Cách bắt đầu hoạt động kinh doanh của bạn với văn phòng ảo

Bạn có thể bắt đầu kinh doanh bằng cách sử dụng văn phòng ảo bằng cách ký thỏa thuận, sử dụng địa chỉ thực và sử dụng các công cụ kết nối mạng văn phòng ảo để tập hợp các nhóm từ xa của bạn lại với nhau. Văn phòng ảo đã trở thành công cụ vô giá cho các công ty khởi nghiệp cũng như các doanh nghiệp đã thành lập vì chúng cung cấp cách thiết lập sự hiện diện chuyên nghiệp mà không gặp rắc rối khi thuê văn phòng truyền thống.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhận thấy rằng việc bắt đầu kinh doanh bằng văn phòng ảo sẽ loại bỏ nhiều rào cản có thể cản trở tiến độ khi cố gắng bắt đầu kinh doanh thông qua văn phòng truyền thống. Là một phần thưởng bổ sung, vì văn phòng ảo và không gian làm việc chung không yêu cầu chi phí tốn kém nên các công ty khởi nghiệp có dòng tiền hạn chế thường có thể đứng dậy và hoạt động nhanh hơn.

Ngoài ra, vì văn phòng ảo có thể được tìm thấy trên khắp thế giới nên chủ doanh nghiệp không bị giới hạn ở một số khu vực địa lý nhất định để bắt đầu địa điểm. Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể bắt đầu kinh doanh bằng cách sử dụng văn phòng ảo và sau đó mở rộng nó bằng cách giả định địa chỉ của các địa điểm văn phòng ảo khác nhau khi công ty của bạn phát triển.

Văn phòng ảo so với văn phòng truyền thống là gì?

Văn phòng ảo là một kiểu sắp xếp văn phòng trong đó một doanh nghiệp sử dụng địa chỉ thực của một tòa nhà văn phòng nhưng không chiếm giữ nó. Hợp đồng thuê văn phòng truyền thống có nghĩa là chủ doanh nghiệp trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để thuê không gian văn phòng thực tế cho công ty của họ và nhân viên của công ty sử dụng tòa nhà văn phòng để tiến hành kinh doanh mỗi ngày.

Văn phòng ảo thường bao gồm khả năng sắp xếp không gian họp tại cùng một tòa nhà văn phòng thực tế đóng vai trò là địa chỉ được liệt kê của doanh nghiệp. Điều này cho phép các chủ doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thể hiện sự hiện diện chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác kinh doanh mà không cần phải thuê không gian thực sự trong tòa nhà văn phòng.

Cách bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh trực tuyến của bạn

Nếu bạn dự định sử dụng văn phòng ảo cho công ty của mình, có một số bước quan trọng cần thực hiện để bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh trực tuyến. Dưới đây là một số cân nhắc dành cho các công ty khởi nghiệp cũng như các công ty đã thành danh muốn chuyển đổi và tận dụng các dịch vụ văn phòng ảo:

Bạn phải hiểu ngành trước tiên

Hiểu rõ ngành của bạn là một yếu tố quan trọng để thành công trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Bạn được khuyến khích nghiên cứu kỹ lưỡng về ngành của mình để xác định những địa điểm hiệu quả nhất để tạo văn phòng ảo phục vụ tốt nhất cho khách hàng và nhân viên của bạn.

Điều quan trọng là phải quyết định phân khúc cho doanh nghiệp của bạn

Lĩnh vực thích hợp của công ty bạn có thể được định nghĩa là lĩnh vực mà công ty chuyên về và làm tốt. Quyết định vị trí thích hợp của bạn khi bắt đầu kinh doanh trực tuyến sẽ giúp bạn phân biệt thương hiệu của mình với đối thủ cạnh tranh. Nó cũng sẽ giúp bạn tìm ra dịch vụ văn phòng ảo nào phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Một số ngóc ngách sẽ yêu cầu dịch vụ kết nối mạng nhân viên từ xa từ văn phòng ảo. Những người khác chỉ có thể yêu cầu sử dụng địa chỉ chuyên nghiệp của tòa nhà văn phòng thực tế. Dựa trên các chi tiết cụ thể của công ty bạn, vị trí thích hợp của bạn đóng vai trò trong việc tìm kiếm các giải pháp văn phòng ảo phù hợp.

Tại sao việc xác định trước kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của bạn lại quan trọng

Việc phát triển và xác định trước kế hoạch cũng như mục tiêu kinh doanh của bạn luôn là một ý tưởng hay. Nếu không có kế hoạch và mục tiêu cụ thể, công ty của bạn sẽ không thể hoạt động hiệu quả nhất có thể. Điều này cũng có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có thể không tận dụng được hết tất cả những gì văn phòng ảo cung cấp cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp đang tìm cách mở rộng.

Cách bắt đầu nghiên cứu khách hàng và thị trường tiềm năng

Khi bắt đầu kinh doanh trực tuyến mới, bạn cũng muốn nghiên cứu khách hàng và thị trường tiềm năng. Để làm điều này, hãy xem xét các địa điểm có sẵn của dịch vụ văn phòng ảo.

Bạn muốn cố gắng kết hợp các dịch vụ văn phòng ảo hiện có với các vị trí quan trọng nơi có thể tìm thấy thị trường và khách hàng mục tiêu của bạn. Việc có các địa điểm văn phòng ảo ở những khu vực này sẽ mang lại nhiều cơ hội hơn để kết nối với khách hàng một cách hiệu quả, cho phép bạn tiếp cận các dịch vụ của mình và xây dựng uy tín thương hiệu địa phương.

Tại sao phát triển dự báo tài chính cho doanh nghiệp của bạn là chìa khóa thành công

Các dự báo tài chính giúp chủ doanh nghiệp biết được chiến lược nào khả thi và chiến lược nào có thể không mang lại lợi tức đầu tư tốt. Để thành công, điều khôn ngoan là bạn phải nhìn về phía trước và tính đến vốn lưu động của mình để có thể giữ ngân sách của mình phù hợp với thực tế.

Khi sử dụng văn phòng ảo, chi phí thường đơn giản, cho phép bạn biết công ty của mình sẽ chi tiêu bao nhiêu mỗi tháng. Điều này có thể hữu ích khi phát triển các dự báo tài chính vì nó loại bỏ một biến số ra khỏi phương trình.

Tập trung vào việc soạn thảo bản mô tả công ty và các văn bản pháp lý trước khi chấp nhận khách hàng

Trước khi bạn bắt đầu chấp nhận khách hàng sử dụng văn phòng ảo, hãy soạn thảo bản mô tả công ty và các tài liệu pháp lý. Bạn có thể sử dụng địa chỉ tòa nhà văn phòng thực tế của nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo trên các tài liệu pháp lý, nhưng bạn nên nhờ luật sư xem xét tất cả các tài liệu pháp lý của mình.

Luật pháp khác nhau giữa các tiểu bang và giữa các quốc gia về những gì doanh nghiệp có thể và không thể yêu cầu trên các văn bản pháp lý chính thức. Bất chấp điều đó, việc có sẵn bản mô tả chính thức về công ty và các tài liệu pháp lý trước khi chấp nhận khách hàng có thể giúp định hình và xác định cách thức kinh doanh của thương hiệu.

Mẹo đơn giản để thiết lập không gian văn phòng ảo của bạn

Việc thiết lập văn phòng ảo thường được thực hiện thông qua người quản lý tài sản và phần mềm độc quyền có thể được cung cấp để thiết lập sự hiện diện kinh doanh tại văn phòng ảo. Bạn sẽ muốn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo của mình để quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả nhất có thể.

Nhân viên của bạn cũng sẽ cần được cấp quyền truy cập vào mọi dịch vụ mạng do văn phòng ảo của bạn cung cấp. Bạn có thể cần tạo tài khoản cho từng nhân viên từ xa, nhưng nhân viên thường được cấp quyền truy cập hạn chế để thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ hoặc tài khoản của họ sau khi các tài nguyên này được tạo. Điều này cũng có thể giúp việc thêm hoặc xóa nhân viên khỏi hệ thống của công ty bạn trở nên dễ dàng khi bạn thực hiện các thay đổi đối với cơ cấu nơi làm việc của mình.

Những điều cần tìm khi chọn địa chỉ văn phòng ảo phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Khi tìm kiếm địa chỉ văn phòng ảo phù hợp, bạn muốn nghĩ xem địa chỉ đó sẽ đại diện cho công ty của bạn như thế nào trước khách hàng và liệu việc doanh nghiệp của bạn được đại diện ở một khu vực cụ thể có hợp lý hay không. 

Hãy suy nghĩ về nơi khách hàng của bạn sống và địa chỉ công ty của bạn có ý nghĩa gì đối với khách hàng tiềm năng. Hãy tự hỏi liệu địa chỉ văn phòng ảo của bạn có mang lại sự tin cậy và tạo dựng niềm tin cho khách hàng trong khu vực kinh doanh của bạn hay không.

Cách tìm địa chỉ vật lý phù hợp cho văn phòng ảo của bạn, nếu có thể

Nếu bạn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo để lấy địa chỉ thực tại một tòa nhà văn phòng, hãy tìm các văn phòng nằm trong khu thương mại hoặc khu công nghiệp. Mặc dù không có quy tắc nào yêu cầu vị trí thực tế của văn phòng ảo của bạn phải nằm ở một khu vực cụ thể, nhưng nhìn chung, điều này sẽ có vẻ tốt đối với khách hàng tiềm năng nếu bạn trình bày địa chỉ của mình là nằm trong khu thương mại nơi có các công ty tương tự.

Tại sao việc bảo mật số điện thoại chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn lại quan trọng đối với khách hàng

Việc bảo mật số điện thoại chuyên nghiệp khi sử dụng văn phòng ảo là điều quan trọng vì nó có thể tăng thêm độ tin cậy cho doanh nghiệp của bạn. Khi bạn chỉ liệt kê số điện thoại di động cá nhân của mình làm số công ty, tất cả các loại vấn đề đều có thể xảy ra. Bạn không chỉ có thể phải đối mặt với các cuộc gọi công việc trong thời gian cá nhân mà còn cần đảm bảo số điện thoại di động của bạn phù hợp với khu vực mà công ty bạn kinh doanh.

Việc có số điện thoại chuyên nghiệp cho văn phòng ảo của bạn sẽ cho khách hàng biết rằng công ty của bạn là hợp pháp và có thể tin cậy được.

Cách bắt đầu thiết lập nền tảng liên lạc nhóm từ xa trong văn phòng ảo

Khi sử dụng nền tảng mạng từ xa thông qua văn phòng ảo, bạn cần đảm bảo tất cả nhân viên từ xa của bạn đều được chứng nhận hợp lệ để truy cập ứng dụng và thông tin đăng nhập của bạn. Nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo của bạn sẽ có thể hỗ trợ bạn thực hiện các nhiệm vụ thiết lập kỹ thuật ban đầu, nhưng bạn cũng có thể muốn làm việc với nhóm CNTT của mình để đảm bảo tất cả các hệ thống mà văn phòng ảo của bạn sử dụng có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn.

Những điều cần cân nhắc khi quản lý chi phí chung trong môi trường văn phòng ảo

Việc quản lý chi phí chung cho văn phòng ảo thường ít phức tạp hơn so với không gian văn phòng truyền thống vì văn phòng ảo thường yêu cầu ít chi phí chung hơn. Tuy nhiên, bạn có thể cần phải tính đến chi phí thuê văn phòng ảo hàng tháng, mọi khoản phí định kỳ bổ sung cho việc sử dụng hệ thống mạng do văn phòng ảo của bạn cung cấp và chi phí sử dụng không gian họp hoặc phòng hội thảo thực tế tại chỗ.

Bạn nên bắt đầu đánh giá các hợp đồng cho thuê văn phòng ảo trong giai đoạn lập kế hoạch

Việc đánh giá các hợp đồng thuê văn phòng ảo nên được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch khởi nghiệp. Hãy xem xét các điều khoản một cách cẩn thận vì thuê văn phòng ảo là một bước tiến lớn đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh mới nào. Khi xem xét bất kỳ hợp đồng thuê văn phòng ảo nào, hãy xem xét thời hạn thuê, các chi phí liên quan cũng như quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp bạn cũng như của nhà cung cấp dịch vụ của bạn.

Những điều cần chú ý khi xác định các thiết bị và đồ dùng cần thiết cho môi trường văn phòng

Khi nói đến thiết bị và vật tư cho môi trường văn phòng truyền thống, bạn thường sẽ muốn đầu tư vào máy tính, máy in, giấy in, bút, các dụng cụ viết khác và nội thất văn phòng. Trong văn phòng ảo, thiết bị và vật tư của bạn có thể bao gồm đăng ký phần mềm và công nghệ mạng giúp kết nối các nhóm từ xa của bạn.

Lợi ích của việc sử dụng Văn phòng ảo cho doanh nghiệp mới của bạn thay vì không gian văn phòng truyền thống là gì?

Có rất nhiều lợi ích của việc sử dụng văn phòng ảo cho doanh nghiệp mới thay vì không gian văn phòng truyền thống, nhưng những lợi ích quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn thường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty bạn. Dưới đây là một số lợi ích lớn nhất của việc sử dụng văn phòng ảo cho doanh nghiệp mới của bạn thay vì văn phòng truyền thống:

Văn phòng ảo mang lại hiệu quả về chi phí

Văn phòng ảo mang lại hiệu quả về mặt chi phí cho các dự án kinh doanh mới vì văn phòng ảo thường rẻ hơn theo tháng so với văn phòng truyền thống. Vì doanh nghiệp của bạn không chiếm không gian văn phòng thực tế mỗi ngày nên chi phí dịch vụ văn phòng ảo thường thấp hơn.

Bạn có thể nhận được một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp cho công ty của mình

Văn phòng ảo cho phép chủ doanh nghiệp thiết lập sự hiện diện chuyên nghiệp thông qua việc sử dụng địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp tại tòa nhà văn phòng thực tế. Điều này giúp thiết lập uy tín và sự hiện diện chuyên nghiệp tại các khu vực nơi khách hàng sinh sống.

Văn phòng ảo cung cấp khả năng mở rộng để tăng trưởng

Vì văn phòng ảo không nhất thiết phải gắn với một vị trí địa lý cụ thể nên chủ doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô công ty mới và mở rộng chúng sang các thị trường mới một cách dễ dàng. Nếu có cơ hội ở một khu vực mới, chủ doanh nghiệp có thể chỉ cần mở văn phòng ảo ở địa điểm đó để tận dụng doanh thu mới.

Bạn có thể tập trung chặt chẽ hơn vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi trong văn phòng ảo

Nhiều chủ doanh nghiệp nhận thấy rằng họ có thể tập trung chặt chẽ hơn vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi trong môi trường văn phòng ảo. Bởi vì những phiền nhiễu và rắc rối thông thường của không gian văn phòng truyền thống được loại bỏ thông qua việc sử dụng văn phòng ảo, nhân viên và toàn bộ công ty có thể làm việc hiệu quả hơn.

Thử nghiệm các thị trường mới ít tốn kém hơn bằng cách sử dụng văn phòng ảo

Việc thử nghiệm các thị trường mới thường dễ dàng hơn và ít tốn kém hơn thông qua việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Để thử nghiệm các thị trường mới trong cơ cấu văn phòng truyền thống, bạn cần mở văn phòng mới ở từng lĩnh vực mà công ty bạn đang xem là thị trường mục tiêu. Điều này có thể tốn kém và tốn thời gian.

Sử dụng khái niệm văn phòng ảo, bạn có thể mở các địa điểm mới cho công ty của mình ở những khu vực mà bạn muốn thử nghiệm sản phẩm và dịch vụ mà không phải đầu tư tốn kém như khi thuê văn phòng truyền thống.

Các câu hỏi thường gặp

Sử dụng văn phòng ảo hoặc không gian làm việc chung để bắt đầu kinh doanh có thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu công việc kinh doanh mới của bạn, nhưng vì văn phòng ảo vẫn là một khái niệm tương đối mới nên bạn có thể có một số câu hỏi. Để giúp bạn thoải mái và đưa ra quyết định sáng suốt, dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời thường gặp về cách bắt đầu kinh doanh bằng văn phòng ảo:

Có nên mở văn phòng ảo hay không?

Sở hữu văn phòng ảo là một ý tưởng hay nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế cho không gian văn phòng truyền thống cung cấp địa chỉ văn phòng chuyên nghiệp. Văn phòng ảo và không gian làm việc chung cho phép chủ doanh nghiệp và người khởi nghiệp sử dụng địa chỉ của tòa nhà văn phòng thực trên giấy mà không yêu cầu thuê văn phòng truyền thống.

Do đó, bạn có thể trình bày địa chỉ văn phòng thực tế cho khách hàng và đối tác kinh doanh cũng như sử dụng không gian văn phòng thực tế hoặc phòng hội nghị cho các cuộc họp. Điều này thường mang lại lợi ích tốt nhất cho cả hai thế giới vì bạn có thể tận dụng không gian văn phòng vật lý khi cần nhưng tránh được chi phí chung và bảo trì tốn kém khi ký hợp đồng thuê không gian văn phòng thực tế.

Nhược điểm của văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo có một số nhược điểm, nhưng những nhược điểm này phụ thuộc vào những gì doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm khi sắp xếp văn phòng. Văn phòng ảo chỉ cho phép chủ doanh nghiệp sử dụng địa chỉ thực của tòa nhà văn phòng trên giấy, nghĩa là chủ doanh nghiệp thuê không gian văn phòng ảo không thực sự được sử dụng tòa nhà văn phòng hàng ngày.

Một nhược điểm khác của văn phòng ảo là không gian vật lý mà họ cung cấp cho các cuộc họp với khách hàng hoặc nhân viên bị hạn chế. Nếu bạn lên lịch không gian họp tại một tòa nhà văn phòng thực tế cung cấp địa chỉ cho văn phòng ảo của bạn thì ngày và giờ bạn yêu cầu có thể đã được chủ doanh nghiệp khác đặt trước bằng cách sử dụng cùng một dịch vụ văn phòng ảo. Điều này có thể tạo ra xung đột về lịch họp, gây tổn hại cho doanh nghiệp và khách hàng của bạn.

Sự khác biệt giữa văn phòng tại nhà và văn phòng ảo là gì?

Sự khác biệt giữa văn phòng tại nhà và văn phòng ảo là văn phòng tại nhà sử dụng địa chỉ nhà và không gian ở của bạn cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc và văn phòng ảo trình bày địa chỉ doanh nghiệp của bạn như ở một tòa nhà văn phòng thực tế. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn vẫn có thể làm việc tại văn phòng tại nhà nhưng bạn cũng có thể có quyền truy cập vào không gian họp hoặc phòng hội thảo nằm trong tòa nhà văn phòng thực tế nếu cần.

Văn phòng ảo bao gồm những gì?

Văn phòng ảo có thể bao gồm quyền truy cập vào phần mềm mạng để tập hợp những người làm việc từ xa, nhưng văn phòng ảo cũng có thể bao gồm không gian họp thực tế mà chủ doanh nghiệp có thể lên lịch. Hầu hết các văn phòng ảo cũng bao gồm các biện pháp bảo mật để bảo vệ tài sản vật chất của văn phòng và thiết bị lưu trữ dữ liệu.

Bạn đang tìm thuê văn phòng tại TP.HCM cung cấp không gian văn phòng được trang bị nội thất, văn phòng ảo và phòng họp ở một vị trí đắc địa? Hãy liên hệ G Office ngay hôm nay!.