Văn phòng phẩm là gì là câu hỏi mà bất kỳ ai mới thành lập công ty hoặc thuê văn phòng đều cần nắm rõ trước khi lên danh sách mua sắm ban đầu. Tại G Office, đội ngũ vận hành hàng trăm văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và phòng họp mỗi năm nên hiểu rất rõ doanh nghiệp cần trang bị gì khi bắt đầu hoạt động. Trong bài này, bạn sẽ tìm hiểu khái niệm chính xác, danh sách 11 nhóm văn phòng phẩm thiết yếu không nên thiếu trong vận hành doanh nghiệp của mình nhé !
Văn phòng phẩm là gì?
Văn phòng phẩm là nhóm vật dụng nhỏ, tiêu hao thường xuyên, phục vụ trực tiếp cho các tác vụ hành chính và văn bản tại nơi làm việc, ví dụ bút viết, giấy in, sổ tay, kẹp file, băng keo. Đặc điểm chung của nhóm này là giá trị đơn vị thấp, vòng đời sử dụng ngắn và cần bổ sung định kỳ, khác hẳn với thiết bị (máy in, máy tính) hay nội thất (bàn ghế, tủ hồ sơ) vốn là tài sản dùng lâu dài.
Danh sách văn phòng phẩm doanh nghiệp cần trang bị
Đây là nhóm vật dụng tối thiểu để một văn phòng dù là trụ sở riêng hay không gian làm việc chung đều có thể hỗ trợ vận hành trơn tru trong quá trình vận hành doanh nghiệp
Giấy các loại
Giấy in A4 định lượng 70–80 gsm là loại phổ biến nhất cho in ấn văn bản, hợp đồng và tài liệu nội bộ. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm giấy note (giấy nhớ) để đánh dấu nhanh, giấy in nhiệt nếu có máy fax hoặc máy POS, và giấy A3 cho các bản in sơ đồ, bảng biểu khổ lớn.
Sổ tay, tập viết
Sổ tay ghi chú phục vụ việc ghi lại ý tưởng, lịch họp và công việc hàng ngày mà không phụ thuộc thiết bị điện tử. Doanh nghiệp nên trang bị ít nhất một cuốn sổ bìa cứng cho mỗi nhân viên, ưu tiên loại có ruột giấy dày để không lem mực khi viết hai mặt.
Với bộ phận kinh doanh thường xuyên gặp khách hàng, nên chọn sổ có thiết kế gọn, đi kèm bút riêng để giữ hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc tại phòng họp hoặc gặp đối tác.
File / Folder hồ sơ
File và folder hồ sơ dùng để phân loại, lưu trữ giấy tờ theo từng đầu việc hoặc từng khách hàng, giúp tra cứu nhanh khi cần. Loại phổ biến nhất là bìa còng (2 hoặc 4 lỗ) cho hồ sơ dày, bìa nhựa trong cho tài liệu cần bảo quản, và túi hồ sơ nhựa cho giấy tờ di chuyển thường xuyên.
Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng, hóa đơn nên đầu tư thêm tủ hồ sơ hoặc kệ đựng để sắp xếp file theo hệ thống, tránh thất lạc giấy tờ quan trọng.
Bảng viết trong phòng họp
Bảng viết (bảng trắng hoặc bảng ghim) là công cụ không thể thiếu trong phòng họp để trình bày ý tưởng, vẽ sơ đồ hoặc theo dõi tiến độ dự án trực quan. Bảng từ trắng loại treo tường phù hợp phòng họp nhỏ, trong khi bảng di động có chân đế linh hoạt hơn cho không gian dùng chung nhiều mục đích.
Bút viết các loại
Bút bi là vật dụng cơ bản nhất, nên chuẩn bị theo lô để tránh gián đoạn khi hết mực đột ngột. Ngoài bút bi, văn phòng cần thêm bút lông bảng (cho phòng họp), bút highlight đánh dấu tài liệu, và bút ký sang trọng dành riêng cho các buổi ký kết hợp đồng với đối tác. Nên phân bút theo mục đích sử dụng thay vì dùng chung một loại cho mọi tình huống, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp khi tiếp khách.
Khay đựng tài liệu
Khay đựng tài liệu giúp phân loại giấy tờ đang xử lý, chờ duyệt và đã hoàn tất ngay trên mặt bàn làm việc, hạn chế tình trạng giấy tờ chất đống gây thất lạc. Khay nhựa nhiều tầng là lựa chọn phổ biến vì giá thành thấp và dễ vệ sinh, trong khi khay gỗ hoặc kim loại phù hợp không gian làm việc theo phong cách tối giản, sang trọng hơn. Mỗi nhân viên xử lý nhiều loại giấy tờ nên có ít nhất một khay riêng để tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các bộ phận.
Máy bấm kim, kim bấm
Máy bấm kim dùng để ghim cố định nhiều trang tài liệu thành một bộ hoàn chỉnh trước khi lưu trữ hoặc gửi đi. Nên chọn loại bấm được tối thiểu 20–25 trang cho nhu cầu văn phòng thông thường, và dự trữ kim bấm số 10 hoặc số 3 tùy theo độ dày tài liệu thường xử lý. Ngoài máy bấm kim, một số văn phòng còn trang bị thêm kìm bấm lỗ để làm hồ sơ dạng còng, tiện lưu trữ lâu dài.
Các dụng cụ vệ sinh văn phòng
Dụng cụ vệ sinh cơ bản gồm khăn lau bàn, dung dịch vệ sinh màn hình, xịt khử mùi và túi rác nhỏ đặt tại từng khu vực làm việc để duy trì không gian sạch sẽ hàng ngày. Với văn phòng có pantry hoặc khu vực tiếp khách, nên bổ sung thêm giấy vệ sinh, nước rửa tay và khăn giấy dùng một lần. Đây là nhóm chi phí nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng của khách hàng khi ghé thăm văn phòng.
Dụng cụ đóng dấu
Con dấu tròn (dấu pháp nhân), dấu chức danh và dấu ngày tháng là ba loại phổ biến nhất phục vụ việc xác nhận văn bản, hóa đơn và hợp đồng theo đúng quy định pháp lý. Doanh nghiệp cần bảo quản con dấu ở nơi an toàn, hạn chế người tiếp cận để tránh rủi ro giả mạo giấy tờ. Với mực dấu, nên chọn loại mực gốc dầu để chữ dấu rõ nét, không lem khi tiếp xúc độ ẩm cao.
Băng keo, hồ dán
Băng keo trong dùng để đóng gói tài liệu, hồ sơ gửi đi, trong khi hồ dán và keo hai mặt phục vụ việc dán nhãn, dán decal lên hộp lưu trữ hoặc bìa hồ sơ. Nên chuẩn bị thêm bút dán keo dạng lăn cho các thao tác cần độ chính xác cao như dán ảnh, dán tem lên hợp đồng. Đây là nhóm vật dụng nhỏ nhưng dễ hết bất ngờ, nên dự trữ dư một chút so với nhu cầu thực tế hàng tháng.
Kéo, dao rọc giấy
Kéo văn phòng dùng để cắt giấy, cắt băng keo trong các thao tác đóng gói và xử lý tài liệu hàng ngày. Dao rọc giấy phù hợp hơn khi cần cắt các loại bìa cứng, thùng carton hoặc mở kiện hàng văn phòng phẩm mới nhập về. Nên chọn dao rọc có nắp bảo vệ lưỡi để đảm bảo an toàn khi cất giữ chung với các vật dụng khác trên bàn làm việc.
Kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm
Kinh nghiệm chọn mua văn phòng phẩm hiệu quả nằm ở 4 yếu tố: giá cả hợp lý theo khối lượng, chất lượng sản phẩm phù hợp mục đích sử dụng, địa chỉ mua uy tín và thương hiệu có nguồn gốc rõ ràng.
Giá cả
Giá văn phòng phẩm nên được so sánh theo đơn giá/đơn vị thay vì chỉ nhìn tổng tiền một đơn hàng, vì các nhà cung cấp thường đóng gói theo lô với số lượng khác nhau. Với doanh nghiệp có nhu cầu ổn định hàng tháng, nên đàm phán mức chiết khấu theo hợp đồng dài hạn thay vì mua lẻ từng đợt.
Sản phẩm
Chất lượng sản phẩm cần được đánh giá dựa trên mục đích sử dụng cụ thể, không phải dựa trên mức giá cao hay thấp. Giấy in dùng cho hợp đồng, hồ sơ pháp lý nên chọn định lượng 80 gsm trở lên để đảm bảo độ bền lưu trữ lâu dài, trong khi giấy in nháp có thể dùng loại 70 gsm để tiết kiệm chi phí. Với bút và dụng cụ văn phòng dùng hàng ngày, nên test thử một lô nhỏ trước khi đặt số lượng lớn để tránh rủi ro cả lô hàng bị lỗi.
Địa chỉ mua hàng
Địa chỉ mua văn phòng phẩm uy tín cần có chính sách đổi trả rõ ràng, xuất hóa đơn VAT đầy đủ và giao hàng đúng cam kết về thời gian. Doanh nghiệp nên ưu tiên nhà cung cấp có kho hàng tại khu vực gần văn phòng để rút ngắn thời gian giao nhận khi cần bổ sung gấp.
Thương hiệu
Thương hiệu có nguồn gốc rõ ràng giúp đảm bảo chất lượng đồng đều giữa các lô hàng và dễ dàng bảo hành khi sản phẩm gặp lỗi kỹ thuật. Tại Việt Nam, các thương hiệu như Thiên Long, Campus, Deli được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhờ mạng lưới phân phối rộng và giá cả cạnh tranh.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải trung thành với một thương hiệu duy nhất, mà nên chọn thương hiệu mạnh nhất theo từng nhóm sản phẩm, ví dụ Thiên Long cho bút viết, Deli cho dụng cụ văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng phẩm gồm những gì?
Văn phòng phẩm gồm giấy, bút, sổ tay, file hồ sơ, băng keo, kéo, kim bấm và các dụng cụ nhỏ khác phục vụ công việc hành chính hàng ngày. Nhóm này không bao gồm máy móc thiết bị hay nội thất văn phòng.
Văn phòng phẩm tiếng Anh là gì?
Văn phòng phẩm trong tiếng Anh gọi là “stationery”. Đây là thuật ngữ phổ biến dùng trong các văn bản, hợp đồng cung ứng và giao dịch thương mại quốc tế liên quan đến ngành hàng này.
Có nên mua văn phòng phẩm số lượng lớn để tiết kiệm không?
Nên mua số lượng lớn với các mặt hàng tiêu hao nhanh và không có hạn sử dụng như giấy, kẹp file, băng keo để hưởng chiết khấu. Với mực in hoặc keo dán có hạn sử dụng, chỉ nên mua đủ dùng trong 2–3 tháng để tránh hỏng hóc trước khi dùng hết.
Doanh nghiệp nhỏ nên chi bao nhiêu cho văn phòng phẩm mỗi tháng?
Doanh nghiệp dưới 10 nhân sự thường chi khoảng 300.000–800.000 đồng/tháng cho văn phòng phẩm cơ bản, tùy mức độ sử dụng giấy in và tần suất họp. Con số này có thể tăng nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều hợp đồng, hồ sơ cần in ấn thường xuyên.
Văn phòng ảo có cần chuẩn bị văn phòng phẩm không?
Văn phòng ảo chủ yếu là sử dụng địa chỉ kinh doanh nên không cần chuẩn bị văn phòng phẩm cố định tại chỗ. Tuy nhiên tại G Office đã trang bị đầy đủ văn phòng phẩm để khách hàng có thể sử dụng khi cần khi đến sử dụng dịch vụ của G Office khi bạn sử dụng phòng họp và chỗ ngồi làm việc.
