Trong bối cảnh xu hướng làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, mô hình Coworking Space đã trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều doanh nghiệp và startup. Không chỉ cung cấp không gian làm việc hiện đại, mô hình này còn được vận hành theo một hệ sinh thái dịch vụ tối ưu chi phí, gia tăng kết nối và thúc đẩy hiệu suất. Vậy cách vận hành của mô hình Coworking Space diễn ra như thế nào để vừa đảm bảo trải nghiệm người dùng vừa tối đa hóa hiệu quả khai thác? Hãy cùng chuyên gia G Office phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.
Mô hình Coworking Space là gì?
Dịch vụ Coworking Space là mô hình văn phòng làm việc chung, nơi nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp cùng sử dụng một không gian được trang bị đầy đủ hạ tầng và tiện ích văn phòng. Tại đây doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ linh hoạt theo nhu cầu, từ chỗ ngồi đến phòng làm việc riêng.
Mô hình này giúp tối ưu chi phí, tăng khả năng kết nối và tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, phù hợp với startup, freelancer và doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.
Cách thức vận hành của mô hình Coworking Space
Vận hành hạ tầng và tiện ích
Vận hành hạ tầng bao gồm việc thiết kế mặt bằng khoa học, phân khu rõ ràng giữa khu làm việc chung, phòng riêng, phòng họp và khu tiện ích để tối ưu công suất sử dụng. Đơn vị quản lý cần:
- Kiểm soát hệ thống internet, điện, điều hòa, ánh sáng luôn hoạt động ổn định
- Bảo trì định kỳ trang thiết bị như bàn ghế, máy in, khóa từ, hệ thống an ninh
- Đảm bảo vệ sinh không gian làm việc mỗi ngày
- Theo dõi mật độ sử dụng để điều chỉnh bố trí khi cần
Mục tiêu là tạo môi trường làm việc liên tục, hạn chế gián đoạn cho doanh nghiệp.
Quản lý dịch vụ
Vận hành dịch vụ trong coworking space mang tính “all-in-one”, nghĩa là khách thuê có thể làm việc ngay mà không cần chuẩn bị thêm. Các hoạt động chính gồm:
- Lễ tân tiếp nhận khách, xử lý thư từ và bưu phẩm
- Hệ thống đặt phòng họp, quản lý lịch sử dụng
- Hỗ trợ IT cơ bản khi phát sinh sự cố
- Chăm sóc khách hàng và xử lý yêu cầu nhanh chóng
- Chuẩn hóa quy trình onboarding khi có khách mới
Một hệ thống dịch vụ chuyên nghiệp giúp nâng cao trải nghiệm và tăng khả năng gia hạn hợp đồng.
Mô hình doanh thu linh hoạt
Để vận hành hiệu quả, coworking space phải liên tục cân đối giữa giá thuê, tỷ lệ lấp đầy và chi phí vận hành. Thông thường, doanh thu được xây dựng từ:
- Gói chỗ ngồi linh hoạt theo ngày hoặc tháng
- Chỗ ngồi cố định cho khách thuê dài hạn
- Phòng làm việc riêng cho doanh nghiệp
- Phí sử dụng phòng họp, sự kiện
- Dịch vụ cộng thêm như tủ locker, in ấn hoặc tổng đài
Chiến lược giá linh hoạt giúp tối đa hóa diện tích khai thác và tạo dòng tiền ổn định.
Không gian phát triển cộng đồng
Vận hành cộng đồng là yếu tố tạo khác biệt cho coworking space. Đơn vị quản lý thường bố trí community manager để kết nối các thành viên. Công việc bao gồm:
- Tổ chức workshop, networking hoặc talkshow
- Khuyến khích hợp tác giữa các doanh nghiệp trong cùng không gian
- Xây dựng văn hóa làm việc tích cực
- Thu thập phản hồi để cải thiện dịch vụ
Một cộng đồng mạnh giúp tăng mức độ gắn bó và giảm tỷ lệ khách rời đi.
Hỗ trợ doanh nghiệp
Ngoài không gian làm việc, nhiều coworking space còn vận hành các dịch vụ hỗ trợ nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động nhanh chóng. Phổ biến nhất là:
- Cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh
- Dịch vụ lễ tân và tiếp nhận cuộc gọi
- Tư vấn thủ tục pháp lý cơ bản
- Hỗ trợ mở rộng hoặc thu hẹp diện tích khi doanh nghiệp thay đổi quy mô
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian thiết lập văn phòng và tập trung vào tăng trưởng.
Các mô hình Coworking Space phổ biến hiện nay
Chỗ ngồi linh hoạt
Chỗ ngồi linh hoạt là mô hình cho phép người dùng chọn bất kỳ vị trí trống nào trong khu vực làm việc chung. Hình thức này thường tính phí theo ngày hoặc tháng, phù hợp với freelancer, nhân sự làm việc hybrid hoặc startup nhỏ cần tối ưu chi phí.
Chỗ ngồi cố định
Người thuê được cấp một vị trí làm việc cố định, có thể để lại thiết bị cá nhân. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có đội nhóm ổn định, cần sự nhất quán nhưng vẫn muốn tiết kiệm hơn so với văn phòng riêng.
Phòng làm việc riêng
Phòng làm việc riêng là không gian tách biệt dành cho từng doanh nghiệp, đảm bảo riêng tư nhưng vẫn sử dụng chung tiện ích của coworking space. Phù hợp với công ty từ 5–20 nhân sự, cần môi trường chuyên nghiệp và khả năng mở rộng linh hoạt.
Coworking Space giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thế nào?
Coworking space trở thành xu hướng vận hành trên thị trường hiện nay, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí ban đầu nhờ không cần đầu tư mặt bằng, nội thất hay hạ tầng IT. Mọi tiện ích đều được cung cấp theo gói, giúp doanh nghiệp có thể vận hành ngay.
Ngoài ra, mô hình này còn:
- Loại bỏ chi phí cố định dài hạn như hợp đồng thuê nhiều năm hoặc phí quản lý văn phòng
- Giảm chi phí vận hành gồm lễ tân, điện nước, internet, vệ sinh và bảo trì
- Thanh toán linh hoạt theo quy mô, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp khi cần
- Hạn chế rủi ro tài chính khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng
>>> Xem ngay: Thị trường coworking space mới nhất
Mô hình Coworking Space phù hợp với những đối tượng nào?
Coworking space phù hợp với nhiều nhóm doanh nghiệp nhờ tính linh hoạt và khả năng tối ưu chi phí:
- Startup và doanh nghiệp nhỏ: Cần không gian chuyên nghiệp với ngân sách thấp và dễ mở rộng khi tăng trưởng.
- Freelancer, chuyên gia độc lập: Muốn tách biệt môi trường làm việc khỏi quán cà phê hoặc nhà riêng để nâng cao hiệu suất.
- Doanh nghiệp vừa và lớn: Sử dụng làm văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc nơi đặt team dự án.
- Công ty áp dụng mô hình hybrid: Cần không gian linh hoạt cho nhân sự làm việc luân phiên.
- Nhóm dự án ngắn hạn: Muốn triển khai nhanh mà không phải ký hợp đồng thuê dài hạn.
Nhìn chung, coworking space đặc biệt phù hợp với các tổ chức đề cao sự linh hoạt, tối ưu ngân sách và tốc độ vận hành.
Coworking Space khác gì văn phòng truyền thống?
Coworking space và văn phòng truyền thống khác nhau chủ yếu ở mức độ linh hoạt, chi phí và cách vận hành. Cụ thể được phân tích ở bảng so sánh sau:
| Tiêu chí | Coworking Space | Văn phòng truyền thống |
|---|---|---|
| Tính linh hoạt | Thuê ngắn hạn theo tháng hoặc quý, dễ mở rộng hoặc thu hẹp | Thường ký hợp đồng dài hạn từ 1–3 năm |
| Chi phí ban đầu | Gần như bằng 0 vì đã có sẵn nội thất và hạ tầng | Cao do phải đầu tư thiết kế, thi công, mua sắm thiết bị |
| Chi phí vận hành | Trọn gói: điện, nước, internet, lễ tân, vệ sinh | Doanh nghiệp tự chi trả và quản lý |
| Thời gian sử dụng | Có thể làm việc ngay sau khi ký hợp đồng | Mất thời gian setup trước khi vận hành |
| Tiện ích & dịch vụ | Phòng họp, khu tiếp khách, pantry, hỗ trợ hành chính | Phải tự xây dựng hoặc thuê ngoài |
| Môi trường làm việc | Năng động, dễ kết nối, tạo cơ hội hợp tác | Riêng tư, ít tương tác giữa các doanh nghiệp |
| Khả năng kiểm soát không gian | Hạn chế tùy chỉnh theo thương hiệu | Toàn quyền thiết kế và bố trí |
>>>Xem ngay: Nên chọn thuê Coworking Space hay văn phòng truyền thống?
Kết luận
Cách vận hành của mô hình Coworking Space xoay quanh việc tối ưu hạ tầng, chuẩn hóa dịch vụ và xây dựng môi trường làm việc linh hoạt cho doanh nghiệp. Nhờ khả năng giảm chi phí đầu tư, rút ngắn thời gian triển khai và dễ dàng mở rộng quy mô, coworking space đang trở thành xu hướng văn phòng hiện đại.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp làm việc chuyên nghiệp nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát ngân sách, coworking space là lựa chọn đáng cân nhắc để nâng cao hiệu suất và tạo nền tảng tăng trưởng bền vững.
>>> Tìm hiểu nhiều hơn về dịch vụ văn phòng trọn gói của chúng tôi
