Dịch vụ văn phòng ảo là gì? Doanh nghiệp nào thích hợp sử dụng dịch vụ này? Công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo mà doanh nghiệp nên lựa chọn? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây.
1. Văn phòng ảo là gì?
Vài năm trước đây, nếu nhắc đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thì chắc nhiều người vẫn không biết đó là dịch vụ như thế nào và nó có hợp pháp để doanh nghiệp sử dụng hay không?
Tuy nhiên, theo thời gian, khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ này để sử dụng thì khái niệm dịch vụ văn phòng ảo dần trở nên phổ biến và nhận được nhiều tin tưởng hơn.
Vậy thực chất thì văn phòng ảo là gì? Dịch vụ này có thể cung cấp được những giá trị gì cho doanh nghiệp?
Dịch vụ văn phòng ảo đơn giản là dịch vụ cho “thuê” một địa chỉ văn phòng. Với địa chỉ cho “thuê” này, các doanh nghiệp, kể các các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều có thể sở hữu một địa chỉ đẹp nhằm thuận tiện cho các hoạt động giao dịch và kinh doanh.
Một địa chỉ đẹp thực chất mang lại rất nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tận dụng địa chỉ này nhằm tạo được hình ảnh đẹp và uy tín với khách hàng trong khi vẫn có thể linh động và sắp xếp nơi làm việc cố định của công ty ở một địa chỉ khác. Ví dụ như, rất nhiều các doanh nghiệp vì hạn chế về ngân sách nên tận dụng nhà riêng làm văn phòng, tuy nhiên địa chỉ nhà riêng này lại khó khăn trong việc tiếp cận, trao đổi với khách hàng và hoàn toàn thiếu chuyên nghiệp khi bắt đầu kinh doanh nên doanh nghiệp cần sử dụng địa chỉ văn phòng ảo như một giải pháp nhằm khắc phục điểm hạn chế này. Việc thuê địa chỉ vừa hỗ trợ doanh nghiệp làm đẹp hình ảnh, thể hiện sự tôn trọng với khách hàng, vừa thuận tiện hơn trong việc gặp gỡ, thảo luận cùng đối tác làm ăn.
Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ thì doanh nghiệp còn có thể tận dụng nhiều giải pháp hiệu quả đi kèm về mặt con người và tiện ích văn phòng nhằm tối ưu hóa nhiều vấn đề khi vận hành.
2. Những công ty nào nên thuê văn phòng ảo?
Việc thuê dịch vụ văn phòng ảo thường sẽ phù hợp cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm tối đa chi phí vì giá thuê văn phòng ảo thường chỉ dao động ở mức 27,000vnd/ngày với những gói thuê cơ bản và được xem là mức giá khá rẻ nếu doanh nghiệp muốn có được bảng tên cùng địa chỉ công ty đặt tại một trong những tòa nhà cao cấp thuộc khu vực trung tâm thành phố.
Những doanh nghiệp nước ngoài cũng có thể cân nhắc về dịch vụ này khi bắt đầu đặt chân vào thị trường Việt Nam khảo sát và tìm kiếm cơ hội kinh doanh.
3. Những tiện ích khi thuê văn phòng ảo?
Bên cạnh những lợi ích chính về mặt địa chỉ và hình ảnh thương hiệu thì đa số các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo thường cung cấp kèm thêm các tiện ích văn phòng đầy giá trị mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.
Một trong những tiện ích đáng chú ý nhất của dịch vụ này chính là việc cung cấp bộ phận lễ tân – những người đại diện cho chính doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ thực hiện việc đón tiếp khách hàng, tiếp nhận thư, bưu phẩm, chuyển tiếp cuộc gọi và xử lý các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng dịch vụ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm được chi phí về việc thuê mướn thêm nhân sự và yên tâm với những nhân viên đã được đào tạo bài bản của bộ phận này.
Bên cạnh đó, những dịch vụ như sử dụng chỗ ngồi làm việc, sử dụng phòng họp tại nhiều chi nhánh, sử dụng sảnh tiếp khách hay các dịch vụ văn phòng như in ấn, quầy pantry với nước uống luôn sẵn sàng chính là những tiện ích mà doanh nghiệp có thể sử dụng được một cách hiệu quả.
Hãy thử tưởng tượng, khi doanh nghiệp của bạn có một cuộc họp với đối tác để thảo luận những vấn đề quan trọng, bạn tất nhiên sẽ cần một không gian đủ chuyên nghiệp và sang trọng để tiếp đón những vị khách đặc biệt. Lúc đó thì việc tận dụng những tiện ích đi kèm như sử dụng phòng họp và quầy pantry miễn phí tại bất kỳ chi nhánh nào của công ty cung cấp dịch vụ đều sẽ khiến cuộc họp của doanh nghiệp bạn thành công ngay từ bước đầu tiên.
4. Những công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tốt nhất tại tphcm
Với cơn sốt khởi nghiệp và cơn khát về dịch vụ văn phòng ảo thì không ngạc nhiên khi rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào cuộc chơi trong lĩnh vực này. Đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh, rất nhiều các công ty dịch vụ chuyên về cho thuê bất động sản mọc lên và đưa ra rất nhiều những khuyến mãi hấp dẫn nhằm thu hút khách hàng. Tuy nhiên, số lượng nhiều chưa chắc sẽ đi kèm với chất lượng tốt nên doanh nghiệp cần phải thực sự tỉnh táo khi lựa chọn.
Đặc biệt là với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp cần phải xem xét đến việc tư vấn các thủ tục chuyên sâu về pháp lý, các tiện ích đi kèm và những hỗ trợ cần thiết có được cung cấp đầy đủ trong quá trình sử dụng dịch vụ hay không nhằm đưa ra lựa chọn hợp lý nhất.
Một số đơn vị chuyên về lĩnh vực cho thuê văn phòng, đặc biệt là văn phòng ảo uy tín có thể kể đến những cái tên như G Office, Wework, Elite,…Đây là các doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc khi lựa chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.
Thông tin về dịch vụ văn phòng ảo và các dịch vụ cho thuê văn phòng doanh nghiệp có thể tham khảo tại:
– Website: goffice.vn
– Hotline: 028 222 00 919
– Email: support@goffice.vn
