quan hệ trong các nhóm nhỏ hơn.
Phương pháp số 4: Thừa nhận nỗ lực của nhân viên và làm cho hoạt động giao tiếp nội bộ trở nên thú vị!
Cảm thấy được đánh giá cao là điều quan trọng đối với mọi người và nhân viên của bạn cũng không ngoại lệ.
Kênh liên lạc nội bộ của bạn là phương tiện hoàn hảo để công nhận sự chăm chỉ của nhân viên và tạo ra một văn hóa công ty tích cực.
Nó tạo ra một liên kết tích cực với kênh và khuyến khích nhân viên cảm thấy được đầu tư cá nhân vào thành công kinh doanh của bạn.
Hơn thế nữa, nếu bạn biến kênh giao tiếp nội bộ của mình thành một không gian để giải trí bằng cách sử dụng các cuộc thi, cuộc thăm dò ý kiến hoặc khảo sát, thì nhân viên của bạn sẽ muốn tiếp tục quay lại kênh đó và tham gia các cuộc trò chuyện mới.
Đừng quên sử dụng các định dạng phương tiện truyền thông hấp dẫn như video, bản tin tương tác và đồ họa thông tin để đảm bảo rằng các cập nhật của bạn không trở nên nhàm chán.
Các định dạng khác nhau giúp nhân viên của bạn luôn tham gia, đặc biệt nếu chủ đề này phức tạp hoặc dày đặc.
Khoảng 35% thế hệ trẻ nói rằng họ chỉ tương tác với nội dung có tính tường thuật mạnh mẽ, vì vậy hãy tuân thủ phong cách kể chuyện khi bạn tạo nội dung mà bạn sẽ chia sẻ với nhân viên của mình!
Phương pháp số 5: Đo lường hiệu quả của giao tiếp nội bộ của bạn
Nếu không theo dõi hiệu quả của chiến lược truyền thông nội bộ, bạn sẽ không thể biết điều gì hoạt động tốt và điều gì cần cải thiện để tăng mức độ chấp nhận của người dùng trong toàn tổ chức.
Trước tiên, bạn cần đặt KPI. Đảm bảo rằng các chỉ số bạn quyết định theo dõi cho phép bạn biết nhân viên của bạn quan tâm đến những chủ đề nào, xác định loại nội dung mà nhân viên đọc nhiều nhất và đo lường mức độ tương tác của người dùng.
Ví dụ: bạn có thể theo dõi:
- Đo lường hành vi: Có bao nhiêu nhân viên xem mỗi bài đăng? Cái nào nhận được nhiều lượt xem nhất? Thời gian trung bình cho mỗi lần truy cập là bao nhiêu?
- Các chỉ số cơ bản: Nhân viên có tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ không? Họ có chia sẻ bất kỳ phản hồi nào với bạn không?
- Các chỉ số kỹ thuật: Nội dung của bạn có tải nhanh không, có cập nhật không?
Khi bạn đã đặt KPI của mình, hãy đảm bảo rằng bạn xem xét chúng hàng tháng hoặc hàng quý để giữ cho dữ liệu của bạn luôn chính xác!
Các yếu tố chính của truyền thông nội bộ
Để hoạt động truyền thông nội bộ mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố cốt lõi sau:
- Mục tiêu rõ ràng: Xác định rõ mục đích truyền thông – thông báo, gắn kết hay xây dựng văn hóa – để định hướng nội dung và hình thức phù hợp.
- Thông điệp nhất quán: Mọi kênh và nội dung cần thể hiện cùng một giá trị, giúp nhân viên hiểu rõ tầm nhìn và mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Tương tác hai chiều: Khuyến khích nhân viên phản hồi, chia sẻ ý kiến thông qua khảo sát, ứng dụng nội bộ hoặc diễn đàn trực tuyến.
- Sự tham gia của lãnh đạo: Lãnh đạo cần chủ động giao tiếp, chia sẻ tầm nhìn qua các buổi “CEO Talk” hoặc “Town Hall Meeting” để tăng tính gắn kết.
- Nội dung hấp dẫn: Truyền tải thông tin ngắn gọn, tích cực, đa dạng hình thức như bài viết, video, podcast để thu hút nhân viên.
- Công cụ hỗ trợ phù hợp: Sử dụng nền tảng intranet, ứng dụng chat nhóm hoặc mạng xã hội nội bộ để chia sẻ thông tin nhanh và thuận tiện.
- Đo lường và cải tiến: Theo dõi hiệu quả truyền thông qua phản hồi, tỷ lệ tham gia, mức độ tương tác; từ đó liên tục điều chỉnh và tối ưu.
10 sự thật thú vị về các phương pháp truyền thông nội bộ hay nhất
Truyền thông nội bộ đóng một vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên và thành công của công ty. Do đó, việc tuân theo các phương pháp hay nhất là rất quan trọng.
Hãy xem một số thống kê để tìm hiểu về sức mạnh của truyền thông nội bộ và cách cải thiện nó.
- 60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.
- 74% nhân viên cảm thấy họ đang bỏ lỡ thông tin và tin tức của công ty.
- 72% nhân viên không hiểu đầy đủ về chiến lược của công ty.
- 86% nhân viên và giám đốc điều hành cho rằng thiếu sự hợp tác hoặc giao tiếp không hiệu quả vì những thất bại tại nơi làm việc.
- 33% nhân viên cho biết sự thiếu cởi mở, giao tiếp trung thực có tác động tiêu cực nhất đến tinh thần của nhân viên.
- Hơn 80% người Mỹ nói rằng giao tiếp của nhân viên là chìa khóa để phát triển lòng tin với người sử dụng lao động của họ.
- Các doanh nghiệp có giao tiếp hiệu quả có khả năng giảm nhân viên thấp hơn 50%.
- 60% công ty không có chiến lược dài hạn cho truyền thông nội bộ của họ.
- 4% nhân viên muốn áp dụng rộng rãi hơn các công cụ truyền thông nội bộ.
- Khi nói đến đại dịch, hơn 90% nhân viên cho biết họ muốn thông tin liên lạc hàng tuần từ công ty của họ.
Hướng dẫn cho bạn về giao tiếp nội bộ
Để đảm bảo rằng nhân viên của bạn tương tác với nội dung bạn chia sẻ với họ, bạn cần xác định một kế hoạch giao tiếp nội bộ rõ ràng, xây dựng một chiến lược nội dung tuyệt vời và có các công cụ phù hợp. Khi nói đến truyền thông nội bộ, luôn có chỗ để cải thiện, vì vậy đừng quên đặt KPI rõ ràng và có thể đo lường được! Bằng cách đó, bạn có thể xem xét chúng một cách thường xuyên và tìm ra cách bạn có thể cải thiện giao tiếp nội bộ của mình.
>>> Xem thêm: Các mô hình phát triển bền vững cho doanh nghiệp
Tận dụng tối đa hiệu quả làm việc và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp cùng G Office. Chúng tôi cung cấp văn phòng chia sẻ, coworking space, văn phòng trọn gói và văn phòng ảo – những giải pháp linh hoạt, tiện nghi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn giữ phong thái đẳng cấp.
Liên hệ G Office ngay hôm nay để trải nghiệm không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp tại trung tâm TP.HCM.
