Phân tích SWOT là gì? Hướng dẫn cách thực hiện phân tích SWOT

Phân tích SWOT là một cách để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa. Bạn có thể thực hiện phân tích này cho một sản phẩm, nhóm, tổ chức, ban lãnh đạo hoặc các tổ chức khác. Phân tích SWOT được sử dụng trong nhiều môi trường kinh doanh để hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch cho tương lai.

Trong bài viết này, G Office sẽ cùng bạn thảo luận chi tiết hơn về phân tích SWOT, tại sao chúng được sử dụng và cách thực hiện phân tích SWOT. Ngoài ra, chúng ta cũng sẽ thảo luận về các cách bạn có thể sử dụng kiến ​​thức của mình về phân tích SWOT trong quá trình tuyển dụng khi bạn đang tìm kiếm công việc mới.

Phân tích SWOT là gì?

Phân tích SWOT là một công cụ bạn có thể sử dụng cho cả cá nhân và tại nơi làm việc để đánh giá và đưa ra quyết định về một chủ đề cụ thể. Trong phân tích này, bạn sẽ điều tra cả các yếu tố bên trong và bên ngoài. 

• Yếu tố bên trong là những yếu tố tích cực (điểm mạnh) hoặc tiêu cực (điểm yếu) tồn tại trong tổ chức của bạn và có thể bị thay đổi hoặc ảnh hưởng theo một cách nào đó. 
• Các yếu tố bên ngoài là các yếu tố tích cực (cơ hội) hoặc tiêu cực (mối đe dọa) tồn tại bên ngoài đối tượng mà bạn đang đánh giá và không thể thay đổi hoặc bị ảnh hưởng bởi bạn hoặc tổ chức của bạn theo bất kỳ cách nào.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng lĩnh vực sau:

Điểm mạnh

Trong bản phân tích điểm mạnh của bạn nên ghi lại các thuộc tính tích cực, nội tại của tổ chức, cá nhân, sản phẩm hoặc thực thể khác mà bạn đang đánh giá. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi để hiểu điểm mạnh là:

• Những phẩm chất tích cực của bạn là gì?
• Bạn đã đạt được những thành tựu gì?
• Điều gì giúp bạn hoàn thành mục tiêu?
• Bạn có những nguồn nào?
• Chuyên môn của bạn là gì?
• Điều gì khiến bạn khác biệt với những người khác?

Những điểm yếu

Phân tích điểm yếu của bạn sẽ nắm bắt tất cả các lĩnh vực cải tiến nội bộ hoặc các lỗ hổng tồn tại trong đối tượng bạn đang đánh giá. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi để hiểu điểm yếu là:

• Về mặt nội bộ, điều gì gây khó khăn cho việc đạt được mục tiêu?
• Các lĩnh vực của bạn cần cải thiện là gì?
• Bạn đang thiếu gì (tài nguyên, công nghệ, con người, v.v.)?
• Bạn cần gì để đạt được các mục tiêu dài hạn?

Những cơ hội

Phần cơ hội của bạn nên liệt kê tất cả các cơ hội bên ngoài có liên quan đến chủ đề của bạn. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi để hiểu cơ hội là:

• Sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin nào phổ biến với khán giả của bạn?
• Có những nguồn lực bên ngoài nào bạn có thể sử dụng để đạt được mục tiêu không?
• Bạn có thể hưởng lợi từ bất kỳ xu hướng kinh tế hoặc thị trường hiện tại nào không?
• Công nghệ nào sẽ phổ biến trong thời gian tới?
• Làm thế nào để các bên liên quan xem thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn?

Các mối đe dọa

Phần các mối đe dọa của bạn nên bao gồm tất cả các mối đe dọa bên ngoài có thể có ảnh hưởng tiêu cực đến đối tượng của bạn. Một số câu hỏi bạn có thể hỏi để hiểu các mối đe dọa là:

• Sức khỏe thị trường được dự báo là xấu hay hỗn loạn?
• Thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không còn cần thiết nữa?
• Đối thủ cạnh tranh có lợi thế nhất định so với bạn?
• Đối tượng, ngành hoặc thị trường của bạn nhìn nhận công ty của bạn như thế nào?
• Điều gì có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro?
• Có những đối thủ cạnh tranh mới tiềm năng ở phía trước không?

Tại sao bạn cần phân tích SWOT?

Phân tích SWOT được sử dụng để có thêm thông tin về tất cả các khía cạnh của một vấn đề, nhóm, cá nhân hoặc thực thể khác. Những đánh giá này được sử dụng trong nhiều doanh nghiệp trong hầu hết mọi ngành, cũng như cá nhân cho các cá nhân để đánh giá sự tiến bộ của họ đối với các mục tiêu nhất định. Nhiều người sử dụng phân tích SWOT trước khi đặt mục tiêu cho đội hoặc tổ chức để đảm bảo rằng họ đang làm việc hướng tới các mốc quan trọng phù hợp.

Những kiểu đánh giá này có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về thời điểm phân tích SWOT sẽ có lợi:

• Khi quyết định thuê mới;
• Khi thiết kế một sản phẩm mới;
• Khi xem xét hoạt động của một đội hoặc nhóm;
• Khi xem xét hiệu suất của một cá nhân;
• Khi đánh giá đối tượng hoặc thị trường;
• Khi phân tích một sản phẩm để cải tiến;
• Khi phân tích một quy trình về sự kém hiệu quả;
• Khi quyết định nơi hoặc cách tập trung nguồn lực;
• Khi xác định hiệu quả cá nhân của bạn trong một vai trò;
• Khi xác định điểm mạnh của bạn cho một vai trò mới.

Hướng dẫn cách thực hiện phân tích SWOT

Mặc dù có một số cách bạn có thể thực hiện phân tích SWOT, nhưng đây là một số bước cần thiết bạn có thể thực hiện:

1. Xác định rõ chủ đề bạn đang phân tích 

Cho dù đó là tiến độ hướng tới một mục tiêu cụ thể, hiệu suất của nhóm hay một câu hỏi cụ thể về sản phẩm hoặc thị trường, hãy xác định rõ chủ đề bạn muốn phân tích. Điều này sẽ giúp bạn có được những hiểu biết rõ ràng hơn, từ đó có được đánh giá tổng thể tốt hơn. Dưới đây là một số đối tượng ví dụ để phân tích:

• Thành tích tháng 1 của đội ngũ bán hàng nội bộ;
• Sự sẵn sàng của cá nhân để có được một công việc trợ lý điều hành;
• Đánh giá chiến lược tiếp thị truyền thông xã hội.

2. Vẽ ma trận SWOT

Để thực hiện phân tích SWOT, hãy tạo một ma trận hình vuông lớn, được chia thành bốn hình vuông nhỏ bên trong nó. 

• Trong ô vuông trên cùng bên phải, bạn sẽ ghi lại các điểm mạnh. 
• Trong ô vuông trên cùng bên trái, bạn sẽ ghi lại những điểm yếu. 
• Trong ô vuông dưới cùng bên phải, bạn sẽ ghi lại các cơ hội. 
• Trong ô vuông dưới cùng bên trái, bạn sẽ ghi lại các mối đe dọa.

Nếu bạn đang thực hiện SWOT cá nhân, vui lòng vẽ nó trên sổ ghi chú hoặc làm việc trong tài liệu hoặc bảng tính trực tuyến. Nếu bạn đang thực hiện SWOT với một nhóm, có thể hữu ích nếu bạn vẽ ma trận trên bảng trắng hoặc chiếu SWOT để mọi người có thể xem và đóng góp. Bạn cũng có thể bỏ qua khuôn khổ nếu bạn cảm thấy đơn giản là viết chúng theo thứ tự trên một tài liệu sẽ dễ dàng hơn.

1. Làm việc qua từng ô vuông. 

Hãy dành thời gian làm việc qua từng ô vuông xem xét điểm mạnh bên trong, điểm yếu bên trong, cơ hội bên ngoài và mối đe dọa bên ngoài. Nếu bạn đang thực hiện bài tập này với một nhóm, có thể hữu ích nếu mọi người tham gia. Điều này sẽ mang lại nhiều quan điểm khác nhau để giúp cung cấp hiểu biết toàn diện hơn về SWOT.

2.Rút ra kết luận và những điểm cần lưu ý

Sau khi hoàn thành ô vuông, hãy dành thời gian để hiểu thông tin được ghi lại giúp cung cấp thông tin cho phân tích của bạn như thế nào.

Ví dụ: 

• Nếu bạn đang thực hiện SWOT đối với một ứng viên xin việc, liệu họ có phù hợp không?
• Những phẩm chất tích cực của họ có giúp lấp đầy khoảng trống kỹ năng chính tại công ty không? 
• Các điểm yếu hoặc các mối đe dọa có thể được khắc phục không?

Sau khi hoàn thành SWOT, có thể hữu ích nếu bạn truy cập lại sau một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ: 

Nếu SWOT của bạn tiết lộ những điểm yếu nhất định mà bạn đang nỗ lực cải thiện để được thăng chức, bạn có thể xem lại SWOT của mình sau khi làm việc trên những lĩnh vực đó. Điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của bạn đã thay đổi như thế nào sau khi hướng tới những mục tiêu nhất định.

Ví dụ về phân tích SWOT

Đây là một ví dụ về phân tích SWOT đã hoàn thành bằng cách sử dụng một trong các ví dụ của chúng tôi ở trên.

Phân tích SWOT: Chiến lược Tiếp thị Truyền thông Xã hội

Điểm mạnh:

• Quy trình mua sắm mới giúp tăng tốc đầu ra.
• Nhóm hoạt động năng động giúp cộng tác dễ dàng.
• Thế mạnh của ứng viên đa dạng cho phép kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực chuyên môn.

Những điểm yếu:

• Nhiều người có trách nhiệm giống nhau hoặc chồng chéo.
• Nhiều mục tiêu đội khác nhau.
• Khó nghiên cứu thị trường.

Những cơ hội:

• Phân tích thời gian thực của nền tảng cho phép thay đổi chiến lược nhanh chóng.
• Khán giả quan tâm đến nội dung video.
• Xu hướng thị trường cho thấy một số nền tảng nhất định phổ biến hơn các nền tảng khác.

Các mối đe dọa:

• Đối thủ cạnh tranh chính có nhận thức về thương hiệu tốt hơn.
• Các sản phẩm tương tự khác đang được giới thiệu ra thị trường.
• Khoảng thời gian chú ý của khán giả ngày càng ngắn.

Nhìn chung, các phân tích ma trận SWOT có thể hữu ích để đánh giá một chủ đề nhất định. Bạn có thể muốn hiểu rõ hơn về điều gì đó một cách đơn giản hoặc bạn cũng có thể tạo các mục hành động từ kết quả phân tích SWOT của mình. Ví dụ: bạn có thể thấy rằng có một số điểm yếu bên trong có thể dễ dàng sửa chữa. Từ đó, bạn có thể lập mục tiêu cá nhân hoặc nhóm để khắc phục những điểm yếu đó.