NHỮNG CÁCH ĐỂ CÓ THỂ LÀM VIỆC THEO NHÓM THẬT HIỆU QUẢ

Làm việc nhóm là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong thời đại hiện nay. Chúng ta vẫn thường nghe đến câu “nếu bạn muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Nếu bạn muốn đi xa, hãy đi cùng nhau”. Điều đó cho thấy sức mạnh khi làm việc nhóm tốt sẽ mang lại hiệu quả lớn đến như thế nào.

Làm việc nhóm xuất hiện trong rất nhiều mặt của cuộc sống. Khi bạn đi phỏng vấn, khi bạn tham gia các cuộc họp đến cả khi bạn tham gia vào các dự án hoặc tổ chức các sự kiện.

Làm việc nhóm là một trong các kỹ năng quan trọng không những giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả mà còn hỗ trợ bạn rất nhiều trên con đường tiến đến thành công trong mọi lĩnh vực.

1. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc theo nhóm (trong tiếng Anh gọi là teamwork) được hiểu đơn giản là sự nỗ lực và cố gắng hợp tác cùng nhau làm việc của một nhóm người nhằm đạt được một mục tiêu nào đó.

Làm việc theo nhóm không chỉ đòi hỏi kỹ năng chuyên môn của từng thành viên đối với một lĩnh vực mà còn đòi hỏi cả những kỹ năng liên quan đến cảm xúc, thấu cảm, đưa ra quyết định,….Vậy nên khái niệm của kỹ năng làm việc nhóm còn có thể được hiểu là kỹ năng giải quyết nhiều vấn đề trong một nhóm nhằm giúp mỗi một cá nhân phát huy được hết tất cả các điểm mạnh, cải thiện những điểm yếu nhằm đạt được lợi ích lớn nhất trong công việc.

2. Những lợi ích khi làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm mang lại rất nhiều lợi ích có giá trị lâu dài và to lớn.

Làm việc theo nhóm có nghĩa là phải đặt lợi ích và mục tiêu chung của tập thể lên trước lợi ích và mục tiêu riêng của cá nhân. Khi làm việc theo nhóm, tất cả các thành viên đều phải đồng lòng hoàn thành công việc nhằm hướng đến kết quả cao nhất do nhóm đặt ra.

Mọi người trong nhóm có những điểm mạnh, điểm yếu và cả những tiềm năng riêng. Chính điều này sẽ tạo nên sự đa dạng cho nhóm và giúp nhóm có thể phát triển các ý tưởng công việc theo nhiều cách khác nhau. Tập thể sẽ giúp cho mỗi một cá nhân trong nhóm có cơ hội học hỏi, bổ sung và giúp nhau cùng tiến bộ. Trong trường hợp xảy ra sự cố thì mọi người trong nhóm cũng có thể giúp nhau khắc phục và nhanh chóng giải quyết các vấn đề hiệu quả hơn so với cá nhân.

3. Những cách giúp làm việc nhóm hiệu quả

Để làm việc nhóm hiệu quả đòi hỏi phải vận dụng rất nhiều kỹ năng lẫn đặt ra các nguyên tắc nhằm duy trì và phát triển nhóm.

Các nguyên tắc khi thành lập nhóm cần được áp dụng:

• Đặt ra quy định cụ thể cho nhóm (có thể bao gồm hình thức khen thưởng và phạt nếu thực hiện tốt hoặc sai quy định).
• Giới hạn số lượng thành viên tham gia nhóm tùy theo tính chất công việc (Nhóm quá đông thường sẽ không hiệu quả).
• Cần đặt ra những quy tắc cụ thể khi lựa chọn thành viên cho nhóm (Nếu lựa chọn thành viên không phù hợp có thể khiến nhóm gặp thất bại vì nhiều yếu tố).
• Thống nhất và hỏi ý kiến rõ ràng với các thành viên trong nhóm về vai trò và công việc đảm nhận của mỗi người (cần chọn ra 1 người lãnh đạo đối với nhóm nhỏ và ít nhất 2 người lãnh đạo đối với nhóm lớn).
• Luôn ghi chép lại những thông tin, trao đổi quan trọng khi họp nhóm và đánh giá kết quả thực hiện được trong những buổi họp tiếp theo.
• Khi có vấn đề xảy ra, nên ngồi lại cùng nhau giải quyết vấn đề dứt điểm.

Các kỹ năng cần áp dụng khi duy trì nhóm:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: xác định vấn đề đang tồn tại, hiểu  được vấn đề, phân tích vấn đề, đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề, thảo luận và giải quyết vấn đề,…
• Kỹ năng đưa ra quyết định: đòi hỏi kinh nghiệm, cái nhìn tổng quát về một vấn đề và tầm nhìn về những kết quả có thể xảy ra của vấn đề đó.
• Kỹ năng thấu cảm: thấu hiểu cảm xúc của người khác. Làm người khác cảm thấy được cảm thông và lắng nghe
• Kỹ năng giao tiếp: bao gồm kỹ năng giải thích vấn đề một cách chi tiết, lắng nghe và phản hồi, thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể, hỏi câu hỏi để làm rõ vấn đề,….

4. Kinh nghiệm làm việc nhóm

Để làm việc nhóm hiệu quả, dù là nhóm nhỏ hay nhóm lớn thì vai trò của người lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Người lãnh đạo là người sẽ dẫn dắt nhóm đi đến mục tiêu đã vạch ra, là người có tiếng nói giúp mọi người tập trung lúc đi sai đường, là người có thể thấu hiểu và giảng hòa khi bất đồng giữa những cái tôi cá nhân khác trỗi dậy.

Tuy nhiên, việc chọn người lãnh đạo cũng rất khó khăn. Đó không thể là người có tính cách bảo thủ hay quá cứng nhắc. Người lãnh đạo là người phải xây dựng được lòng tin nơi các thành viên khác nên họ phải là người biết lắng nghe, thấu hiểu và luôn tìm được giải pháp hợp lí khi giải quyết mọi vấn đề.

Khi làm việc nhóm, tất yếu sẽ có những vấn đề khác nhau xảy ra giữa con người và con người. Trong trường hợp vấn đề quá nghiêm trọng và không thể giải quyết thì có thể xem xét đến việc rã nhóm. Đôi khi chấp nhận thất bại cũng là một bài học kinh nghiệm cho mỗi cá nhân trong nhóm, giúp họ chuẩn bị tâm thế tốt hơn cho những lần hợp tác trong tương lai.

Tham khảo: wikijob, Carl Roger