Kỹ năng lắng nghe tốt tạo ra những nhà lãnh đạo giỏi

Có một sự khác biệt rất lớn giữa cơ hội nói lên tiếng nói của bạn và cơ hội được lắng nghe. Các nhà lãnh đạo từ giỏi đến vĩ đại hiểu rõ sự khác biệt này, tạo ra một nền văn hóa công sở mà ở đó mọi người có cơ hội được lắng nghe và cuối cùng là sự thật được lắng nghe.

Kỹ năng lắng nghe là một kỹ năng mà tất cả chúng ta đều muốn thấy ở các nhà lãnh đạo của mình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có rất ít trường hợp về các nhà lãnh đạo thể hiện điều đó.

Một ví dụ nổi bật trong nhóm thiểu số đó là Steve Mogford, Giám đốc điều hành của United Utilities. Ví dụ: Mogford bắt đầu chương trình “Thử thách CEO”, nơi nhân viên có thể gửi ý tưởng đổi mới của họ để giải quyết các vấn đề kinh doanh. Như ông mô tả, “Ý tưởng mới có thể đến từ nhiều nguồn, đó là lý do tại sao chúng tôi khuyến khích nó ở tất cả các cấp từ “Thử thách CEO” hàng năm của chúng tôi trước khi triển khai trên quy mô lớn hơn”.

Một nhà lãnh đạo có kỹ năng lắng nghe sẽ tạo ra mọi sự khác biệt tại các công ty. Ví dụ: với đặc điểm lãnh đạo này, họ tạo ra mối quan hệ tốt với nhân viên, truyền cảm hứng cho lòng trung thành với thương hiệu hơn, khuyến khích nhân viên tham gia và đổi mới hơn nữa, đồng thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.

Đáng buồn thay, dường như có quá ít nhà lãnh đạo sở hữu kỹ năng lắng nghe này. Một cuộc khảo sát của LinkedIn với 14.000 người lao động cho thấy chỉ 8% coi lãnh đạo của họ là những người biết lắng nghe và giao tiếp tuyệt vời.

Trong bài viết này, G Office sẽ giúp bạn khám phá một số vấn đề về chủ đề thú vị này:

• Tại sao các nhà lãnh đạo cần phát triển kỹ năng lắng nghe của họ?
• Các dấu hiệu cho thấy bạn là người lắng nghe tốt hay không tốt
• Ví dụ về cách bạn có thể trở nên tốt hơn

Kỹ năng lắng nghe là gì?

Lắng nghe là một kỹ năng mềm không chỉ đơn giản là nghe những âm thanh xung quanh bạn. Thực tế thì hầu hết mọi người trong chúng ta ai cũng có thể nghe được. Cần một kỹ năng khác để thực sự lắng nghe. Lắng nghe không chỉ có nghĩa là nghe một âm thanh mà còn cố gắng phân tích ý nghĩa của nó. Nói một cách khác, thính giác là một giác quan, trong khi lắng nghe là một kỹ năng. Lắng nghe ảnh hưởng đến não khác với thính giác vì nó thu hút các bộ phận khác nhau của tâm trí và đòi hỏi sự chú ý hoàn toàn của một người.

Tại sao các nhà lãnh đạo cần có kỹ năng lắng nghe?

• Xây dựng các mối quan hệ bền chặt: Cho dù bạn chủ yếu làm việc với nhân viên hay khách hàng, lắng nghe là cách bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt và sôi nổi với những người khác.
• Giúp bạn trở thành một nhà lãnh đạo linh hoạt: Bằng cách lắng nghe người khác, bạn học được phong cách lãnh đạo mà bạn cần áp dụng để có thể thúc đẩy hoặc truyền cảm hứng cho ai đó.
• Làm cho khách hàng hạnh phúc hơn: Tất cả chúng ta đều đã từng rơi vào tình huống có cảm giác như bộ phận dịch vụ khách hàng của một sản phẩm hay dịch vụ chúng ta sử dụng không lắng nghe những lo lắng của chúng ta. Sử dụng kỹ năng mềm là lắng nghe có nghĩa là hiểu vấn đề của khách hàng và mong muốn giải quyết chúng. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng được cải thiện.
• Tạo ra một nền văn hóa lắng nghe: Khi nhân viên thấy bạn sử dụng kỹ năng lắng nghe, họ sẽ cảm thấy được truyền cảm hứng để giao tiếp với nhau. Nó tạo ra sự giao tiếp cởi mở hơn, trở thành một chiến lược quản lý xung đột một cách hiệu quả.
• Dẫn đến sự lựa chọn tốt hơn: Lắng nghe có thể tạo ra một môi trường làm việc an toàn hơn. Bạn tránh được những sai lầm và vấn đề có thể xảy ra vì bạn đang lắng nghe những lo ngại trước khi chúng xuất hiện. Lắng nghe cũng giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
• Tạo ra nhiều sự đồng cảm hơn: Là một người biết lắng nghe có nghĩa là muốn hiểu mọi người đến từ đâu. Bạn tưởng tượng mình ở vị trí của họ trước khi phản ứng với những gì họ nói. Điều này tạo ra bầu không khí đồng cảm cho nhóm của bạn.

Tất cả những lợi ích này dẫn đến tác động tích cực đến một doanh nghiệp. Khi các nhà lãnh đạo cho thấy họ có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, mọi người muốn làm việc cho một công ty nổi tiếng với văn hóa chào đón. Khi các tổ chức phát triển quan điểm hướng tới dịch vụ này, họ sẽ thấy các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo hơn cùng với xếp hạng cao giữa nhân viên và khách hàng.

Dấu hiệu cho thấy bạn là người có kỹ năng lắng nghe tốt so với người khác

Người có kỹ năng lắng nghe tốt có nghĩa là:

• Mọi người muốn nói chuyện với bạn về vấn đề của họ.
• Bạn được biết đến là người có tinh thần cởi mở.
• Dành thời gian để lắng nghe mọi người không phải là một vấn đề.
• Bạn không nghĩ đến chương trình làm việc khi trò chuyện.
• Sự gián đoạn không xảy ra khi người kia đang nói.

Người có kỹ năng lắng nghe kém có những đặc điểm sau:

• Ấn tượng đầu tiên là điều rất khó để bạn bỏ qua.
• Câu trả lời của bạn thiếu suy nghĩ và tế nhị.
• Bạn thường đi đến kết luận.
• Thực tế của bạn không cho phép bạn có một góc nhìn khác.
• Bạn quá tập trung vào thế giới quan và tự cho mình là trung tâm.
• Thường xuyên muốn nói về bản thân mình.

Cách trở thành một người biết lắng nghe và thấu hiểu 

1. Thực hành lắng nghe chủ động

Một kiểu lắng nghe mà tất cả các nhà lãnh đạo nên thử là lắng nghe tích cực. Đây là kiểu lắng nghe tạo sự gắn kết cho cả hai bên. Người lắng nghe tích cực truyền đạt sự hiểu biết và thể hiện giá trị đối với ý kiến ​​của bên kia. Bằng cách tích cực lắng nghe, bạn có thể giải quyết xung đột, thể hiện sự tin tưởng cao hơn và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

Ví dụ: Minh thực hành lắng nghe tích cực khi thảo luận về một vấn đề lặp lại với Linh. Khi cô ấy nói, anh ấy giao tiếp bằng mắt và gật đầu để thể hiện rằng anh ấy hiểu quan điểm của cô ấy. Ngoài ra, Minh giải thích lại cho cô ấy những gì anh ấy đang nghe Linh nói. Bằng cách này, không có gì bị mất trong bản dịch khi họ cộng tác với nhau để ngăn sự cố xảy ra lần nữa.

2. Thông báo và hiển thị các quan điểm phi ngôn ngữ

Giao tiếp là chìa khóa để hiểu nhau, nhưng phần lớn việc lắng nghe liên quan đến việc chú ý những gì không được nói. Chú ý đến các tín hiệu phi ngôn ngữ của người kia. Họ có đang giao tiếp bằng mắt không? Họ đang làm gì với bàn tay của họ? Chỉ cần chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của một người có thể tiết lộ nhiều hơn về suy nghĩ và cảm xúc của họ.

Ví dụ: Trong một buổi đánh giá hiệu suất, Nga nhận thấy Quân sẽ không giao tiếp bằng mắt, mặc dù anh ấy nói rằng mọi thứ đều ổn. Nhận thấy điều này có thể cho thấy anh ấy không muốn nói về một vấn đề nào đó, Nga hỏi anh ấy rằng anh ấy cảm thấy thế nào khi không đạt được mục tiêu bán hàng trong quý. Điều này cho Quân cơ hội để thảo luận về cảm xúc của mình và cởi mở hơn về vấn đề này. Đó cũng là một cách để Nga có thêm thông tin về vấn đề để có thể giúp giải quyết.

3. Đặt câu hỏi hữu ích

Đảm bảo bạn hiểu ý nghĩa đằng sau một cuộc trò chuyện bằng cách đặt những câu hỏi hay. Điều này giúp bạn đi sâu hơn vào những vấn đề xung quanh vấn đề. Nó cũng cho thấy bạn đang lắng nghe bên kia tốt như thế nào.

Ví dụ: Trong khi thảo luận về dự án mới nhất, Thành hỏi Hải các câu hỏi làm rõ để loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào còn sót lại. Ví dụ: anh ta yêu cầu Hải cho anh ta biết thêm về mục đích của dự án và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc của nhóm anh ta. Với những câu hỏi này, việc triển khai sẽ trở nên suôn sẻ hơn vì Thành biết anh ấy cần chuẩn bị các báo cáo trực tiếp của mình để làm gì. Nó cũng cho anh ta cơ hội để thảo luận về những khả năng mà nhóm của anh ta có, điều này có thể khiến dòng thời gian thay đổi. Nhìn chung, nó giúp cả Thành và Hải thiết lập kỳ vọng rõ ràng, ngăn ngừa các vấn đề xảy ra trong tương lai.

4. Thể hiện sự quan tâm của bạn

Một trong những kỹ năng lắng nghe mà tất cả các nhà lãnh đạo nên phát triển là sự đồng cảm. Chứng tỏ rằng bạn quan tâm đến những gì đối phương đang nói. Đề nghị hỗ trợ của bạn. Khuyến khích họ đạt được mục tiêu và ở bên họ khi mọi thứ trở nên khó khăn. Chỉ cần dành thời gian để lắng nghe là đủ, nhưng đừng ngại cung cấp thêm các nguồn lực để giúp đỡ người khác.

Ví dụ: Quỳnh gật đầu trong khi Hải nói về các vấn đề sức khỏe gần đây của anh ấy. Đáp lại, cô ấy đề nghị cho anh ấy thêm thời gian nghỉ để anh ấy có thể hồi phục.

5. Lặp lại để làm rõ

Vào cuối mỗi cuộc trò chuyện quan trọng, các nhà lãnh đạo có thể thể hiện kỹ năng lắng nghe của mình bằng cách nhắc lại những điểm quan trọng nhất. Điều này cho thấy bạn đã lắng nghe và thấu hiểu. Nó cũng cho phép những người khác làm rõ bất cứ điều gì bị bỏ sót trong cuộc thảo luận. Sau đó, bạn có thể xem lại các bước hành động mà mọi người nên thực hiện tiếp theo.

Ví dụ: Minh kết thúc cuộc trò chuyện với các nhà lãnh đạo tiếp thị của mình bằng cách điểm qua từng điểm mà họ đưa ra cùng với các giải pháp khả thi cho vấn đề của họ. Anh ấy cho họ một cơ hội cuối cùng để đặt câu hỏi trước khi kết thúc cuộc họp.

Kỹ năng lắng nghe tốt tạo ra những nhà lãnh đạo tài ba

Chỉ vì ai đó có thể là một người lắng nghe tồi không có nghĩa là họ không thể trở nên tốt hơn. Đối với nhiều người nghe kém, họ có thể chưa bao giờ học cách lắng nghe ngay từ đầu. Tuy nhiên, lắng nghe là một kỹ năng bạn có thể luyện tập và trở nên tốt hơn, vì vậy đừng từ bỏ việc cải thiện bản thân.

Khi bạn học cách lắng nghe với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn cũng tạo ra nhiều người lắng nghe tốt hơn. Bạn dạy mọi người ý nghĩa của việc lắng nghe để họ có thể thực hiện các kỹ năng lắng nghe trong cuộc sống hàng ngày và cải thiện khả năng lãnh đạo nhóm. Nhân lên các nhà lãnh đạo theo cách này bắt đầu bằng việc tập trung vào các kỹ năng cơ bản như lắng nghe. Tập trung vào việc truyền đạt cho nhóm của bạn một kỹ năng nhỏ mỗi tuần và bạn sẽ sớm có những nhà lãnh đạo ở mọi cấp độ.