Văn phòng đại diện là gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện là một trong những loại hình mà các nhà đầu tư nước ngoài sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam. Nó là một pháp nhân mà các nhà đầu tư sử dụng để hiện diện tại thị trường nước ta. Họ phân tích xu hướng thị trường tại Việt Nam thông qua văn phòng đại diện trước khi đưa ra quyết định thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn.

Thông qua nội dung bài viết này, bạn sẽ tìm thấy những thông tin quan trọng liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam như: Văn phòng đại diện là gì? Điều kiện để được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì? Cần chuẩn bị những loại giấy tờ gì để xin cấp phép?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện tiếng Anh là representative office (viết tắt: RO),  nó không phải là một pháp nhân riêng biệt theo pháp luật Việt Nam. Các hoạt động của RO được giới hạn trong việc thúc đẩy kinh doanh, xác định và tăng tốc các cơ hội thương mại, và giám sát việc thực hiện các hợp đồng đã ký giữa công ty mẹ và các đối tác địa phương. Tuy nhiên, một đặc điểm quan trọng của RO là có thể ký kết các hợp đồng và thỏa thuận thương mại với các công ty địa phương và các tổ chức chính phủ tại Việt Nam. 

Luật Thương mại 2005 là cơ sở pháp lý cho các văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Điều này được Chính phủ quy định tại Nghị định số 72/2006 / NĐ-CP về văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam do Chính phủ ban hành ngày 25/7/2006 đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 120/2011 / NĐ. -CP, ngày 16/12/2011, của Chính phủ (“Nghị định 72”). Yêu cầu Theo Điều 4 của Nghị định 72:

Một doanh nghiệp nước ngoài được thành lập và hoạt động hợp pháp ít nhất một năm theo pháp luật của nước đặt trụ sở chính có thể xin thành lập văn phòng đại diện thường trú tại Việt Nam. Doanh nghiệp nước ngoài được quyền thành lập văn phòng đại diện tại bất kỳ tỉnh thành nào tại Việt Nam. 

Số lượng văn phòng đại diện tại Việt Nam của doanh nghiệp nước ngoài là không hạn chế. Hồ sơ Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài phải xin giấy phép do Sở Công Thương cấp tỉnh cấp và hoàn thành các thủ tục sau cấp phép bao gồm thông báo hoạt động và xin con dấu. 

Làm thế nào để đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Quy trình thành lập đại diện tại Việt Nam tương đối đơn giản so với thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam, công ty chỉ đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện khi:

- Là một công ty thương mại quốc tế hoặc một thực thể kinh doanh nước ngoài

- Xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện

- Nhận con dấu có tên văn phòng đại diện

- Có cơ sở hợp pháp với thời gian hoạt động tối thiểu một năm

- Có hoạt động kinh doanh hiệu quả

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần những hồ sơ giấy tờ gì?

Hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài phải xin giấy phép do Sở Công Thương cấp tỉnh cấp và hoàn thành các thủ tục sau cấp phép bao gồm: thông báo hoạt động và xin con dấu. Bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải được nộp tại Sở Công Thương cấp tỉnh. Theo quy định, một bộ hồ sơ đầy đủ phải chứa các tài liệu sau (điều này có thể thay đổi hoặc khác nhau tùy thuộc vào tỉnh thành nơi doanh nghiệp nộp đơn):

- Mẫu đăng ký;

- Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;

- Bản sao có chứng thực và hợp pháp hóa Biên bản và Điều lệ của công ty mẹ (nếu có);

- Bản sao được hợp pháp hóa và bản dịch ra tiếng Việt của báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ cho năm tài chính gần nhất do công ty kiểm toán phát hành;

- Bản sao có công chứng Hợp đồng thuê văn phòng;

- Bản sao được chứng thực và hợp pháp hóa hộ chiếu của người đứng đầu đại diện (cần có bản dịch sang tiếng Việt)

Tất cả các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa và sau đó được dịch sang tiếng Việt bởi người dịch có thẩm quyền. Thời gian Giấy phép RO phải được cấp trong vòng mười lăm ngày hợp lý kể từ ngày nhận được hồ sơ đạt yêu cầu.

Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm. Trong năm năm này, công ty mẹ phải hoạt động. Bạn có thể gia hạn hiệu lực của giấy phép. Nếu giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ hết hạn thì giấy phép của văn phòng đại diện cũng sẽ hết hiệu lực.

Quy định về hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Những hoạt động bị hạn chế của văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?

Quy định của pháp luật Việt Nam nghiêm cấm văn phòng đại diện tham gia vào các hoạt động sau đây:

- Tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận như giao dịch bán hàng và hoạt động giao dịch trực tiếp;

- Nhận đơn đặt hàng;

- Phối hợp mua và bán cho công ty mẹ;

- Đàm phán và ký kết hợp đồng;

- Giải quyết khiếu nại và nộp hồ sơ dự thầu;

- Xuất hóa đơn;

- Đặt hàng, mua và thanh toán hàng hóa cho công ty mẹ;

- Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mẹ;

- Làm đại lý và thực hiện các hoạt động giữa khách hàng và công ty mẹ.

Chức năng của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Các văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam sẽ được phép thực hiện các hoạt động nhằm mục đích hỗ trợ công ty mẹ như:

- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường;

- Tìm kiếm cơ hội và đối tác đầu tư;

- Thực hiện các hoạt động quảng bá cho công ty mẹ;

- Đóng vai trò giám sát hoạt động ký kết hợp đồng với đối tác tại Việt Nam.

Bất kỳ hoạt động nào của văn phòng đại diện có liên quan đến mục đích quảng bá thương hiệu cho công ty mẹ đều được pháp luật Việt Nam chấp nhận là hợp pháp.

Văn phòng đại diện cần làm gì sau khi nhận được giấy phép hoạt động?

Sau khi nhận được giấy phép RO, các bước tiếp theo cần được thực hiện như một phần của quy trình đăng ký. Quy trình này bao gồm: thông báo công khai về việc thành lập RO ở Việt Nam, bắt đầu hoạt động và gửi thông báo hoạt động. Ở giai đoạn đó, RO cũng có thể mở tài khoản ngân hàng, xin con dấu doanh nghiệp và bắt đầu xin giấy phép lao động (đối với nhân viên nước ngoài). 

Toàn bộ quy trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố (ví dụ: nếu các tài liệu đáp ứng 'định dạng' bắt buộc) và thường sẽ mất từ ​​hai đến sáu tháng cho đến khi văn phòng hoạt động bình thường. Có một số nghĩa vụ nhất định mà RO cần phải đáp ứng:

- Nhân viên của RO phải chịu các nghĩa vụ thuế liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam. RO chịu trách nhiệm về việc kê khai hợp lý và các khoản thanh toán phù hợp.

- RO cần báo cáo mỗi năm một lần về hoạt động của mình

- Các thay đổi quan trọng (ví dụ: thay đổi nhân viên) cần được báo cáo.

Các hoạt động của RO không phải chịu thuế, ngoại trừ thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương của nhân viên nêu trên. Hạn chế Một RO không được phép tham gia trực tiếp vào các hoạt động thương mại. Do đó, nó có thể không nhận được các khoản thanh toán hoặc tài trợ không phải từ công ty mẹ của nó.

Chi nhánh và văn phòng đại diện khác nhau thế nào?

Khác với văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài được phép thực hiện các hoạt động thương mại như mua bán hàng hóa và các hoạt động khác theo quy định của Giấy phép, theo quy định của pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Quy trình đăng ký và nhiệm vụ báo cáo của một chi nhánh tương tự như quy trình của RO.

G Office - Nhà cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín TPHCM

Bạn là doanh nghiệp nước ngoài; bạn đang có nhu cầu thăm dò, nghiên cứu thị trường Việt Nam; bạn bị lúng túng trước các vấn đề thủ tục pháp lý để được cấp phép mở văn phòng đại diện. 

Hãy liên hệ ngay dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của G Office!

Đội ngũ chuyên viên pháp lý của chúng tôi sẽ tư vấn tận tình các thông tin chi tiết liên quan đến thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, đưa ra những giải pháp tốt nhất phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn và hỗ trợ thực hiện toàn bộ quá trình làm những thủ tục pháp lý tại các cơ quan chức năng.

Ngoài ra, G Office cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn chia sẻ, văn phòng ảo, chỗ ngồi làm việc hàng đầu tại TPHCM, với kinh nghiệm hơn 14 năm và nhận được sự tin tưởng ủng hộ của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi tự tin mang đến một giải pháp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trọn gói vô cùng tiện lợi cho các doanh nghiệp. Hotline: 028 222 00 919.

G Office cam kết Uy tín - Bảo mật - Chi phí hợp lý