Chi phí thuê văn phòng luôn là bài toán quan trọng đối với doanh nghiệp khi lựa chọn nơi đặt trụ sở. Hiểu rõ các khoản mục chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, hạn chế phát sinh và đưa ra quyết định thuê văn phòng hiệu quả hơn trong dài hạn. Cùng G Office tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!
Chi phí thuê văn phòng truyền thống là gì?
Chi phí thuê văn phòng là toàn bộ các khoản tiền doanh nghiệp phải chi trả khi sử dụng một không gian làm việc, bao gồm tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ, điện nước, bảo trì, thuế và nhiều khoản liên quan khác. Đây là một khoản mục quan trọng trong ngân sách vận hành, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng mở rộng của doanh nghiệp.
Việc hiểu rõ chi phí thuê văn phòng giúp doanh nghiệp:
- Chủ động lập ngân sách và kiểm soát chi tiêu.
- Tránh các khoản phát sinh không mong muốn.
- Lựa chọn mô hình văn phòng tối ưu hơn (văn phòng truyền thống, văn phòng ảo, coworking…).
- Đưa ra quyết định thuê dài hạn phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Khi doanh nghiệp nắm rõ từng loại chi phí và cách chúng hình thành, việc thương lượng giá thuê hay tối ưu đều trở nên dễ dàng hơn, từ đó giúp tối đa hóa hiệu quả đầu tư.
Các loại chi phí thuê văn phòng truyền thống phổ biến hiện nay gồm những gì?
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều loại chi phí khác nhau, không chỉ dừng lại ở tiền thuê hàng tháng. Việc phân loại chi phí giúp dễ dàng theo dõi, quản lý và lập kế hoạch tài chính. Các chi phí phổ biến thường được chia thành chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí phát sinh một lần và chi phí chịu ảnh hưởng bởi hợp đồng:
Nhóm chi phí văn phòng cố định
Chi phí cố định là các khoản doanh nghiệp phải trả định kỳ, thường không thay đổi nhiều theo mức độ sử dụng văn phòng. Đây là phần ngân sách nền tảng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần tính toán khi thuê văn phòng. Nhóm chi phí này bao gồm:
Tiền thuê văn phòng
Đây là khoản chi phí cơ bản nhất khi thuê văn phòng, được xác định theo diện tích, vị trí và chất lượng tòa nhà. Tiền thuê thường được tính theo m2/tháng hoặc theo hợp đồng dài hạn, và là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách.
Phí dịch vụ
Phí dịch vụ bao gồm các khoản chi trả cho quản lý tòa nhà, bảo trì chung, vệ sinh, an ninh, thang máy, cây xanh và các tiện ích chung khác. Đây là khoản phí cố định được tính thêm vào tiền thuê và thường được cộng theo m2/tháng.
Thuế VAT
Hầu hết các hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam đều tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo tỷ lệ 10% trên tiền thuê và phí dịch vụ. Đây là khoản chi phí bắt buộc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lập ngân sách thuê văn phòng.
Những chi phí biến đổi
Khác với chi phí cố định, chi phí biến đổi là các khoản chi phí thay đổi theo mức độ sử dụng hoặc nhu cầu của doanh nghiệp. Nhóm chi phí này có thể dao động theo mùa, số lượng nhân sự, hoặc mức độ tiêu thụ điện nước, và thường khó dự đoán chính xác. Việc nắm rõ các khoản chi phí biến đổi giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách linh hoạt hơn.
Tiền điện điều hòa
Điện năng tiêu thụ cho hệ thống điều hòa chiếm phần lớn trong hóa đơn điện của văn phòng, đặc biệt vào mùa hè. Mức chi phí này phụ thuộc vào diện tích văn phòng, số lượng thiết bị và thời gian sử dụng.
Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Bao gồm điện chiếu sáng, thiết bị văn phòng như máy tính, máy photocopy, máy in và các thiết bị khác. Đây là chi phí biến đổi theo số lượng nhân viên và mức độ sử dụng thiết bị.
Phí gửi xe ô tô – xe máy
Một số tòa nhà tính phí gửi xe cho nhân viên hoặc khách đến làm việc. Chi phí này có thể thay đổi theo số lượng xe hoặc loại hình gửi (theo tháng hoặc theo lượt).
Phí làm việc ngoài giờ
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng ngoài giờ hành chính, phí làm việc ngoài giờ sẽ được tính thêm, thường được áp dụng theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê.
Các chi phí phát sinh một lần khi thuê văn phòng (One-Time Costs)
Ngoài các chi phí cố định và biến đổi, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí phát sinh một lần – những khoản chi tiêu chỉ xảy ra một lần trong quá trình bắt đầu thuê văn phòng hoặc trong các trường hợp đặc biệt. Việc nắm rõ các khoản này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác và tránh rủi ro tài chính.
Chi phí hoàn trả mặt bằng
Khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp thường phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu theo yêu cầu của chủ đầu tư. Khoản chi này bao gồm sửa chữa hư hỏng, sơn lại tường, hoặc tháo dỡ nội thất lắp đặt.
Tiền đặt cọc
Đây là khoản tiền doanh nghiệp nộp trước cho chủ sở hữu tòa nhà để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng thuê. Số tiền đặt cọc thường bằng 1–3 tháng tiền thuê và được hoàn trả khi hợp đồng kết thúc, nếu không có vi phạm.
Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Khi doanh nghiệp tiến hành thi công, lắp đặt nội thất hoặc cải tạo văn phòng, một số tòa nhà tính thêm phí dịch vụ trong giai đoạn này. Khoản phí này thường liên quan đến bảo trì, an ninh, vệ sinh và quản lý trong quá trình thi công.
Chi phí bảo hiểm khi thuê văn phòng
Một số doanh nghiệp chọn mua bảo hiểm cho tài sản, thiết bị và rủi ro liên quan đến văn phòng. Khoản chi này thường là chi phí một lần hoặc định kỳ theo hợp đồng bảo hiểm.
Chi phí văn phòng ảnh hưởng bởi điều khoản hợp đồng
Chi phí thuê văn phòng không chỉ phụ thuộc vào các khoản cố định, biến đổi hay phát sinh, mà còn chịu ảnh hưởng bởi các điều khoản trong hợp đồng thuê. Hiểu rõ những yếu tố này giúp doanh nghiệp dự đoán chi phí thực tế và tránh các khoản phát sinh bất ngờ.
Quy định về diện tích sử dụng phải trả tiền
Một số hợp đồng tính tiền thuê dựa trên diện tích sử dụng thực tế hoặc diện tích sàn văn phòng (gross area). Sự khác biệt này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí thuê, đặc biệt với các văn phòng có diện tích lớn.
Biến động tỷ giá
Đối với hợp đồng thuê ký bằng ngoại tệ (USD, EUR…), sự biến động tỷ giá có thể làm tăng hoặc giảm chi phí thuê khi quy đổi sang VND. Doanh nghiệp cần xem xét các điều khoản điều chỉnh tỷ giá trong hợp đồng.
Điều chỉnh đơn giá thuê
Một số hợp đồng có điều khoản tăng giá thuê theo năm, theo CPI (chỉ số giá tiêu dùng) hoặc theo thỏa thuận định kỳ. Do đó, chi phí thuê có thể thay đổi theo thời gian, và doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho những thay đổi này.
Cách tính tổng chi phí thuê văn phòng truyền thống chính xác nhất hiện nay
Thay vì chỉ căn cứ vào đơn giá thuê trên mỗi mét vuông, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí thực tế khi thuê văn phòng. Tổng chi phí bao gồm: giá thuê cơ bản, phí dịch vụ, thuế GTGT, các khoản chi biến đổi, chi phí phát sinh một lần và những yếu tố điều chỉnh theo hợp đồng như CPI hoặc tỷ giá ngoại tệ. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về ngân sách và tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Công thức tính chi phí thuê văn phòng hàng tháng
Tổng chi phí thuê/tháng = (Đơn giá thuê + PDV) * Diện tích thuê + VAT 10% + Điện điều hòa & tiêu thụ + Phí gửi xe (theo số lượng) + Phí làm việc ngoài giờ (nếu có)
| Hạng mục | Đơn vị | Đơn giá (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Diện tích thuê | m² | 100 | |
| Đơn giá thuê | VNĐ/m² | 450.000 | |
| Phí dịch vụ | VNĐ/m² | 120.000 | |
| VAT (10%) | % | 10 | Áp dụng trên (tiền thuê + dịch vụ) |
| Điện điều hòa | tháng | 3.000.000 | Ước tính |
| Phí gửi xe máy (5 xe) | VNĐ/xe/tháng | 200.000 | 1.000.000 |
| Tổng chi phí/tháng | VNĐ/tháng | ~66.000.000 |
Cách tính chi phí phát sinh ban đầu
Các khoản chi phí một lần cần dự trù ngân sách ngay từ đầu, bao gồm:
- Phí đặt cọc: thường 2–3 tháng tiền thuê gốc
- Phí thi công nội thất: tùy thiết kế, khoảng 2–5 triệu/m²
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: nếu có cam kết trả lại nguyên trạng
- Phí bảo hiểm văn phòng: nếu tòa nhà yêu cầu
Những khoản này không tính vào chi phí hàng tháng, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến tổng ngân sách trong năm đầu tiên thuê văn phòng.
Ước tính tổng chi phí thuê trong 12 tháng
Tổng chi phí thuê năm đầu = (Chi phí thuê hàng tháng × 12 tháng) + Chi phí thi công + đặt cọc + hoàn trả mặt bằng cũ (nếu có)
Doanh nghiệp nên lập bảng tính chi tiết trên Excel để đánh giá khả năng tài chính và so sánh giữa các phương án thuê khác nhau, từ đó lựa chọn phương án tối ưu nhất.
Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí thuê văn phòng bằng cách nào?
Quản lý chi phí thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tính toán tổng chi phí, mà còn cần tìm các giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành. Dưới đây là những cách phổ biến và hiệu quả hiện nay.
Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp mà không phải thuê mặt bằng vật lý. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể, đặc biệt với startup hoặc doanh nghiệp nhỏ, giảm được tiền thuê cố định, phí dịch vụ và chi phí vận hành hàng tháng.
Sử dụng văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ cho phép nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng không gian làm việc chung, chia sẻ chi phí thuê, điện nước, internet, phòng họp. Đây là giải pháp linh hoạt, có thể thuê theo ngày, tuần hoặc tháng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí biến đổi.
Lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp
Vị trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến đơn giá thuê. Trung tâm thành phố thường có chi phí cao hơn, trong khi các khu vực lân cận hoặc ngoại thành có giá thuê thấp hơn nhưng vẫn đảm bảo tiện ích cần thiết. Việc cân nhắc vị trí giúp doanh nghiệp cân bằng chi phí và tiện lợi cho nhân viên.
Tận dụng tối đa diện tích văn phòng
Sử dụng hiệu quả diện tích thuê giúp giảm chi phí thuê trên mỗi mét vuông. Bố trí không gian làm việc thông minh, kết hợp phòng họp linh hoạt, lưu trữ hợp lý giúp tối ưu hóa không gian và chi phí.
Đàm phán giá cả với nhà cung cấp dịch vụ
Đàm phán trực tiếp với chủ tòa nhà hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ có thể giúp giảm tiền thuê, miễn phí dịch vụ hoặc nhận ưu đãi khác. Chuẩn bị dữ liệu so sánh và dự báo nhu cầu thuê sẽ tăng cơ hội đàm phán thành công.
Sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng
Phần mềm quản lý giúp theo dõi điện nước, thiết bị, phòng họp và các chi phí phát sinh khác. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát chi phí biến đổi hiệu quả, tránh lãng phí và sử dụng nguồn lực hợp lý.
Áp dụng chính sách tiết kiệm điện nước
Thực hiện các biện pháp tiết kiệm năng lượng như: sử dụng đèn LED, thiết bị tiết kiệm điện, điều hòa hợp lý và quản lý giờ sử dụng giúp giảm đáng kể chi phí điện, nước hàng tháng.
Tái sử dụng máy móc, thiết bị, nội thất văn phòng cũ
Sử dụng lại hoặc tái chế các thiết bị, bàn ghế, tủ lưu trữ cũ giúp giảm chi phí mua sắm mới, đồng thời góp phần tối ưu hóa ngân sách đầu tư ban đầu.
Một số câu hỏi thường gặp
Chi phí thuê văn phòng có thay đổi theo từng năm không?
Có. Chi phí thuê văn phòng có thể thay đổi theo năm do các yếu tố:
- Điều chỉnh đơn giá thuê trong hợp đồng theo CPI hoặc thỏa thuận tăng giá định kỳ.
- Biến động tỷ giá nếu hợp đồng ký bằng ngoại tệ.
- Các khoản chi phí dịch vụ tăng theo tòa nhà hoặc chi phí bảo trì phát sinh.
Doanh nghiệp nên xem xét các điều khoản tăng giá trong hợp đồng để dự trù ngân sách dài hạn.
Chi phí thuê văn phòng thuộc loại chi phí gì trong doanh nghiệp?
Chi phí thuê văn phòng là chi phí vận hành (operating expense – OPEX), bao gồm cả chi phí cố định và biến đổi.
- Chi phí cố định: tiền thuê, phí dịch vụ, thuế VAT.
- Chi phí biến đổi: điện nước, phí gửi xe, phí làm việc ngoài giờ.
- Chi phí phát sinh một lần: đặt cọc, thi công nội thất, hoàn trả mặt bằng.
Việc phân loại giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách chính xác và hạch toán đúng theo chuẩn kế toán.
Chi phí thuê văn phòng được hạch toán như thế nào?
- Chi phí thuê hàng tháng được hạch toán vào chi phí hoạt động theo tháng.
- Chi phí phát sinh một lần có thể được phân bổ theo năm hoặc hạch toán riêng, tùy chính sách kế toán của doanh nghiệp.
- Thuế VAT phải tách riêng khi hạch toán để đảm bảo kê khai thuế đúng quy định.
Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền, lập báo cáo tài chính và tối ưu ngân sách vận hành.
Kết luận
Quản lý chi phí thuê văn phòng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách, tránh phát sinh không cần thiết và nâng cao hiệu quả vận hành. Việc nắm rõ chi phí cố định, biến đổi, phát sinh một lần cùng các điều khoản hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính chính xác, từ đó lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp.
Để tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc các giải pháp hiện đại như văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, tận dụng tối đa diện tích và tối ưu hóa chi phí dịch vụ.
G Office cung cấp các giải pháp văn phòng linh hoạt, bao gồm:
- Văn phòng ảo với địa chỉ đăng ký kinh doanh chuyên nghiệp
- Văn phòng chia sẻ tiện ích đầy đủ
Hãy để G Office đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc giảm chi phí thuê văn phòng mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành. Liên hệ ngay để được tư vấn và tham quan văn phòng.
