Công ty đã thành lập văn phòng đại diện nhưng muốn thực hiện kinh doanh, hay làm kho chứa hàng hóa, chuyển giao hàng hóa mua bán tại chính địa điểm của văn phòng đại diện có được không? Cùng G Office tham khảo bài viết này nhé!
Văn phòng đại diện có được kinh doanh không?
Câu trả lời là không.
Căn cứ Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Pháp luật cũng quy định rõ văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc văn phòng đại diện không được trực tiếp tạo ra doanh thu, không được thực hiện các hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các hoạt động thương mại nhằm mục đích sinh lợi.
Những hoạt động văn phòng đại diện được phép thực hiện gồm:
- Đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp trong phạm vi được giao.
- Thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại.
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và đối tác.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác chăm sóc khách hàng hoặc phát triển thị trường.
- Làm đầu mối liên hệ giữa doanh nghiệp với cơ quan, tổ chức và đối tác tại địa phương.
Ví dụ:
Doanh nghiệp A hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị văn phòng và thành lập văn phòng đại diện tại Đà Nẵng nhằm mở rộng thị trường miền Trung. Trong trường hợp này, văn phòng đại diện có thể:
- Giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
- Tiếp nhận thông tin và nhu cầu của khách hàng.
- Tổ chức hội thảo, chương trình quảng bá sản phẩm.
- Hỗ trợ kết nối giữa khách hàng và trụ sở chính.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được trực tiếp bán máy in, máy photocopy hoặc các thiết bị văn phòng, không được ký hợp đồng mua bán với khách hàng dưới danh nghĩa văn phòng đại diện và cũng không được thu tiền từ khách hàng. Toàn bộ hoạt động kinh doanh vẫn phải do doanh nghiệp hoặc chi nhánh có chức năng kinh doanh thực hiện.
>>> Xem ngay: Văn phòng đại diện là gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
So sánh văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện | Chi nhánh | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Được thực hiện hoạt động kinh doanh | Không | Có | Có |
| Được phát sinh doanh thu | Không | Có | Có |
| Được bán hàng, cung cấp dịch vụ | Không | Có | Có |
| Chức năng chính | Đại diện theo ủy quyền, xúc tiến thương mại | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp | Thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa điểm cụ thể |
| Có thể nghiên cứu thị trường | Có | Có | Có |
Vì sao văn phòng đại diện không được kinh doanh?
Việc pháp luật không cho phép văn phòng đại diện kinh doanh xuất phát từ bản chất pháp lý của mô hình này.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được thành lập nhằm giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động về mặt giao dịch, quảng bá thương hiệu và duy trì quan hệ với khách hàng, đối tác, chứ không phải để tạo doanh thu.
Bên cạnh đó, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không phải là một chủ thể kinh doanh độc lập và thông thường không thực hiện hoạt động hạch toán phục vụ kinh doanh như chi nhánh. Vì vậy, đơn vị này không được pháp luật trao quyền thực hiện các giao dịch thương mại mang tính sinh lợi.
Sự khác biệt này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn đúng mô hình khi mở rộng hoạt động:
- Văn phòng đại diện: Phù hợp khi doanh nghiệp muốn nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, chăm sóc khách hàng hoặc làm đầu mối giao dịch.
- Chi nhánh: Phù hợp khi cần trực tiếp kinh doanh, ký kết hợp đồng, bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Địa điểm kinh doanh: Phù hợp khi doanh nghiệp muốn mở thêm cửa hàng, showroom hoặc địa điểm bán hàng để thực hiện hoạt động kinh doanh tại một địa điểm cụ thể.
Việc lựa chọn đúng loại hình đơn vị phụ thuộc ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải thực hiện thủ tục thay đổi mô hình sau này, đồng thời hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động.
Doanh nghiệp cần làm gì nếu muốn kinh doanh tại địa điểm đặt văn phòng đại diện?
Nếu doanh nghiệp muốn trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện các hoạt động tạo doanh thu tại địa điểm đang đặt văn phòng đại diện, cần lựa chọn mô hình phù hợp theo quy định của pháp luật.
Bước 1. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Trước khi thành lập đơn vị mới, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn.
Checklist công việc gồm:
- Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Hoàn thành các nghĩa vụ về thuế (nếu có phát sinh).
- Thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính và quyền lợi của người lao động.
- Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh theo đúng thời hạn quy định.
Việc hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ trước khi chấm dứt hoạt động giúp doanh nghiệp tránh phát sinh vướng mắc khi đăng ký đơn vị phụ thuộc mới.
Bước 2. Đăng ký thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh
Sau khi văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp có thể đăng ký thành lập đơn vị mới tùy theo mục đích sử dụng.
Nếu cần thực hiện hoạt động kinh doanh tương đối độc lập, thường xuyên giao dịch với khách hàng hoặc ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên lựa chọn chi nhánh.
Nếu chỉ muốn mở thêm cửa hàng, showroom, điểm bán hoặc nơi cung cấp dịch vụ để phục vụ hoạt động kinh doanh, địa điểm kinh doanh thường là lựa chọn đơn giản và tiết kiệm chi phí quản lý hơn.
Rủi ro nếu văn phòng đại diện kinh doanh trái phép
Việc văn phòng đại diện thực hiện hoạt động kinh doanh khi chưa được pháp luật cho phép có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý và ảnh hưởng đến quá trình hoạt động lâu dài.
Một số rủi ro thường gặp gồm:
- Bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra và xử lý theo quy định pháp luật.
- Buộc chấm dứt hoạt động kinh doanh không đúng chức năng của văn phòng đại diện.
- Gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn, kê khai thuế và ghi nhận doanh thu.
- Phát sinh tranh chấp trong trường hợp văn phòng đại diện ký kết hoặc thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi được pháp luật cho phép hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền.
- Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong quá trình làm việc với khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
Để hạn chế các rủi ro này, doanh nghiệp nên xác định đúng mục đích ngay từ khi lựa chọn mô hình đơn vị phụ thuộc. Nếu mục tiêu là mở rộng thị trường, nghiên cứu khách hàng hoặc quảng bá thương hiệu, văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp.
Kết luận
Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu trực tiếp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại một địa điểm, việc thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh sẽ là lựa chọn phù hợp và đúng quy định pháp luật.
Nếu bạn đang có kế hoạch mở văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh nhưng chưa biết lựa chọn mô hình nào, G Office sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hỗ trợ thành lập và vận hành doanh nghiệp, G Office cung cấp các dịch vụ như cho thuê văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, và dịch vụ hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, đáp ứng yêu cầu pháp lý và nhanh chóng đưa hoạt động vào vận hành.
Liên hệ G Office để được tư vấn mô hình phù hợp, đảm bảo đúng quy định pháp luật và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững ngay từ những bước đầu.
