Quản trị văn phòng là gì? Làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng?

Một doanh nghiệp hoặc tổ chức muốn vận hành bộ máy tổ chức một cách trơn chu phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận quản trị văn phòng. Vậy bộ phận quản trị văn phòng là gì? Vì sao bộ phận này có vai trò quan trọng đến thế? Cùng tìm hiểu nhé!

Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là quá trình giám sát các hoạt động hàng ngày của một văn phòng hay một doanh nghiệp. Nhiệm vụ quản trị thường là trách nhiệm của một quản trị viên hoặc người quản lý văn phòng. Tùy thuộc vào cấu trúc hoạt động chung của tổ chức và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động nói chung, trách nhiệm của người quản lý hoặc quản trị viên văn phòng có thể tập trung vào một vài nhiệm vụ cốt lõi hoặc liên quan đến việc quản lý một loạt các chức năng.

Nhiệm vụ của quản trị văn phòng 

• Một trong những nhiệm vụ cốt lõi gắn liền với quản trị văn phòng là quản lý nhân viên gắn liền với văn phòng. Thông thường, các quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm giám sát nhân viên văn phòng, đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có các nguồn lực cần thiết để thực hiện thành thạo các nhiệm vụ được giao của mình. Quản trị viên cũng có chức năng như người gỡ rối, hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên khi phát sinh các tình huống bất thường trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ được giao. 
• Không có gì lạ khi các nhà quản trị chịu trách nhiệm thực hiện đánh giá nhân viên định kỳ, đề xuất tăng lương, cung cấp cho nhân viên chương trình đào tạo bổ sung hoặc đào tạo chéo như một phương tiện hỗ trợ những nhân viên đó cải thiện mối quan hệ của họ với người sử dụng lao động.
• Cùng với việc quản lý và hỗ trợ nhân viên, vị trí quản trị văn phòng cũng liên quan đến việc đảm bảo rằng văn phòng luôn có các nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả. Điều này liên quan đến việc phối hợp sửa chữa bất kỳ thiết bị văn phòng nào bị trục trặc, hoặc chuẩn bị và gửi yêu cầu về thiết bị mới khi cần thiết. 
• Quản trị viên văn phòng thường được giao nhiệm vụ quản lý việc sử dụng các vật dụng văn phòng như giấy, dụng cụ viết, mực máy in và các vật dụng khác thường xuyên sử dụng xung quanh văn phòng. Quản trị viên văn phòng luôn cố gắng giữ cho văn phòng hoạt động trong phạm vi ngân sách được giao và thường có một số đầu vào trong việc lập kế hoạch ngân sách cho các kỳ kế toán sắp tới.

Nhân viên quản trị văn phòng

Như tên của vị trí này cho thấy, quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm đảm bảo môi trường văn phòng chạy hiệu quả. Điều này có nghĩa là phối hợp nhiều nhiệm vụ diễn ra ở hậu trường cũng như đóng vai trò hỗ trợ chung cho những người làm việc trong văn phòng. Các nhà quản trị văn phòng giỏi hiểu các mục tiêu của công ty và làm việc để hỗ trợ các chức năng kinh doanh chính giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đó. 

Bởi vì công việc của quản trị viên văn phòng rất đa dạng, những người làm việc ở những vị trí này phải thoải mái như nhau khi làm việc trên máy tính, làm việc sau hậu trường, chào hỏi cả nhà tuyển dụng và khách hàng khi giao tiếp trực tiếp. 

Quản trị viên văn phòng giỏi thường là những người có tính cách thân thiện, hướng ngoại và có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc.

Quản trị viên văn phòng là làm gì?

Một quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ khác nhau, mặc dù các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các công ty. Về cốt lõi, công việc yêu cầu một người thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư để giữ cho công ty hoạt động hiệu quả. Người quản trị thường đứng đầu chuỗi các nhân viên hành chính và giám sát họ để đảm bảo các công việc được thực hiện một cách chính xác. Bản mô tả công việc rộng cũng có thể bao gồm mọi thứ từ sắp xếp hồ sơ đến sắp xếp việc đi lại cho giám đốc điều hành doanh nghiệp cũng như lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp để đảm bảo không có các đặt phòng trùng lặp.

Các quản trị viên văn phòng làm việc với công chúng thường chịu trách nhiệm trả lời nhiều đường dây điện thoại và xử lý cả những khách hàng đến qua cửa trước. Điều này bao gồm kết nối cuộc gọi điện thoại với một số tiện ích mở rộng nhất định, nhận tin nhắn cho những người không có mặt tại văn phòng, hướng khách hàng đến văn phòng hoặc phòng hội nghị thích hợp, trả lời câu hỏi và duy trì phong thái chuyên nghiệp và dễ chịu ngay cả trong những tình huống căng thẳng.

Đằng sau hậu trường, quản trị viên văn phòng phải thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư. Điều này bao gồm trả lời email hoặc tin nhắn tức thì, chuẩn bị thư, bản ghi nhớ hoặc bản trình bày và xử lý ngân sách, bao gồm lập hóa đơn và theo dõi các khoản phải thu. Các quản trị viên văn phòng cũng phải mua đồ dùng văn phòng khi cần thiết và thậm chí có thể chịu trách nhiệm mua thiết bị và đồ đạc mới cho tòa nhà.

Các điều kiện cần thiết để trở thành quản trị viên văn phòng

• Bạn có thể không cần học đại học để trở thành quản trị viên văn phòng. Tuy nhiên, người quản lý được đào tạo chuyên môn sẽ có nhiều lợi thế hơn. Các văn phòng lớn hơn cũng có thể yêu cầu quản trị viên của họ phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực này bằng cách làm việc cho các công ty nhỏ hơn trước đó. Các trình độ khác bao gồm khả năng làm việc với nhiều loại ứng dụng phần mềm khác nhau, với các loại khác nhau tùy thuộc vào những gì văn phòng sử dụng.
• Những người làm việc văn phòng phải là những người có tổ chức cao, những người biết cách làm việc trong những môi trường có nhịp độ nhanh và đôi khi rất căng thẳng. Các kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và sự sẵn sàng học các nhiệm vụ mới với thông báo ngắn cũng rất quan trọng. 
• Nhiều quản trị viên văn phòng, đặc biệt là những người làm việc trong các môi trường như văn phòng y tế hoặc luật, luôn nắm rõ thông tin bí mật. Vì lý do này, đòi hỏi người làm công việc phải đáng tin cậy và biết cách bảo mật thông tin.

Tùy thuộc vào phạm vi quản lý văn phòng liên quan, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu quản trị viên phải có ít nhất hai năm bằng cấp của một cơ sở giáo dục được công nhận, với bằng đó trong lĩnh vực liên quan đến chức năng chung của doanh nghiệp. Với môi trường văn phòng phức tạp hơn, quản trị viên có thể được yêu cầu có bằng cấp bốn năm trong một khóa học phù hợp. 

Nhiều công ty thích thăng chức từ bên trong, có nghĩa là ai đó bắt đầu làm việc ở vị trí cấp thấp nhất, chẳng hạn như những sinh viên mới ra trường có thể nhận được khóa đào tạo cần thiết để trở thành một phần của quản trị văn phòng. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động thường hỗ trợ người lao động cơ hội để nâng cao trình độ học vấn của họ, cả thông qua việc cung cấp hỗ trợ để có được bằng cấp và với một số loại chương trình cố vấn về công việc.

Làm thế nào để trở thành một quản trị viên văn phòng giỏi?

Như với bất kỳ công việc nào, có những điều bạn có thể làm để trở thành một nhà quản trị văn phòng giỏi. Mặc dù, bạn có thể làm công việc với bằng tốt nghiệp trung học, nhưng nếu bạn muốn có cơ hội lớn hơn tại các văn phòng lớn hơn, hãy cân nhắc lấy bằng cao đẳng hoặc bằng cử nhân. Dù bất kỳ loại bằng cấp nào đều chứng tỏ bạn có kỷ luật, nhưng tập trung vào quản trị kinh doanh sẽ giúp bạn có được kiến ​​thức cần thiết để hoàn thành xuất sắc công việc của mình.

Một cách khác để bạn có thể làm tốt hơn công việc của mình là học cách sử dụng càng nhiều ứng dụng phần mềm càng tốt. Trong khi, nhiều công ty vẫn chỉ dựa vào phần mềm của Microsoft, những công ty khác đang chuyển sang sử dụng các ứng dụng dựa trên đám mây hoặc các sản phẩm của Apple. Bạn càng biết nhiều cách vận hành các chương trình này, thì lựa chọn của bạn càng đa dạng cho công việc.

Hãy tập trung vào việc cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản của bạn! Cân nhắc tham gia các khóa học thuyết trình trước đám đông hoặc các khóa học kỹ năng viết sẽ giúp bạn cải thiện cách bạn giao tiếp với các cá nhân. 

Ngoài việc cải thiện giao tiếp, hãy cân nhắc tham gia các lớp học về lập ngân sách và thậm chí là điều phối sự kiện, tất cả đều có thể cải thiện cách bạn giúp điều hành các nhu cầu quản trị của công ty.

Cuối cùng, hãy học cách ứng phó với tình huống bất ngờ xảy ra. Cho dù bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng cho công việc như thế nào, thì điều bất ngờ sẽ xuất hiện theo thời gian. Khi kế hoạch bị hủy, chuyến bay thay đổi hoặc những điều khác xảy ra đang bay, bạn sẽ chỉ có vài phút hoặc vài giờ để mọi thứ trở lại đúng hướng. Bạn càng giải quyết vấn đề tốt hơn trong thời gian ngắn, bạn càng trở nên quan trọng hơn đối với bất kỳ công ty nào bạn làm việc.

Cơ hội việc làm cho sinh viên học quản trị văn phòng ra trường làm gì?

Hiện tại, có rất nhiều cơ hội việc làm của các sinh viên học quản trị văn phòng ra trường, các bạn có thể xin vào bộ phận quản trị văn phòng của các doanh nghiệp, vị trí quản trị văn phòng tại các hệ thống cho thuê văn phòng,...

Dịch vụ cho thuê văn phòng đang ngày càng phát triển và vị trí không thể thiếu tại các văn phòng cho thuê là các nhân viên quản trị văn phòng, đặc biệt là tại các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng hiện đại như: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ,...khi những dịch vụ này sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn phần việc quản trị văn phòng cho các doanh nghiệp thuê văn phòng của họ. Nhờ đó mở ra nhiều cơ hội việc làm hơn cho các bạn sinh viên lựa chọn học ngành quản trị văn phòng này.

Hy vọng những gì G Office cung cấp trong bài viết này sẽ giúp ích cho những bạn trẻ đang có hứng thú với ngành quản trị văn phòng này và đang bâng khuâng không biết học quản trị văn phòng ra làm gì, cũng như những bạn đang làm việc tại vị trí này sẽ có được cái nhìn rõ nét hơn về ngành. Từ đó có được những định hướng đúng đắn cho bản thân.

Bài viết liên quan:

Khái niệm văn phòng là gì? Chức năng và tầm quan trọng của văn phòng

Kiểm toán là gì? Tìm hiểu về kiểm toán nội bộ và kiểm toán bên ngoài