Hot desking là một trong những mô hình chỗ ngồi làm việc linh hoạt đang được nhắc đến nhiều tại các coworking space và văn phòng chia sẻ. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn Hot Desking với chỗ ngồi cố định hoặc chưa hiểu rõ mô hình này hoạt động như thế nào, có thực sự phù hợp với nhu cầu làm việc hiện nay hay không. Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Hot desking là gì?
Hot desking (chỗ ngồi linh hoạt) là mô hình chỗ ngồi làm việc không cố định, cho phép người sử dụng linh hoạt lựa chọn vị trí ngồi trống mỗi khi đến làm việc, chỉ cần đăng ký theo ngày, tuần hoặc tháng, được sử dụng đầy đủ tiện ích văn phòng mà không phải chịu chi phí thuê dài hạn. Đây là xu hướng phổ biến trong các văn phòng mở, coworking space, nơi nhân viên chỉ cần sử dụng chỗ ngồi khi có nhu cầu.
Bên cạnh đó, Hot desking đặc biệt phù hợp với freelancer, startup, nhân sự làm việc ngắn hạn hoặc doanh nghiệp hybrid, giúp tối ưu diện tích sử dụng, giảm chi phí và tăng tính linh hoạt trong tổ chức không gian làm việc.
Đặc điểm chính của mô hình Hot Desking là gì?
Mô hình Hot Desking được xây dựng xoay quanh tính linh hoạt, dùng chung và tối ưu nguồn lực, cụ thể:
- Không cố định chỗ ngồi: Người sử dụng không sở hữu bàn làm việc riêng mà có thể chọn bất kỳ chỗ ngồi trống nào trong khu vực Hot Desking khi đến làm việc.
- Linh hoạt thời gian: Hot Desking cho phép đăng ký theo ngày, tuần hoặc tháng, không ràng buộc hợp đồng dài hạn., giúp chủ động hơn trong việc lựa chọn thời gian làm việc phù hợp với lịch trình cá nhân.
- Tối ưu hóa không gian: Thay vì bố trí chỗ ngồi cố định cho từng cá nhân, mô hình Hot Desking giúp doanh nghiệp giảm diện tích trống không sử dụng, giảm thiểu bàn ghế dư thừa, tiết kiệm chi phí vận hành.
- Tạo nên môi trường cộng tác: Với thiết kế mở và khuyến khích sự tương tác, kết nối và trao đổi giữa những người làm việc trong cùng hệ sinh thái, thúc đẩy sự hợp tác liên ngành.
Ưu điểm và nhược điểm của mô hình Hot Desking là gì?
Ưu điểm
- Tiết kiệm chi phí vận hành
Hot Desking giúp doanh nghiệp và cá nhân không cần đầu tư ban đầu cho bàn ghế, thiết bị và hạ tầng văn phòng. Người dùng được trang bị sẵn bàn làm việc, ghế, internet, máy in, máy scan, tủ hồ sơ, khu pantry và phòng họp dùng chung, từ đó giảm đáng kể chi phí thuê mặt bằng và quản lý văn phòng.
- Tính linh hoạt cao trong quy mô sử dụng
Có thể dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi theo tuần hoặc theo tháng, không ràng buộc dài hạn. Điều này đặc biệt phù hợp với đội ngũ làm việc luân phiên, nhân sự đi công tác thường xuyên, doanh nghiệp đang thử nghiệm thị trường hoặc startup trong giai đoạn chưa ổn định quy mô.
- Tối ưu diện tích sử dụng không gian
Thay vì để bàn làm việc trống khi nhân sự không có mặt, Hot Desking giúp khai thác tối đa diện tích văn phòng theo nhu cầu thực tế. Đây là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc linh hoạt hoặc hybrid working.
- Thúc đẩy văn hóa làm việc Hybrid
Hỗ trợ tốt cho mô hình hybrid working, kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa, nhân sự chủ động hơn về thời gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc, duy trì sự kết nối hiệu quả.
- Mở rộng mối quan hệ và cơ hội hợp tác
Là một phần của coworking space hoặc văn phòng chia sẻ, Hot Desking tạo điều kiện để người dùng giao lưu, kết nối với freelancer, startup và doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau, từ đó mở rộng mạng lưới quan hệ và cơ hội hợp tác trong công việc.
Nhược điểm
- Hạn chế về sự riêng tư
Do làm việc trong không gian mở, Hot Desking có thể khiến người dùng thiếu không gian riêng tư, khó tập trung hoặc gặp khó khăn khi xử lý công việc cần bảo mật. Người dùng có thể sử dụng tai nghe chống ồn, vách ngăn di động hoặc thuê phòng họp riêng khi cần trao đổi hoặc làm việc chuyên sâu.
- Không có chỗ ngồi cố định
Việc phải thay đổi vị trí làm việc mỗi ngày có thể gây bất tiện với những người quen làm việc tại một chỗ ngồi cố định hoặc cần sắp xếp không gian cá nhân. Bạn có thể lựa chọn khu vực Hot Desking cố định theo ngày, đến sớm để chọn vị trí phù hợp hoặc kết hợp với gói chỗ ngồi linh hoạt theo tháng.
- Khó lưu trữ tài liệu cá nhân
Hot Desking không phù hợp với người cần lưu trữ nhiều hồ sơ giấy hoặc vật dụng cá nhân tại bàn làm việc. Bạn có thể sử dụng tủ locker cá nhân, lưu trữ tài liệu trên nền tảng số, hoặc cân nhắc chọn chỗ ngồi cố định (dedicated desk) tại coworking space.
- Phụ thuộc vào chất lượng vận hành không gian
Trải nghiệm Hot Desking có thể bị ảnh hưởng nếu không gian quá đông, thiếu chỗ ngồi hoặc tiện ích không được quản lý tốt. Bạn nên ưu tiên lựa chọn đơn vị cung cấp coworking space uy tín, có quy trình vận hành rõ ràng và mật độ chỗ ngồi hợp lý.
Những ai phù hợp với mô hình Hot Desking?
Freelancer/Người làm việc từ xa
Freelancer và người làm việc từ xa thường không cần văn phòng cố định toàn thời gian nhưng vẫn cần một không gian chuyên nghiệp để làm việc, gặp gỡ khách hàng. Hot Desking giúp nhóm đối tượng này tiết kiệm chi phí, linh hoạt thời gian và dễ dàng sử dụng các tiện ích văn phòng khi cần. Ví dụ như nhà văn, designer, content creator,…
Nhân viên đi công tác
Với những nhân sự thường xuyên di chuyển giữa các tỉnh, thành phố, Hot Desking là lựa chọn phù hợp để có chỗ làm việc tạm thời trong thời gian ngắn. Người dùng có thể đăng ký theo ngày hoặc theo tuần mà không cần ràng buộc hợp đồng dài hạn.
Nhóm dự án ngắn hạn
Các nhóm triển khai dự án trong thời gian ngắn thường không muốn đầu tư văn phòng riêng. Hot Desking cho phép thiết lập không gian làm việc nhanh, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp số chỗ ngồi theo tiến độ dự án, tối ưu chi phí và thời gian triển khai.
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí
Những doanh nghiệp cần giảm chi phí thuê văn phòng và vận hành có thể lựa chọn Hot Desking như một giải pháp thay thế văn phòng truyền thống. Mô hình này giúp doanh nghiệp sử dụng không gian đúng nhu cầu thực tế, tránh lãng phí diện tích.
Doanh nghiệp hybrid
Hot Desking đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc hybrid, nơi nhân sự chỉ lên văn phòng theo lịch luân phiên. Việc không cần chỗ ngồi cố định giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp khi cần tập trung hoặc họp nhóm.
Startup giai đoạn đầu
Startup ở giai đoạn đầu thường có nguồn lực hạn chế và quy mô chưa ổn định. Hot Desking giúp startup dễ dàng bắt đầu hoạt động, linh hoạt điều chỉnh quy mô nhân sự mà không chịu áp lực chi phí cố định, đồng thời tận dụng môi trường coworking để mở rộng mối quan hệ và cơ hội hợp tác.
Thuê Hot Desking cần lưu ý những gì?
Để lựa chọn Hot Desking phù hợp và sử dụng hiệu quả, người thuê cần cân nhắc một số yếu tố quan trọng dưới đây, đặc biệt khi làm việc trong coworking space hoặc văn phòng chia sẻ:
- Vị trí và khả năng kết nối: Ưu tiên Hot Desking tại khu vực thuận tiện di chuyển, gần trung tâm hoặc các trục giao thông chính, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và thuận lợi khi gặp đối tác, khách hàng.
- Tiện ích văn phòng đi kèm: Cần kiểm tra rõ các tiện ích được sử dụng như internet tốc độ cao, máy in, máy scan, phòng họp, tủ locker, khu pantry để đảm bảo đáp ứng nhu cầu làm việc hằng ngày mà không phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
- Giờ sử dụng và mức độ linh hoạt: Một số không gian giới hạn khung giờ làm việc hoặc số ngày sử dụng trong tháng. Người thuê nên xem xét giờ hoạt động, chính sách ra vào và khả năng linh hoạt khi cần làm việc ngoài giờ.
- Mật độ chỗ ngồi và trải nghiệm không gian: Hot Desking chỉ thực sự hiệu quả khi mật độ người dùng hợp lý, không gây ồn ào hoặc quá tải. Việc tham quan thực tế không gian trước khi thuê giúp đánh giá chính xác trải nghiệm làm việc.
- Chi phí và điều khoản sử dụng: Ngoài giá thuê niêm yết, cần lưu ý các chi phí phát sinh như phí in ấn, phí phòng họp, phí gửi xe cũng như điều khoản gia hạn, thay đổi gói dịch vụ khi nhu cầu sử dụng thay đổi.
Kết luận
Hot desking là mô hình chỗ ngồi linh hoạt giúp tối ưu chi phí, không gian và cách tổ chức làm việc trong bối cảnh hybrid working và làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến. Mô hình này đặc biệt phù hợp với freelancer, startup, nhóm dự án ngắn hạn và doanh nghiệp có đội ngũ làm việc luân phiên.
Tuy nhiên, để sử dụng Hot Desking hiệu quả, người dùng cần cân nhắc kỹ tính chất công việc, nhu cầu riêng tư và chất lượng không gian làm việc. Khi được lựa chọn và vận hành đúng cách, Hot Desking có thể trở thành giải pháp không gian làm việc linh hoạt, đáp ứng tốt nhu cầu làm việc hiện đại.
