Những điều doanh nghiệp cần làm khi chuyển văn phòng làm việc mới

Việc chuyển văn phòng làm việc mới của một doanh nghiệp đó là điều không hề dễ dàng, những việc bạn cần làm để quá trình chuyển đổi địa điểm diễn ra suôn sẻ sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với việc bạn chuyển nhà hay chuyển phòng trọ. Lập kế hoạch, phối hợp và giao tiếp là những từ khóa quan trọng nhất trong suốt quá trình này. Hãy nghĩ đến các cơ sở CNTT, phải thông báo thay đổi địa chỉ, thiết kế nội thất văn phòng và có lẽ bạn thậm chí đã muốn lên kế hoạch cho một bữa tiệc khai trương. Chúng ta hãy cùng xem xét những điều mà doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị trong nội dung sau đây nhé!

Bước tiếp theo doanh nghiệp cần làm sau khi đã tìm được văn phòng làm việc mới

Sau khi ký hợp đồng thuê văn phòng làm việc mới, tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu ngay lập tức lên kế hoạch trước để tránh căng thẳng về thời gian trong quá trình chuyển đổi địa điểm. Bắt đầu bằng cách phân chia tốt các nhiệm vụ. 

• Đầu mối liên hệ giữa các đồng nghiệp của bạn là ai? 
• Anh ấy hay cô ấy cũng là đầu mối liên hệ của các bên ngoài phải không? 

Đây có thể là nhiệm vụ dành cho người quản trị văn phòng, người quản lý cơ sở hoặc người có thể chịu trách nhiệm. Người này phải có khả năng lập kế hoạch tốt và theo dõi mọi việc.

Sau đó, một nhóm người có thể được chỉ định làm đội ngũ sẽ tham gia trực tiếp trong quá trình di dời địa điểm. Nhóm nhân viên này sẽ giúp người quản lý trong suốt quá trình và sẽ chịu trách nhiệm một phần để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. In kế hoạch di dời này và phân phát chúng cho các thành viên đã được chỉ định có thể là một ý tưởng hay. Nó cũng tạo nền tảng vững chắc cho quá trình di chuyển. Điều quan trọng cần ghi nhớ là bạn cũng nên chọn ngay lập tức cho một ngày xác định cho việc chuyển đến văn phòng mới của mình. Để bạn có một ngày định sẵn để hướng tới.

Giảm hàng tồn kho và dự trữ vật liệu đóng gói

Hãy trao đổi với những nhân viên còn lại về những gì họ mong đợi! Nên chú ý hơn đến việc cất giữ đồ đạc và các vật dụng khác trong quá trình chuyển văn phòng. Bạn càng lưu trữ nhiều thứ để công ty chuyển đi, thì càng có nhiều thứ thực sự sẽ phải được vận chuyển từ A (không gian văn phòng cũ của bạn) sang B (văn phòng mới của bạn).

Ngoài ra, hãy mua trước vật liệu đóng gói để thỉnh thoảng khi có thời gian rảnh nhân viên có thể bắt đầu đóng gói một vài món đồ. Khi bạn mua những thứ này, bạn nên chú ý đến các kích cỡ khác nhau của vật liệu. Ví dụ: với các vật dụng nhỏ hơn, một số gói nhựa, xốp polystyrene và hộp là đủ. Nhưng đối với các vật dụng lớn hơn, chẳng hạn như bàn, ghế văn phòng và tủ cho không gian văn phòng của bạn, thì chắc chắn chúng ta không thể đóng thùng chúng rồi. Trong trường hợp này, bạn nên chọn những cuộn mút PE chống sốc để quấn quanh các vật dụng lớn, chúng có thể giúp bạn ngăn ngừa những thiệt hại không đáng có!

Kiểm tra chính sách bảo hiểm của bạn và ngăn chặn mọi bất ngờ ngoài ý muốn

Nói về thiệt hại, chúng ta đều chỉ là con người và như vậy, tai nạn và sự cố bất ngờ luôn có thể xảy ra. Do đó, bạn cần thiết liên hệ với công ty bảo hiểm của doanh nghiệp và hỏi xem liệu hợp đồng bảo hiểm của công ty bạn có bảo hiểm cho bất kỳ thiệt hại nào có thể phát sinh trong quá trình di dời hay không. Nếu bạn sử dụng một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp, bảo hiểm thường được bao gồm trong dịch vụ.

Cơ sở CNTT trong không gian văn phòng mới của bạn

Có lẽ bạn có một nhân viên kỹ thuật hoặc một quản trị viên mạng, người có thể thiết lập tất cả các thiết bị trong không gian văn phòng mới của bạn hoặc bạn có thể nhờ một bên bên ngoài để làm việc này. Dù bằng cách nào, nó phải được sắp xếp hoàn tất trước khi bạn có thể chuyển đến vị trí mới. Đường dây điện thoại, Wifi, cáp ethernet và các kết nối khác (Như kết nối máy pha cà phê hay lò vi sóng, nếu không bạn có thể gặp rắc rối với đồng nghiệp của mình).

Ngoài ra, hãy kiểm tra xem điện thoại di động của bạn có bắt sóng tốt trong không gian văn phòng hay không. Các hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp khó  khăn nếu sóng mạng điện thoại chập chờn, do đó, tốt hơn là bạn nên kiểm tra lại xem nó có hoạt động hay không và tìm giải pháp xử lý trước khi chuyển đến!

Xem xét việc thuê một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp (hoặc không)

Hầu hết các công ty (lớn) sử dụng một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp để lo phần lớn nhất của việc chuyển đến một không gian văn phòng mới. Lý do chính là những công ty này đã có nhiều kinh nghiệm vận chuyển đồ đạc các loại nên sẽ giúp quá trình chuyển nhà diễn ra suôn sẻ nhất. Ngoài ra, họ có thể đưa ra lời khuyên và hỗ trợ cho bạn về các câu hỏi liên quan đến chuyển công ty. Tùy chọn này đắt hơn nhưng tuy nhiên, nó giúp bạn giảm bớt sự lo lắng và có lẽ quan trọng nhất là: tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Như đã nói ở trên, chọn thuê đơn vị chuyển nhà chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, nếu bạn quyết định cho chuyển doanh nghiệp của mình. Bởi khi thuê một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp, doanh nghiệp của bạn cũng có thể không phải dừng các hoạt động công việc thường ngày. Lựa chọn này sẽ có một số nhược điểm. Một trong những nhược điểm đó là các công ty chuyển nhà thường yêu cầu phụ thu vào cuối tuần. 

Ví dụ: phụ phí có thể cao tới 25% thêm vào thứ Bảy và thêm tới 75% vào Chủ nhật. Do đó, bạn sẽ phải cân nhắc giữa ưu và nhược điểm của việc có nên sử dụng một công ty chuyển nhà chuyên nghiệp hay không.

Chủ động gửi tin nhắn thông báo thay đổi địa chỉ

Hãy chủ động thông báo cho mọi người rằng doanh nghiệp bạn đã thay đổi địa điểm văn phòng là rất quan trọng. Bất kể công ty của bạn phục vụ thị trường C2C hay thị trường B2B, mọi người và công ty phải có thể tìm và liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Như vậy, việc viết các thông báo địa chỉ thay đổi là rất tốt. 

Thông báo này cung cấp cho các công ty đối tác, nhà cung cấp và khách hàng của bạn thông tin chi tiết chính xác về địa điểm mới của bạn. Bằng cách này, không có bất ngờ khó chịu nào khi họ có nhu cầu liên hệ hoặc đến trực tiếp văn phòng của doanh nghiệp bạn. Những kinh nghiệm trong quá khứ G Office đút kết được rằng phải mất khá nhiều thời gian trước khi mọi người nhận thức được địa chỉ mới của một văn phòng. Hãy cố gắng kiên nhẫn!

Bản tóm tắt về tất cả các công cụ giao tiếp bạn có thể sử dụng:

• Thông báo cho tất cả các liên hệ kinh doanh thường xuyên, chẳng hạn như ngân hàng, cơ quan thuế, công ty bảo hiểm, đối tác, khách hàng,...
• Cập nhật chữ ký email của nhân viên;
• Thay đổi vị trí của công ty bạn trên Google Maps;
• Cập nhật tất cả các quảng cáo hiện tại của bạn;
• Thay đổi địa chỉ trên trang web của bạn (và có thể thêm thông báo trên trang web rằng bạn đã chuyển đi);
• Điều chỉnh các thư mục, tài liệu quảng cáo, bao bì, phong bì, hàng hóa và các đối tượng khác mà địa chỉ được đề cập.

Không gian văn phòng mới, thiết kế nội thất văn phòng mới

Bên cạnh việc cho mọi người biết rằng bạn đã chuyển đến một địa chỉ doanh nghiệp mới thì việc nghĩ đến thiết kế nội thất văn phòng mới cũng rất quan trọng. Hầu hết các công ty khi chuyển đến một không gian văn phòng mới, họ cũng lựa chọn thiết kế nội thất văn phòng mới. Khi chọn một thiết kế văn phòng hoàn toàn mới, có rất nhiều điều cần lưu ý.

Do việc trang bị nội thất văn phòng tốn nhiều thời gian và đòi hỏi kinh nghiệm chuyên môn, nên nhiều công ty chọn cách thuê bên ngoài. 

Ngoài ra, việc thiết kế một không gian văn phòng làm việc đẹp mắt còn là cách để doanh nghiệp của bạn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong lòng đối tác và khách hàng khi họ đến thăm. Đồng thời, tính thẩm mỹ và sắp xếp logic cũng ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên công ty. Nên đầu tư kỹ lưỡng cho khâu này là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, nó sẽ khiến doanh nghiệp của bạn phải chi một khoản ngân sách không hề nhỏ đấy.

Văn phòng trọn gói - Giải pháp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Hiện nay trên thế giới đang xuất hiện một xu hướng văn phòng cho thuê mới được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Đó chính là văn phòng trọn gói.

Khi doanh nghiệp của bạn chọn thuê loại hình văn phòng hiện đại này, bạn sẽ không cần phải lăn tăn về việc thiết kế nội thất văn phòng, mua sắm trang thiết bị hoặc di dời toàn bộ vật dụng ở văn phòng cũ đến nơi mới. Bởi vì, dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói đã cung cấp đầy đủ mọi thứ như:

• Bàn ghế, tủ hồ sơ;
• Hệ thống thông tin liên lạc: đường dây điện thoại, đường truyền internet, wifi,...
• Thiết bị in ấn: máy scan, máy photo, máy in,...
• Quầy pantry với đầy đủ nước khoáng, cafe và trà;
• Quần lễ tân với nhân viên lễ tân chuyên nghiệp luôn thường trực;
• Phòng họp, phòng phỏng vấn có sẵn các thiết bị công nghệ hỗ trợ liên quan;
• Sảnh đón tiếp khách thiết kế sang trọng và chuyên nghiệp;
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ như: nhân viên kỹ thuật, nhân viên vệ sinh, nhân viên bảo vệ,...

Như vậy, việc của đội ngũ công ty bạn chỉ là chuyển các hồ sơ và mang máy tính đến nơi làm việc, mọi thứ còn lại đã có đơn vị cho thuê văn phòng trọn gói lo. Thật tuyệt vời đúng không? Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc việc chuyển đến văn phòng mới, hãy cân nhắc sự lựa chọn này nhé!

Tại khu vực TP.HCM, G Office là một trong những đơn vị đi tiên phong và được đánh giá uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, văn phòng ảo và chỗ ngồi làm việc. Chúng tôi đã có hơn 14 năm hoạt động và phục vụ hàng nghìn doanh nghiệp cả trong và ngoài nước, vì vậy, doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể an tâm khi lựa chọn G Office là người bạn đồng hành đáng tin cậy. Liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn đầy đủ về thông tin dịch vụ bạn nhé!