Gợi ý cách sắp xếp chỗ ngồi làm việc hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Mỗi người đều có sở thích riêng trong việc sắp xếp không gian chỗ ngồi làm việc của riêng mình. Đối với một số người, bàn làm việc tối giản, không lộn xộn là tốt nhất, trong khi những người khác lại cảm thấy thoải mái khi ngồi giữa hàng đống giấy tờ và công cụ xung quanh họ. Một loạt nghiên cứu từ các chuyên gia cho thấy rằng, không gian gọn gàng có liên quan đến thói quen tốt, trong khi sự bừa bộn dường như giúp mọi người sáng tạo hơn. Bất kể bạn thích môi trường nào, một tổ chức nhỏ hoặc một hệ thống cho bàn làm việc có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn ngày làm việc của mình và giúp bạn không lãng phí hàng giờ để tìm kiếm những thứ cần thiết.

Hãy coi chỗ ngồi làm việc của bạn giống như một buồng lái của máy bay!

Buồng lái trên máy bay được thiết kế để đặt tất cả các bảng điều khiển bay và bảng thông tin cần thiết trong tầm tay của phi công, và loại bỏ những công cụ không liên quan có thể gây mất tập trung. Vậy nên, sẽ vô cùng lý tưởng nếu không gian làm việc của bạn có thể hoạt động tương tự như không gian buồng lái máy bay đúng không?

Làm thế nào để không gian chỗ ngồi làm việc của bạn vận hành hiệu quả nhất và không gây phân tâm?

Chỉ giữ những thứ bạn sử dụng hàng ngày trong tầm tay. 

Nó có thể là một cây bút, một cuốn sổ, sạc điện thoại, chai nước hoặc cốc cà phê của bạn, còn lại, bạn nên mang những thứ khác ra khỏi tầm mắt của mình. Lưu trữ các vật dụng bạn có thể cần hàng tuần hoặc hàng tháng, chẳng hạn như kéo hoặc giấy ghi chú trong ngăn kéo bàn của bạn; cho các tệp hồ sơ bạn không thường xuyên chạm vào vào trong tủ hồ sơ; và những thứ bạn chỉ sử dụng một vài lần ở xa bàn làm việc của bạn.

Giữ số lượng đồ trang trí cá nhân ở mức tối thiểu. 

Những hình món đồ như: ảnh cá nhân, đồ lưu niệm du lịch và các đồ vật khác giúp mang lại cho chúng ta niềm vui khi nhìn vào. Việc bày trí chúng trên bàn làm việc cũng là một điều rất cần thiết để tạo nên một tâm lý làm việc thoải mái. Tuy nhiên, sự thật thì có nhiều thứ trong số đó có thể làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của bạn thậm chí thường xuyên hơn so với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong gia đình. 

Bạn hãy thử giới hạn số lượng đồ trang trí cá nhân trên bàn trong khoảng 3 món trở lại và chuyển những thứ dư thừa khác ra ngoài tầm nhìn trực tiếp của bạn. Dù bạn làm gì, hãy đảm bảo mọi thứ bạn để trên bàn là thật sự hữu ích, cần thiết hoặc mang lại cho bạn niềm vui. Đó là tiêu chí được áp dụng để giải phóng bất kỳ loại không gian nào.

Đặt các nguồn cung cấp và các công cụ một cách chiến lược 

Những đồ vật như: ổ cắm, dây cáp, dây điện, CPU...bạn nên giấu chúng phía sau màn hình hoặc dưới bàn làm việc. Với tai nghe, dây sạc điện thoại, có thể sử dụng một chiếc móc dán ở hong bàn và treo gọn chúng lên. Như vậy, bạn vẫn có thể có những thứ bạn cần trong tầm tay, nhưng đã được che khuất tầm nhìn để đảm bảo sự ngăn nắp cũng như tính thẩm mỹ cho không gian làm việc. 

Hãy dành một vài phút vào cuối mỗi ngày làm việc để loại bỏ những thứ không thật sự cần thiết nhưng bằng cách nào đó đã “đi lạc” vào bàn làm việc, lau sạch bụi bẩn trên màn hình máy tính cũng và mặt bàn là một cách cải thiện năng suất của bạn đấy. 

Bàn làm việc được giữ sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp bạn có một khởi đầu suôn sẻ vào sáng hôm sau và duy trì động lực làm việc suốt cả ngày. Nhớ nhé!

Dưới đây là hướng dẫn để bạn thiết lập quy trình làm cho chỗ ngồi làm việc của bạn có thể vận hành một cách hiệu quả nhất có thể. Hãy cùng tham khảo nhé!

Thiết lập quy trình vận hành cho chỗ ngồi làm việc của bạn

Bạn có thể đã có một quy trình làm việc vững chắc cho các dự án trên những phần mềm ứng dụng quản lý công việc của mình, để vận hành chúng một cách trơn chu. Thì việc thiết lập một quy trình vận hành cho không gian bàn làm việc của bạn cũng là một điều rất cần thiết để lưu trữ và xử lý công việc trên đó một cách hiệu quả.

Trong cuốn sách “How to Set Up Your Desk” của mình, tác giả Matt Perman đưa ra một hệ thống vận hành bàn làm việc vô cùng đơn giản đó là: di chuyển qua các dự án trên bàn làm việc của bạn từ trái sang phải. 

- Hãy giữ cho bên phải của bàn làm việc là một không gian trống.

- Lưu trữ phần lớn nguồn cung cấp và giấy tờ của bạn ở bên trái. 

- Khi bạn bắt đầu giải quyết công việc, giấy tờ hoặc các hạng mục khác mà bạn cần chú ý, hãy di chuyển chúng sang bên phải.

Như vậy, bàn của bạn sẽ phân thành 2 phần: bên trái là những thứ liên quan đến công việc đang chờ giải quyết, bên phải là những thứ đã và đang xử lý. Điều này giúp bạn có thể kiểm soát tốt công việc cần làm và không bỏ sót một điều gì.

Chúng tôi nghĩ rằng, bạn cũng có thể áp dụng quy trình vận hành này trên màn hình máy tính của mình. Nếu bạn làm việc với nhiều tab hoặc màn hình, hãy giữ các khung chat, ứng dụng email, các tab bài viết bạn cần tham khảo,... ở bên trái. Giữ các ứng dụng và tab bạn đang làm việc trực tiếp ở nửa bên phải của màn hình. Di chuyển mọi thứ từ trái sang phải để sắp xếp các dự án của bạn một cách trực quan.

Một mẹo khác từ mẹo tối ưu hóa bàn làm việc của Perman là: bố trí bàn làm việc theo cùng một quy cách ở cả tại nhà và tại văn phòng của bạn, để giảm thiểu sự khác biệt khi chuyển từ môi trường này sang môi trường khác. Tốt nhất nếu có thể, bạn nên sử dụng cùng một loại bàn, ghế, cũng như sắp xếp cùng một vị trí đặt tủ tài liệu và các phụ kiện trên bàn giống nhau.

Cả hai ý tưởng này có vẻ cực đoan hoặc quá máy móc đối với một số người, nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt ý tưởng chung đằng sau các mẹo này để cải thiện cách bạn làm việc tại văn phòng hoặc có thể ở bất kỳ nơi đâu.

Không gian làm việc là nơi bạn gắn bó phần lớn thời gian trong ngày, cũng là nơi bạn hiện thực hóa những mục tiêu phát triển của cuộc đời mình. Vì vậy, nó phải được thiết lập để thật sự phù hợp với bản thân bạn. Những mẹo trên hy vọng sẽ giúp bạn tối ưu hóa thiết lập chỗ ngồi làm việc của mình để có những ngày làm việc hiệu quả nhất.

Bài viết liên quan:

Công thái học là gì? Tác dụng việc ứng dụng công thái học vào không gian văn phòng

Làm thế nào để có một tư thế ngồi làm việc đúng?

Lựa chọn ghế văn phòng thế nào để đảm bảo sức khỏe?

Bệnh văn phòng là gì? Những tác nhân nào gây ra hội chứng bệnh này?