Top những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cực hay bạn nên biết

Bạn đang có dự định thuê văn phòng ảo nhưng còn khá mơ hồ về loại hình văn phòng mới mẻ này, hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cực hiệu quả mà G Office gợi ý  ngay sau đây!

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cực hay bạn cần nắm

Những điều cần cân nhắc trước khi thuê văn phòng ảo

Nếu bạn đang nghiên cứu chọn thuê văn phòng ảo, điều quan trọng là phải nghiên cứu các tùy chọn có sẵn. Dưới đây là những điều cần cân nhắc trước khi thuê văn phòng ảo:

Địa điểm

Vì văn phòng ảo bao gồm một địa chỉ thực để đăng ký thành lập công ty, nhận thư và bưu phẩm, nên hãy cân nhắc nơi bạn muốn công ty của mình đặt trụ sở. Bạn có thể quyết định chọn một văn phòng gần nhà hoặc nơi nào đó ở trung tâm thành phố có môi trường thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của bạn.

Thiết bị và tiện nghi văn phòng

Bạn có thể cần một không gian văn phòng có internet tốc độ cao, một vài ổ cắm điện để cắm máy tính và các thiết bị bổ sung hoặc không gian quầy pantry để chứa đồ ăn nhẹ hoặc chai nước cho các cuộc họp. Xem xét tần suất bạn có thể đến thăm địa điểm thực tế và những tiện nghi nào cần thiết cho công việc hàng ngày của bạn.

Nhu cầu nội thất

Trong khi một số doanh nghiệp có thể muốn sử dụng đồ nội thất mà văn phòng ảo bao gồm, những doanh nghiệp khác có thể muốn thêm phong cách cá nhân của riêng họ vào không gian. Ví dụ: một công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết kế hoặc sáng tạo có thể muốn kết hợp nhiều sáng tạo hơn vào trang trí để phản ánh giá trị thương hiệu của họ tại không gian họ đó tiếp khách hàng hay đối tác. Tham quan các không gian văn phòng ảo để tìm hiểu thêm về đồ nội thất và những gì bạn có thể mang theo.

Các dịch vụ được cung cấp

Một số văn phòng ảo có thể bao gồm dịch vụ lễ tân với đường dây điện thoại chuyên dụng hoặc hộp thư bưu với địa chỉ thực. Xem xét tần suất bạn có thể nhận được thư hoặc liệu bạn có cần dịch vụ vận chuyển hay lễ tân hay không. Mặc dù việc thuê văn phòng ảo có thể có một số đặc quyền, nhưng mỗi đặc quyền lại có những dịch vụ khác nhau.

Giá

Giá thuê văn phòng ảo sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với giá văn phòng truyền thống, nhưng mức giá của loại hình văn phòng này cũng sẽ phụ thuộc vào vị trí văn phòng. Vì vậy, hãy tham khảo giá ở tại các lựa chọn tiềm năng, nắm thật rõ đặc điểm của từng gói dịch vụ, thời hạn hợp đồng tối thiểu hoặc nếu bạn ký hợp đồng và thanh toán ngay một lần từ 6 tháng trở lên thì liệu có được chính sách ưu đãi gì không.

Những thách thức của văn phòng ảo

Văn phòng ảo có thể có một số thách thức mà nhân viên có thể giải quyết bằng các giải pháp đơn giản. Dưới đây là một số thách thức phổ biến đối với văn phòng ảo:

Thiếu các cuộc gặp mặt trực tiếp

Văn phòng ảo là một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ, thiếu không gian và kinh phí hạn hẹp. Đó là một cách hợp lý để các công ty cắt giảm chi tiêu của họ. Tuy nhiên, một thách thức của văn phòng ảo là thiếu các tương tác trực tiếp có thể dẫn đến hiểu lầm và giảm năng suất. Để giải quyết vấn đề này, người sử dụng lao động có thể dành không gian phòng họp và mời nhân viên họp hàng tuần để xác minh các dự án và cung cấp một nơi để giao tiếp cởi mở.

Tính khả dụng

Một số văn phòng ảo có thể có tính khả dụng hạn chế vì nhiều doanh nghiệp chia sẻ không gian văn phòng. Nếu không gian văn phòng ảo mà bạn sử dụng có nhiều khách hàng đã đặt dịch vụ của họ, bạn có thể gặp khó khăn hơn trong việc đặt lịch sử dụng một phòng hội thảo có sẵn. Cân nhắc nghiên cứu các không gian văn phòng ảo đủ lớn để chứa nhiều doanh nghiệp hoặc đảm bảo bạn đặt trước bất kỳ cuộc họp và phòng hội nghị nào.

Tiềm năng cho năng suất thấp hơn

Mặc dù văn phòng ảo có thể cải thiện năng suất, nhưng việc thiếu cấu trúc có thể dẫn đến tình trạng trì trệ. Nhiều nhân viên phát triển mạnh nhờ kỷ luật mà một văn phòng thực tế cung cấp. Để tránh giảm năng suất, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của giao tiếp trong công ty của bạn để đảm bảo mọi người đều làm việc. Ngoài ra, hãy đặt ra các mục tiêu để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.

Tóm lại:

Bất kỳ loại hình văn phòng nào cũng có những ưu và nhược điểm, điều quan trọng là bạn phải biết được nhu cầu của công ty bạn là gì? Môi trường như thế nào là thuận lợi cho sự phát triển của công ty? Như thế bạn sẽ biết cách xem xét đâu là sự lựa chọn phù hợp nhất dành cho công ty. Mong rằng những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà G Office đã gợi ý sẽ giúp ích cho bạn khi lần đầu tiếp cận loại hình văn phòng này. Chúc bạn thành công!