Kinh nghiệm thuê văn phòng là yếu tố quan trọng quyết định thành công của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup, freelancer và các công ty vừa và nhỏ. Một lựa chọn phù hợp không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả mà còn nâng tầm hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Vì vậy, bài viết này sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, giúp bạn cân nhắc từ nhu cầu, chi phí, vị trí, diện tích, đến các tiện ích và hợp đồng thuê. Xem ngay!
Kinh nghiệm khi thuê văn phòng mà bạn nên biết
Xác định rõ nhu cầu doanh nghiệp
Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng nhất là doanh nghiệp cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Khi chưa xác định nhu cầu, rất dễ rơi vào tình trạng chọn nhầm loại hình, dẫn đến lãng phí chi phí hoặc không gian không đáp ứng được hoạt động lâu dài.
Các yếu tố cần cân nhắc:
Quy mô nhân sự hiện tại và tương lai: Công ty 10 người không thể áp dụng cách tính diện tích như công ty 50 người. Hãy dự tính cả tốc độ tăng trưởng nhân sự trong 1–2 năm tới để tránh việc văn phòng nhanh chóng bị chật.
Mục đích thuê văn phòng:
- Nếu chỉ cần địa chỉ đăng ký kinh doanh và nhận thư từ, văn phòng ảo là giải pháp tiết kiệm.
- Nếu cần nơi làm việc linh hoạt, tiện lợi, văn phòng chia sẻ (coworking space) là lựa chọn hợp lý, đặc biệt với startup hoặc doanh nghiệp nhỏ. Đây cũng là điểm quan trọng khi tìm hiểu kinh nghiệm chọn văn phòng chia sẻ.
- Nếu muốn ổn định, kiểm soát toàn bộ không gian và hình ảnh thương hiệu, văn phòng truyền thống là phương án lâu dài.
Chỗ ngồi linh hoạt hay cố định trong văn phòng chia sẻ:
- Chỗ ngồi linh hoạt (hot desk): phù hợp freelancer, nhân sự làm việc bán thời gian hoặc startup muốn tiết kiệm chi phí. Bạn có thể ngồi bất kỳ đâu trong không gian chung.
- Chỗ ngồi cố định (dedicated desk): phù hợp nhân sự cần không gian làm việc riêng, có chỗ để đồ cá nhân, và duy trì tính ổn định khi đi làm hằng ngày. Đây là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc team 3–5 người sử dụng.
Khi chọn văn phòng chia sẻ, bạn nên cân nhắc kỹ giữa chi phí và mức độ ổn định mà doanh nghiệp cần. Với startup mới, hot desk là lựa chọn tiết kiệm; còn nếu muốn giữ sự chuyên nghiệp và gắn bó lâu dài, dedicated desk sẽ hợp lý hơn.
Cân nhắc giá cả thuê văn phòng
Một kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng giá cả để tránh chi phí phát sinh vượt quá tiềm lực của doanh nghiệp. Đừng chỉ dừng lại ở mức giá niêm yết, bạn cần phân tích toàn bộ các yếu tố liên quan để biết liệu mức giá đó có thực sự “đáng tiền” hay không.
Những điểm cần lưu ý:
So sánh giá nhiều văn phòng khác nhau: Việc khảo sát thị trường sẽ giúp bạn nắm được mặt bằng giá thuê tại từng khu vực, tránh tình trạng bị “hớ giá” khi ký hợp đồng.
Đánh giá điều kiện văn phòng: Giá thuê cao chưa chắc đã bất hợp lý nếu tòa nhà mới, có sẵn nội thất, vị trí trung tâm và nhiều tiện ích kèm theo. Ngược lại, văn phòng cũ, ít dịch vụ hỗ trợ thì chi phí nên thấp hơn.
Các khoản chi phí đi kèm:
- Phí dịch vụ tòa nhà (bảo vệ, vệ sinh, quản lý).
- Phí gửi xe cho nhân viên và khách.
- Điện, nước, internet.
- Chi phí nội thất và setup nếu thuê văn phòng truyền thống.
Lựa chọn vị trí văn phòng
Khi thuê văn phòng, vị trí là yếu tố tôi thường cân nhắc đầu tiên. Văn phòng ở khu vực trung tâm sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện gặp gỡ khách hàng, tạo ấn tượng chuyên nghiệp và dễ dàng giao dịch.
Tại TP.HCM, theo kinh nghiệm cá nhân, nếu có điều kiện thì nên ưu tiên thuê ở những quận trung tâm như Quận 1, Quận 3. Đây là nơi tập trung nhiều doanh nghiệp, dịch vụ hỗ trợ và hạ tầng văn phòng tốt. Trường hợp bạn muốn chi phí hợp lý hơn nhưng vẫn thuận tiện đi lại, khu vực Tân Bình cũng là lựa chọn đáng xem xét, đặc biệt nếu công ty thường xuyên có khách hàng bay đến từ xa.
Nói ngắn gọn, trung tâm sẽ luôn mang lại lợi thế về thương hiệu và kết nối, nhưng nếu cần tối ưu chi phí, hãy cân nhắc giữa trung tâm và các quận lân cận để tìm điểm cân bằng.
Nếu bạn đang lo ngại chi phí, thì mô hình văn phòng chia sẻ sẽ là giải pháp phù hợp. Giúp giảm gánh nặng chi phí, vẫn có vị trí trung tâm, đồng thời nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà không tốn quá nhiều ngân sách.
Hiện G Office đang cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tại các khu vực:
Lựa chọn diện tích văn phòng chia sẻ phù hợp mô hình doanh nghiệp
Khi thuê văn phòng, việc chọn diện tích vừa đủ là rất quan trọng. Văn phòng quá nhỏ sẽ khiến nhân viên cảm thấy chật chội, còn quá lớn thì lãng phí chi phí.
Theo kinh nghiệm chúng tôi, thì bạn nên cân nhắc số lượng nhân sự hiện tại và cả khả năng mở rộng trong tương lai. Với các doanh nghiệp áp dụng mô hình linh hoạt hoặc văn phòng chia sẻ, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh diện tích theo nhu cầu mà không tốn quá nhiều chi phí.
Một lưu ý nhỏ là hãy tưởng tượng nhân viên sẽ sử dụng văn phòng hàng ngày như thế nào: chỗ làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách… Điều này giúp bạn ước lượng diện tích phù hợp mà vẫn đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả làm việc.
Các tiện ích kèm theo
Một điều mà nhiều người bỏ qua khi thuê văn phòng là các tiện ích xung quanh và bên trong tòa nhà. Theo kinh nghiệm, những tiện ích này có thể ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm làm việc của nhân viên và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Bạn nên chú ý đến các yếu tố cơ bản như thang máy, bảo vệ, lễ tân, hệ thống an ninh và phòng cháy chữa cháy. Ngoài ra, những tiện ích mở rộng như phòng họp, khu vực pantry, không gian chung để nhân viên thư giãn hay tiếp khách cũng giúp môi trường làm việc trở nên thuận tiện hơn.
Nếu chọn văn phòng chia sẻ, bạn còn có thể tận hưởng các tiện ích sẵn có mà không phải đầu tư thêm, đồng thời vẫn giữ được vị trí trung tâm, giúp nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp mà vẫn giảm gánh nặng chi phí.
Tìm hiểu về chủ đầu tư, cho thuê văn phòng
Một kinh nghiệm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua là tìm hiểu kỹ chủ đầu tư hoặc đơn vị cho thuê trước khi ký hợp đồng. Điều này giúp giảm rủi ro và đảm bảo quá trình thuê văn phòng diễn ra thuận lợi.
Bạn nên chú ý những điều cơ bản như: đơn vị cho thuê có uy tín không, tòa nhà có đầy đủ giấy phép hoạt động, và có kinh nghiệm quản lý văn phòng chuyên nghiệp hay không. Ngoài ra, nếu có thể, hãy tìm hiểu phản hồi từ những doanh nghiệp đã thuê trước đó để biết mức độ hỗ trợ và chất lượng dịch vụ thực tế.
Với hơn 19 năm kinh nghiệm, G Office đã đạt được sự tin tưởng và hài lòng của các khách hàng doanh nghiệp. Với mong muốn và mục tiêu mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, với dịch vụ 16 loại tiện ích, không gian hiện đại, mang đến trải nghiệm làm việc tuyệt vời nhất.
Các lưu ý cần biết về hợp đồng cho thuê
Khi thuê văn phòng hay văn phòng chia sẻ, việc đọc kỹ hợp đồng là bước quan trọng không thể bỏ qua. Theo kinh nghiệm, nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thuê xuất phát từ việc bỏ qua các điều khoản quan trọng trong hợp đồng.
Bạn nên chú ý các điểm cơ bản như: thời hạn thuê, điều kiện gia hạn, số tiền đặt cọc, phương thức thanh toán, và các khoản chi phí đi kèm. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của hai bên, đặc biệt là những điều kiện chấm dứt hợp đồng trước hạn.
Xem văn phòng thực tế
Một kinh nghiệm quan trọng khác khi thuê văn phòng hay văn phòng chia sẻ là hãy đi xem trực tiếp văn phòng trước khi quyết định thuê. Hình ảnh trên website hay quảng cáo không bao giờ thể hiện chính xác tất cả chi tiết thực tế.
Khi đến xem, bạn nên chú ý ánh sáng, độ ồn, bố trí không gian, thang máy, khu vực tiếp khách và tiện ích xung quanh. Hãy thử tưởng tượng nhân viên sẽ làm việc hàng ngày ở đây như thế nào. Việc trải nghiệm thực tế giúp bạn đánh giá chính xác hơn về không gian, tránh những bất ngờ không mong muốn sau khi thuê.
Nếu chọn văn phòng chia sẻ, việc đi xem trực tiếp cũng giúp bạn lựa chọn chỗ ngồi cố định hay linh hoạt, đồng thời kiểm tra các tiện ích đi kèm như phòng họp, pantry, không gian chung… để đảm bảo phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Một số các lưu ý cần biết khác về kinh nghiệm thuê văn phòng
Ngoài các yếu tố cơ bản, còn một số chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Theo kinh nghiệm, bạn nên để ý đến kết nối internet, hệ thống điện ổn định, và các giấy tờ pháp lý liên quan đến tòa nhà như PCCC, giấy phép hoạt động.
Nếu doanh nghiệp có kế hoạch phát triển nhanh, hãy tính đến khả năng mở rộng trong tương lai để tránh phải chuyển văn phòng liên tục. Ngoài ra, việc so sánh nhiều lựa chọn trước khi quyết định giúp bạn tìm được nơi vừa ý, phù hợp ngân sách và nhu cầu thực tế.
Những lưu ý này nghe có vẻ nhỏ, nhưng thực tế lại giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và chi phí phát sinh sau này.
Kết luận
Như vậy, việc thuê văn phòng không chỉ đơn giản là tìm một chỗ làm việc, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Qua những chia sẻ trên, hy vọng bạn đã nắm được những kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng, từ việc xác định nhu cầu, cân nhắc chi phí, chọn vị trí và diện tích, đến kiểm tra tiện ích, hợp đồng và chủ đầu tư.
Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng, so sánh các lựa chọn và tham khảo thực tế trước khi quyết định. Nếu lựa chọn đúng, văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác.
Với mô hình linh hoạt như văn phòng chia sẻ hay văn phòng trọn gói, bạn có thể tiết kiệm chi phí mà vẫn sở hữu không gian làm việc chất lượng tại vị trí trung tâm, nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Các chi nhánh của G Office:
- Tầng 19 – P.1901 – Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Phường Sài Gòn
- Tầng 15 – P.1505 – Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn, Phường Sài Gòn
- Tầng 02 – Hado Airport Building – 02 Hồng Hà, Phường Tân Sơn Hòa
- Tầng 06 – Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định
- Tầng 08 – Cao Thắng Mall – 19 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ
- Tầng 10 – Citilight Tower – 45 Võ Thị Sáu, Phường Tân Định
