Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, nhưng không thể tự ký các tài liệu. Pháp luật đã quy định việc sử dụng con dấu doanh nghiệp, có khắc tên doanh nghiệp để thay thế cho chữ ký của doanh nghiệp. Thời gian gần đây, Luật Doanh nghiệp 2020 của Việt Nam đã có một số sửa đổi về các quy định về con dấu doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé!
Con dấu doanh nghiệp là gì?
Con dấu doanh nghiệp (con dấu công ty ) đôi khi được gọi là dấu mộc hay mộc đỏ doanh nghiệp, là một công cụ dùng để đóng dấu hoặc dập nổi các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp bạn nhằm thể hiện tài liệu đó được Hội đồng quản trị doanh nghiệp hay giám đốc doanh nghiệp xác nhận và đồng ý.
Nó được xem là đại diện pháp lý của doanh nghiệp , được sử dụng với chức năng xác lập những quyền nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp được luật pháp công nhận.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có mẫu con dấu riêng, không trùng lặp; mẫu con dấu doanh nghiệp chứa tên của doanh nghiệp và logo. Có thể coi con dấu doanh nghiệp là chữ ký chính thức của doanh nghiệp bạn.
Một số tài liệu bạn cần sử dụng con dấu doanh nghiệp :
- Hợp đồng lao động và nhà cung cấp
- Biên bản họp Hội đồng quản trị
- Hợp đồng thuê
- Thỏa thuận mua bán
- Tài liệu cho vay
- Các cam kết khác của doanh nghiệp
Những quy định mới về con dấu trong Luật Doanh nghiệp 2020
1. Con dấu doanh nghiệp dưới hình thức chữ ký số được công nhận
Theo điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 [1], có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, có quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ doanh nghiệp hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Như vậy, theo quy định hiện hành từ năm 2021 chữ ký số đã chính thức được pháp luật Việt Nam công nhận về mặt pháp lý. Thay đổi này góp phần tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp , khi có thể dùng chữ ký số thay thế cho dấu mộc khắc như trước nay.
Đồng thời, từ nay những doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng quy định trong Luật Doanh nghiệp 2020 có thể tự quyết về hình thức con dấu doanh nghiệp, số lượng, cũng như nội dung con dấu của doanh nghiệp mình. Nội dung của con dấu sẽ phải thể hiện đủ 2 yếu tố là: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp(mã số doanh nghiệp).
2. Doanh nghiệp giờ đây không cần thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng
Cũng theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ không cần phải làm thủ tục thông báo mẫu dấu doanh nghiệp . Điều này hoàn toàn khác so với quy định trước đó rằng doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan chức năng mà họ đã đăng ký kinh doanh, nhằm mục đích công khai đăng tải lên Cổng thông tin quốc gia.
3. Loại bỏ quy định về một số nội dung bắt buộc phải có trên mẫu con dấu của doanh nghiệp.
Trước đây, nội dung con dấu của doanh nghiệp buộc phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định hiện hành đã không còn đề cập đến vấn đề này.
4. Quy định mới của Luật doanh nghiệp 2020 trong việc quản lý và lưu giữ con dấu doanh nghiệp
– Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc lưu trữ và quản lý con dấu doanh nghiệp sẽ căn cứ theo điều lệ riêng của doanh nghiệp hoặc là quy chế do doanh nghiệp, văn phòng đại diện, chi nhánh hay là một đơn vị khác của doanh nghiệp sở hữu con dấu ban hành.
– Ngoài ra, luật hiện hành cũng quy định rằng hai bên giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu, chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Nhóm những doanh nghiệp không thuộc đối tượng được áp dụng các quy định đổi mới về con dấu của Luật Doanh nghiệp 2020:
Theo đó, những tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau sẽ phải thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP trong việc quản lý con dấu con dấu doanh nghiệp:
- Luật công chứng;
- Luật Giám định tư pháp;
- Luật Luật sư;
- Luật Kinh doanh bảo hiểm;
- Luật hợp tác xã;
- Luật Chứng khoán;
Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp
Con dấu doanh nghiệp là một công cụ pháp lý thể hiện tư cách pháp nhân, được doanh nghiệp sử dụng trong giao dịch, hợp đồng và các văn bản hành chính. Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của mình, bao gồm cả con dấu của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (Quốc hội, 2020).
Thẩm quyền quyết định về con dấu doanh nghiệp
Thẩm quyền quyết định liên quan đến số lượng, hình thức và nội dung con dấu được phân chia tùy theo loại hình doanh nghiệp:
Doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định.
Công ty hợp danh: Quyền quyết định thuộc về Hội đồng thành viên.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Do Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty quyết định.
Công ty cổ phần: Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, trừ khi Điều lệ công ty quy định khác.
Quy định chi tiết được hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP của Chính phủ (Chính phủ, 2015).
Hình thức và mẫu con dấu công ty
Mẫu con dấu doanh nghiệp có thể được thiết kế dưới nhiều hình dạng khác nhau như hình tròn, hình đa giác hoặc các hình dạng đặc biệt khác, tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp được sử dụng một hoặc nhiều mẫu con dấu nhưng cần thống nhất về kích thước, hình thức và nội dung trong toàn bộ hệ thống nhận diện (Quốc hội, 2020).
Nội dung con dấu doanh nghiệp
Theo quy định, nội dung bắt buộc của con dấu phải bao gồm:
- Tên doanh nghiệp; và
- Mã số doanh nghiệp.
Ngoài hai yếu tố trên, doanh nghiệp có thể thêm ngôn ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh khác, miễn là không vi phạm các quy định cấm được nêu tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP (Chính phủ, 2015).
Những điều cấm trong việc thiết kế con dấu
Doanh nghiệp không được sử dụng các hình ảnh, từ ngữ, hoặc ký hiệu sau trong con dấu:
- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Tên, biểu tượng, hình ảnh của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, hoặc đơn vị vũ trang nhân dân.
- Các ký hiệu, hình ảnh, từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức dân tộc.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ quy định về sở hữu trí tuệ, không xâm phạm quyền hoặc hình ảnh của tổ chức, cá nhân khác (Chính phủ, 2015).
Các phương thức doanh nghiệp có thể lựa chọn để thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020:
Theo Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 [2], quy định về thủ tục thành lập doanh nghiệp như sau:
Người đại diện thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp với cơ quan chức năng sẽ có thể lựa chọn một trong những phương thức sau để:
– Đăng ký trực tiếp;
– Đăng ký qua dịch vụ bưu chính;
– Đăng ký qua Cổng thông tin quốc gia;
Luật Doanh nghiệp 2020 đã định nghĩa đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử; chỉ rõ tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử; các tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Cá nhân được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc đăng ký để được cấp và việc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Nếu bạn đang có kế hoạch đăng ký thành lập doanh nghiệp, nhưng lại cảm thấy bối rối trước các đổi mới của Luật Doanh nghiệp 2020. Hãy liên hệ dịch vụ “Đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói” của G Office! Đội ngũ chuyên viên có chuyên môn và giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện từ A – Z toàn bộ quy trình. Đảm bảo hoàn thành trọn vẹn quy trình, trao tay hoàn chỉnh hồ sơ cho bạn và tuyệt đối bảo mật thông tin.
Tài liệu tham khảo:
- Chính phủ. (2015). Nghị định số 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp.
- Quốc hội. (2020). Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020.
