Nhiều năm trở lại đây, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo cho thuê ngày càng phổ biến trong giới doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy dịch vụ này cung cấp những lợi ích gì cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Văn phòng ảo cho thuê có phải là một văn phòng hợp pháp và được pháp luật thừa nhận hay không? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những điều đó thông qua bài viết sau đây.
Dịch vụ văn phòng ảo cho thuê là gì?
Văn phòng ảo cho thuê (hay còn gọi là “virtual office”) thực chất là một cách đặt tên cho dịch vụ cho thuê địa chỉ.
Các doanh nghiệp khi thuê dịch vụ văn phòng cố định sẽ sử dụng diện tích thật của văn phòng thuê để nhân viên làm việc. Họ phải tốn một khoản ngân sách lớn để chi trả cho diện tích thuê này mỗi tháng, ngoài ra còn tốn thêm các khoản phí phát sinh khác như lắp đặt bàn ghế, máy móc thiết bị theo nhu cầu.
Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ không sử dụng diện tích thật của văn phòng mà chỉ “sử dụng địa chỉ thuê” này để tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và giao dịch với khách hàng.
Công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cho thuê sẽ trở thành nơi đặt văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Các bộ phận chuyên trách sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi vấn đề như tiếp đón khách hàng, nhận và chuyển tiếp bưu kiện,…
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo này trên giấy phép kinh doanh và có thể dễ dàng thay đổi sang một địa chỉ khác nếu địa chỉ đó phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.
Do chỉ thuê địa chỉ nên tất nhiên doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc chọn lựa địa điểm làm việc.
Ví dụ, có những doanh nghiệp vì ngân sách hoạt động ít nên thường tận dụng nhà riêng của một thành viên trong công ty làm nơi làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên nhà riêng này lại nằm trong một con hẻm nhỏ, không thuận tiện lắm nếu muốn hẹn gặp mặt với khách hàng và cũng không có người chuyên trách nếu có thư từ giao đến. Lúc này, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo trở thành một lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp vì vừa tiết kiệm chi phí, vừa hỗ trợ hình ảnh và các hoạt động khác diễn ra dễ dàng hơn.
Dịch vụ văn phòng ảo cho thuê có hợp pháp hay không?
Như đã nói thì văn phòng ảo cho thuê chỉ là một tên gọi được đặt cho dịch vụ chứ không xuất hiện trong các văn bản về pháp luật.
Theo điều 43 mà Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 đã quy định thì:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Vậy theo như quy định của pháp luật thì không có đề cập đến việc cấm hay có hình thức xử lý nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hay thuê địa chỉ để đặt trụ sở tiếp nhận thư từ.
Tuy nhiên, việc pháp luật không cấm cũng không đồng nghĩa với việc pháp luật cho phép bởi ngoài luật doanh nghiệp thì doanh nghiệp còn bị chi phối bởi rất nhiều quy định khác như luật thuế, luật thương mại,…Vậy nên trước khi quyết định sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được tư vấn và hỗ trợ các vấn đề về pháp lý.
Những tiện ích được cung cấp chi tiết trong dịch vụ văn phòng ảo cho thuê
Tùy theo các đơn vị cung cấp dịch vụ khác nhau mà các tiện ích đi kèm sẽ có sự thay đổi nhất định. Nhưng những tiện ích cơ bản thường đi kèm gói dịch vụ văn phòng ảo gồm có:
- Địa chỉ kinh doanh;
- Bảng tên công ty;
- Lễ tân tiếp nhận thư và bưu phẩm;
- Sảnh tiếp khách;
- Phòng họp miễn phí;
- Quầy pantry với nước, trà và cà phê miễn phí.
Tại thành phố Hồ Chí Minh, các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường cung cấp thêm một số các tiện ích như số điện thoại riêng và chuyển tiếp cuộc gọi, bộ phận tư vấn pháp lý sẽ cung cấp và hỗ trợ đăng ký giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chỗ ngồi làm việc tại văn phòng với một thời gian nhất định, in danh thiếp miễn phí,….
Giá thuê dịch vụ văn phòng ảo cho thuê tại G Office
Giá dịch vụ văn phòng ảo cho thuê rẻ chỉ bằng một phần rất nhỏ so với thuê văn phòng truyền thống và thường dựa vào các yếu tố như: uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ, vị trí tòa nhà nơi doanh nghiệp muốn thuê địa chỉ, các dịch vụ hỗ trợ đi kèm (phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp), thời gian ký hợp đồng và thời gian thanh toán,…
Thông thường, giá thuê văn phòng ảo sẽ dao động trong khoảng từ 900,000 vnd/tháng – 1,500,000VNĐ/tháng nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ tại các quận trung tâm như quận 1, quận 3, quận Tân Bình,…
Khách hàng và doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có thể liên hệ ngay với G Office để được cung cấp thêm thông tin và tư vấn qua Hotline: 028 222 00 919
