Trong vài năm trở lại đây, văn phòng mở đã trở thành khái niệm quen thuộc với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là startup và công ty sáng tạo. Không chỉ đơn thuần là cách bố trí bàn ghế, thiết kế văn phòng không gian mở còn mang đến sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khuyến khích tinh thần làm việc nhóm.
Tuy nhiên, mô hình này cũng có những hạn chế nhất định như tiếng ồn, thiếu riêng tư hay khó tập trung. Vậy văn phòng mở là gì, lịch sử ra đời ra sao, ưu nhược điểm thế nào và có thực sự phù hợp với xu hướng hiện nay? Để G Office giúp bạn hiểu rõ toàn cảnh về không gian văn phòng mở, so sánh với văn phòng đóng, đồng thời giải đáp các câu hỏi thường gặp để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
Văn phòng mở là gì?
Văn phòng mở là mô hình bố trí không gian làm việc chung, hạn chế vách ngăn cố định, giúp tăng tương tác, tiết kiệm diện tích và tạo môi trường làm việc thoáng đãng, linh hoạt hơn so với văn phòng truyền thống.
Đặc điểm quan trọng của mô hình văn phòng mở:
- Giảm ngăn cách: tối thiểu hóa tường, tăng sự kết nối giữa các nhóm.
- Tiết kiệm chi phí thiết kế: không cần xây dựng nhiều phòng riêng biệt.
- Không gian thoáng đãng: ánh sáng tự nhiên và lưu thông không khí tốt hơn.
- Linh hoạt trong thiết kế văn phòng mở: dễ dàng tái bố trí khi công ty mở rộng hoặc thay đổi cơ cấu.
Có thể hiểu đơn giản: “Văn phòng mở là kiểu văn phòng ưu tiên sự kết nối, tương tác và linh hoạt, thay thế cho mô hình văn phòng đóng truyền thống.”
Đặc điểm của không gian văn phòng mở
Nếu đã từng bước vào một văn phòng không gian mở, bạn sẽ dễ dàng nhận ra sự khác biệt ngay từ cái nhìn đầu tiên. Không còn những bức tường hay phòng làm việc kín đáo, thay vào đó là một không gian rộng, sáng và thoáng.
Một vài điểm đặc trưng của mô hình này:
- Ít vách ngăn: bàn làm việc được đặt gần nhau, giúp mọi người dễ dàng trò chuyện, trao đổi công việc mà không bị ngăn cách.
- Không gian chung nhiều hơn: thay vì phòng riêng, doanh nghiệp dành diện tích cho khu làm việc nhóm, bàn dài hoặc khu vực sinh hoạt chung.
- Ánh sáng tự nhiên tràn ngập: nhờ thiết kế mở, văn phòng tận dụng được ánh sáng và gió, tạo cảm giác thoải mái hơn cho nhân viên.
- Dễ dàng thay đổi bố cục: công ty có thể sắp xếp lại bàn ghế hoặc mở rộng quy mô mà không mất nhiều chi phí.
- Chi phí tiết kiệm: việc loại bỏ tường ngăn giúp giảm chi phí xây dựng và nội thất.
Nói ngắn gọn, không gian văn phòng mở mang lại sự linh hoạt và khuyến khích kết nối, tạo cảm giác làm việc thoải mái, hiện đại và năng động hơn.
Ưu và nhược điểm của không gian văn phòng mở
Giống như bất kỳ mô hình nào, văn phòng mở cũng có mặt tích cực và hạn chế riêng. Hiểu rõ cả hai khía cạnh này sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc trước khi áp dụng.
Ưu điểm văn phòng mở:
- Khuyến khích giao tiếp và hợp tác: Không có vách ngăn cứng nhắc, nhân viên dễ dàng trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Điều này đặc biệt phù hợp với các công việc sáng tạo hoặc cần teamwork liên tục.
- Tiết kiệm chi phí và tối ưu diện tích: Không phải xây dựng quá nhiều phòng riêng, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thi công. Đồng thời, không gian cũng được sử dụng hiệu quả hơn.
- Tạo môi trường làm việc thoáng đãng: Văn phòng mở tận dụng ánh sáng tự nhiên, thông gió tốt hơn và tạo cảm giác rộng rãi, thoải mái.
- Dễ dàng thay đổi bố trí: Khi công ty mở rộng hoặc tái cơ cấu, việc sắp xếp lại bàn ghế, khu vực làm việc trở nên linh hoạt hơn nhiều so với văn phòng đóng.
- Tăng tính bình đẳng: Mọi người cùng chia sẻ không gian, khoảng cách giữa nhân viên và quản lý được rút ngắn, giúp xây dựng văn hóa làm việc cởi mở hơn.
Nhược điểm văn phòng mở:
- Tiếng ồn và sự xao nhãng: Cuộc trò chuyện, tiếng gõ phím, điện thoại… dễ lan khắp văn phòng, ảnh hưởng đến những công việc cần sự tập trung.
- Thiếu riêng tư: Không gian mở khiến nhiều nhân viên cảm thấy bị “quan sát” liên tục, khó có được sự thoải mái khi cần làm việc cá nhân.
- Ảnh hưởng đến hiệu suất công việc đặc thù: Những ngành cần sự tập trung cao độ như lập trình, nghiên cứu, tài chính… đôi khi không phù hợp với không gian quá mở.
Lịch sử ra đời của văn phòng mở
Khái niệm văn phòng mở (open office) không phải là trào lưu mới của thế kỷ 21. Nó đã có một hành trình hình thành và phát triển khá dài, bắt đầu từ châu Âu vào giữa thế kỷ 20.
Những năm 1950 tại Đức: hai anh em kiến trúc sư Eberhard và Wolfgang Schnelle (công ty Quickborner) đã giới thiệu mô hình Bürolandschaft – nghĩa là “cảnh quan văn phòng”. Ý tưởng của họ là thay thế những dãy bàn truyền thống bằng một không gian làm việc mở, nơi bàn ghế được bố trí linh hoạt theo dòng chảy công việc thay vì theo phòng ban cố định.
Thập niên 1960 – 1980: mô hình này nhanh chóng lan rộng ở châu Âu và Mỹ. Các tập đoàn lớn bắt đầu nhận ra ưu điểm trong việc tiết kiệm diện tích và khuyến khích giao tiếp. Tuy nhiên, lúc này văn phòng mở thường chỉ đơn giản là những dãy bàn dài, chưa chú trọng nhiều đến trải nghiệm nhân viên.
Thập niên 1990 – 2000: cùng với sự bùng nổ công nghệ, đặc biệt là Internet và máy tính cá nhân, văn phòng mở trở nên phổ biến hơn. Các công ty công nghệ như Google, Facebook, Microsoft áp dụng mạnh mẽ, biến không gian làm việc thành nơi khuyến khích sáng tạo, đổi mới.
Từ 2010 đến nay: mô hình văn phòng mở được “cải tiến” với các thiết kế hiện đại hơn. Doanh nghiệp không chỉ tạo không gian chung mà còn bổ sung khu vực yên tĩnh, phòng nhỏ riêng tư, booth điện thoại hay góc sáng tạo để cân bằng giữa sự cởi mở và nhu cầu riêng tư.
Văn phòng mở có đang trở thành xu hướng ?
Văn phòng mở vẫn là xu hướng chủ đạo trong thiết kế hiện đại, nhưng không còn áp dụng theo kiểu “mở hoàn toàn” như trước. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình lai (hybrid office), kết hợp không gian chung với các khu vực riêng tư, phòng họp nhỏ hoặc booth yên tĩnh.
Sự điều chỉnh này giúp văn phòng mở vừa giữ được ưu điểm về kết nối, linh hoạt, vừa khắc phục hạn chế về tiếng ồn và thiếu riêng tư. Nhờ đó, mô hình này tiếp tục được ưa chuộng, đặc biệt trong các ngành sáng tạo, công nghệ và startup.
Sự khác biệt giữa văn phòng mở và văn phòng đóng là gì?
Cả văn phòng mở và văn phòng đóng đều là những mô hình phổ biến, hướng đến việc tạo ra môi trường làm việc thoải mái và tăng năng suất. Tuy nhiên, cách tổ chức không gian và trải nghiệm nhân viên lại có nhiều điểm khác nhau.
| Tiêu chí | Văn phòng mở | Văn phòng đóng |
| Cách tổ chức không gian | Không gian liên thông, hạn chế tối đa vách ngăn. Bàn làm việc bố trí cụm hoặc hàng dài để tăng tương tác. | Phân tách bằng tường hoặc vách ngăn. Mỗi phòng có cửa riêng, tạo thành các khu vực khép kín. |
| Khả năng giao tiếp & tương tác | Nhân viên dễ trò chuyện, trao đổi nhanh chóng. Tăng cường tinh thần teamwork và sáng tạo. | Giao tiếp bị giới hạn, thường cần email hoặc hẹn trước. Giảm tương tác trực tiếp nhưng tăng sự tập trung. |
| Mức độ tập trung | Dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn và sự xao nhãng. Phù hợp hơn với công việc sáng tạo, cần nhiều trao đổi. | Giúp nhân viên tập trung cao độ, phù hợp với công việc phân tích, tài chính, nghiên cứu, cần độ chính xác. |
| Hiệu quả công việc | Khuyến khích chia sẻ ý tưởng, thảo luận nhóm. Tuy nhiên, hiệu suất cá nhân có thể giảm do mất tập trung. | Tối ưu cho hiệu quả cá nhân, công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, bảo mật. |
| Chi phí xây dựng & vận hành | Chi phí thấp hơn nhờ thiết kế đơn giản, ít vách ngăn. Dễ bảo trì, vận hành chung hệ thống điện, điều hòa. | Chi phí cao hơn do nhiều phòng, nhiều hệ thống riêng biệt. Sửa chữa và bảo trì phức tạp. |
| Chi phí trang thiết bị | Dùng chung thiết bị: máy in, điều hòa, ánh sáng → tiết kiệm ngân sách. | Trang bị riêng cho từng phòng → chi phí cao, đặc biệt với thiết bị điện tử và máy móc văn phòng. |
| Bảo mật & riêng tư | Khó đảm bảo riêng tư, thông tin dễ bị “lọt” ra ngoài. Các cuộc họp kín cần thêm phòng riêng. | Bảo mật tốt, nhân viên có không gian riêng để trao đổi thông tin nhạy cảm hoặc gọi điện quan trọng. |
| Khả năng cải tạo & mở rộng | Linh hoạt, dễ dàng sắp xếp lại bàn ghế, thêm vị trí làm việc. Phù hợp khi doanh nghiệp phát triển nhanh. | Khó mở rộng, cần phá dỡ hoặc thay đổi kết cấu, tốn nhiều thời gian và chi phí. |
| Tính đa chức năng | Không gian có thể thay đổi công năng nhanh: làm việc – họp – sự kiện nội bộ. | Ít linh hoạt, mỗi phòng được thiết kế cho một mục đích cụ thể. |
| Ánh sáng & thông gió tự nhiên | Tận dụng ánh sáng tự nhiên, tạo cảm giác thoáng đãng, gần gũi môi trường. | Thường hạn chế ánh sáng và không khí do vách ngăn che chắn. |
| Khả năng tối đa nhân sự | Có thể sắp xếp nhiều nhân viên hơn trên cùng diện tích. | Số lượng nhân sự bị hạn chế do chia nhỏ diện tích. |
| Giám sát & quản lý | Dễ quan sát, lãnh đạo kiểm soát trực tiếp hiệu suất nhân viên. | Khó theo dõi, quản lý gián tiếp qua báo cáo hoặc công cụ quản trị. |
| Hoạt động làm việc nhóm | Thuận lợi cho brainstorming, teamwork, dự án sáng tạo. | Khó phối hợp nhanh, cần tổ chức chặt chẽ để kết nối các phòng ban. |
| Trải nghiệm nhân viên | Tạo môi trường mở, trẻ trung, năng động. Nhưng có thể gây áp lực vì thiếu riêng tư. | Tạo cảm giác ổn định, yên tĩnh, phù hợp với người thích không gian riêng. |
| Phù hợp với loại hình doanh nghiệp | Startup, agency sáng tạo, công ty công nghệ, ngành marketing, truyền thông. | Doanh nghiệp tài chính, luật, y tế, nghiên cứu, tổ chức lớn cần bảo mật cao. |
Một số câu hỏi thường gặp
1. Văn phòng mở có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Có. Văn phòng mở giúp tiết kiệm chi phí thiết kế và vận hành, tối ưu diện tích và tăng khả năng linh hoạt khi mở rộng quy mô. Đây là lựa chọn phổ biến cho startup, công ty vừa và nhỏ hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng.
2. Làm thế nào để giảm tiếng ồn trong văn phòng mở?
Do đặc trưng “ít vách ngăn”, tiếng ồn là vấn đề thường gặp. Doanh nghiệp có thể:
- Sử dụng vách ngăn mềm, tấm tiêu âm.
- Bố trí khu vực yên tĩnh riêng.
- Quy định giờ làm việc tập trung, hạn chế nói chuyện to.
- Tận dụng tai nghe chống ồn cho nhân viên cần sự tập trung.
3. Những ai phù hợp với không gian văn phòng mở?
- Nhân viên làm trong lĩnh vực sáng tạo, công nghệ, truyền thông, marketing.
- Các nhóm dự án cần thường xuyên trao đổi, brainstorm.
- Doanh nghiệp trẻ muốn xây dựng văn hóa làm việc năng động, cởi mở.
4. Văn phòng mở có ảnh hưởng đến năng suất làm việc không?
Câu trả lời phụ thuộc vào loại công việc. Với các ngành cần sáng tạo và cộng tác, văn phòng mở giúp năng suất cao hơn nhờ giao tiếp thuận tiện. Nhưng với công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc bảo mật, năng suất có thể bị giảm nếu không có giải pháp bổ trợ.
5. Văn phòng mở và văn phòng đóng – mô hình nào tốt hơn?
Không có mô hình “tốt nhất” cho mọi doanh nghiệp. Văn phòng mở linh hoạt, tiết kiệm, khuyến khích teamwork; trong khi văn phòng đóng đảm bảo tập trung và bảo mật. Nhiều công ty hiện nay chọn mô hình kết hợp (hybrid office) để tận dụng ưu điểm của cả hai.
Kết luận
Văn phòng mở không chỉ là một cách bố trí không gian làm việc, mà còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp hiện đại: cởi mở, linh hoạt và khuyến khích sự hợp tác. Tuy nhiên, mô hình này không phải “chìa khóa vạn năng” cho mọi công ty. Điểm mấu chốt là doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc thù công việc, quy mô nhân sự và mục tiêu phát triển để lựa chọn mô hình phù hợp – dù là thiết kế văn phòng không gian mở, văn phòng đóng hay mô hình kết hợp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp văn phòng hiện đại, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn tối ưu hiệu quả làm việc, G Office có thể đồng hành cùng bạn với nhiều lựa chọn: từ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ cho đến chỗ ngồi làm việc.
