Chuyển đổi Agile là gì? Tầm quan trọng của việc chuyển đổi Agile đối với doanh nghiệp

Nhiều tổ chức lớn đang phải đối mặt với sự cần thiết của việc chuyển đổi Agile - Chuyển đổi linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thời cuộc, điều này khá khó khăn để đạt được. Đối với các tổ chức được quản lý theo cách truyền thống, hành trình hướng tới sự chuyển đổi linh hoạt bao gồm một sự thay đổi lớn trong văn hóa tổ chức bao gồm thái độ của lực lượng lao động, các giá trị cốt lõi và tư duy của công ty.

Với tốc độ thay đổi và áp lực liên tục để thích ứng, không có gì ngạc nhiên khi các tổ chức đang cố gắng trở nên nhanh nhẹn hơn. 60% giám đốc điều hành đánh giá vấn đề này là rất quan trọng.

Hơn nữa, đại dịch hiện nay đang đòi hỏi người sử dụng lao động phải nhanh chóng thích ứng với công nghệ mới và cách làm việc mới. Nhanh nhẹn đã trở thành bình thường mới!

Trong blog này, G Office - Chuyên gia cho thuê văn phòng chia sẻ sẽ giúp bạn sẽ tìm hiểu về cách thúc đẩy và quản lý một quá trình chuyển đổi nhanh thành công tại tổ chức của mình, cũng như tầm quan trọng của việc giao tiếp phù hợp với nhân viên trong việc khuyến khích và hỗ trợ lực lượng lao động áp dụng tư duy nhanh nhẹn tại nơi làm việc.

Chuyển đổi linh hoạt - Chuyển đổi Agile là gì?

Theo McKinsey, sự chuyển đổi linh hoạt - chuyển đổi Agile là:

“Khả năng của một tổ chức để tự đổi mới, thích ứng, thay đổi nhanh chóng và thành công trong một môi trường thay đổi nhanh chóng, không rõ ràng, đầy biến động”,cũng như

“Khả năng nhanh chóng cấu hình lại chiến lược, cấu trúc, quy trình, con người và công nghệ để hướng tới các cơ hội tạo giá trị và bảo vệ giá trị”.

Do đó, chúng ta có thể đúc kết lại rằng: chuyển đổi Agile là một quá trình thay đổi các quy trình tổ chức để công ty nắm bắt và phát triển mạnh mẽ trong một môi trường linh hoạt, hợp tác, tự tổ chức và thay đổi nhanh chóng.

Tầm quan trọng ngày càng tăng của sự linh hoạt và nhanh nhẹn tại nơi làm việc

Việc áp dụng công nghệ và môi trường làm việc mới, chuyển sang làm việc từ xa, thực hiện các quy trình và quy định an toàn mới, sa thải, thay đổi cơ cấu tổ chức… và danh sách các thứ vẫn tiếp tục. Thật vậy, các nhà tuyển dụng trên toàn thế giới hiện đang phải đối mặt với rất nhiều thay đổi.

Chính xác hơn, các tổ chức cần:

“Tăng cường lực lượng lao động của họ thông qua khả năng lãnh đạo bền bỉ, hợp tác nội bộ và bên ngoài, và giao tiếp cởi mở và trung thực giữa các nhóm bên liên quan”.

Để kiểm tra mức độ sẵn sàng của các công ty trong việc thích ứng với hoàn cảnh mới và thực hiện thành công việc quản lý thay đổi và chuyển đổi linh hoạt, nhanh chóng trong và sau những khoảng thời gian này, cùng một nghiên cứu của Deloitte đặt ra 5 câu hỏi quan trọng sau:

• Làm thế nào để lãnh đạo quản lý các kỳ vọng, ưu tiên sức khỏe và hạnh phúc của lực lượng lao động của họ?
• Làm thế nào để giúp các bên liên quan giao tiếp tốt hơn bằng cách sử dụng các công cụ để giữ cho lực lượng lao động được thông báo và tham gia, từ đó tạo ra một lực lượng lao động linh hoạt và nhanh nhẹn hơn?
• Làm thế nào một chiến lược truyền thông rõ ràng và nhất quán có thể được thiết lập để giữ cho tất cả các bên liên quan được thông báo và giải quyết mối quan tâm?
• Làm thế nào để giúp nhân viên áp dụng cách làm việc mới?
• Làm thế nào để tập trung mới vào các chiến lược học tập trực tuyến có thể được tận dụng để thu hút sự tham gia và nâng cao kỹ năng của nhân viên?

Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số phương pháp chuyển đổi Agile - Chuyển đổi linh hoạt hay nhất trong môi trường làm việc.

12 Thực tiễn tốt nhất cho chuyển đổi doanh nghiệp sang Agile các nhà lãnh đạo cần biết

Một cuộc khảo sát khác của Deloitte với hơn 10.000 giám đốc điều hành cấp cao tiết lộ rằng ít hơn 10% giám đốc điều hành cấp cao xem tổ chức hiện tại của họ là “rất nhanh nhẹn” ngày nay.

Đây là một thống kê gây sốc vì phần lớn trong số họ coi sự chuyển đổi linh hoạt là cần thiết để tổ chức của họ thành công trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi này.

Mặc dù việc tích ứng và chuyển đổi để trở nên nhanh nhẹn hơn không phải là điều dễ dàng đạt được, nhưng có một số phương pháp hay nhất mà các tổ chức nên tuân theo.

1. Các cấu trúc và quy trình chuyển đổi Agile nên được xác định lại

Trước khi bắt đầu với một kế hoạch chuyển đổi Agile, trước tiên các tổ chức cần xác định cấu trúc và quy trình mới, nhanh nhẹn hơn của họ. Xác định cấu trúc và quy trình nhanh là điều kiện tiên quyết quan trọng cho tính linh hoạt và tốc độ.

Chính xác hơn, các tổ chức có cấu trúc tuyến tính, quan liêu với chuỗi chỉ huy cứng nhắc thường đưa ra các quyết định không hiệu quả và do đó, họ cần đấu tranh quyết liệt để trở nên linh hoạt và nhanh nhẹn hơn.

Các tổ chức như vậy thường lún sâu vào hố đen và trải qua tình trạng dư thừa do thiếu thông tin, tính minh bạch và thiếu kế hoạch liên lạc với nhân viên mạnh mẽ.

Để nắm bắt được sự chuyển đổi nhanh chóng, các tổ chức cần chuyển sang hệ thống phân cấp tốt hơn, chấp nhận trao quyền cho nhân viên, thiết lập các quy trình ra quyết định mới và thiết lập các nhóm chức năng chéo.

2. Các tổ chức cần xem xét lại văn hóa doanh nghiệp của họ

Để đạt được sự chuyển đổi linh hoạt nhanh chóng tại nơi làm việc, trước tiên các tổ chức cần hiểu vai trò của nhân viên trong toàn bộ quá trình, vì nó đòi hỏi sự thay đổi hoàn toàn trong tư duy và hành vi của nhân viên.

Cả giám đốc điều hành và các thành viên trong nhóm của họ cần sẵn sàng làm việc trong các nhóm chức năng chéo với trọng tâm là sự hợp tác của nhân viên, tự quản lý và chia sẻ kiến ​​thức.

Thay đổi văn hóa nội bộ là trở ngại hậu quả nhất đối với sự chuyển đổi, là một trong ba rào cản hàng đầu đối với việc áp dụng và mở rộng quy mô nhanh.

Vì vậy, tầm quan trọng của việc đầu tư vào văn hóa doanh nghiệp trên hành trình vươn tới sự nhanh nhẹn không hề nói quá. Nghiên cứu đã chứng minh rằng các tổ chức nơi các giám đốc điều hành và nhân viên phát triển tư duy đúng đắn, nhanh nhẹn có tỷ lệ thành công cao hơn trong quá trình chuyển đổi doanh nghiệp nhanh của họ.

Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp cần một thời gian dài để thay đổi, và giao tiếp nội bộ là điều kiện tiên quyết quan trọng nhất để đạt được sự chuyển đổi văn hóa tại nơi làm việc.

3. Truyền thông nội bộ nên đóng một vai trò chiến lược quan trọng

Giao tiếp với nhân viên rõ ràng và minh bạch luôn là yếu tố quan trọng - nhưng việc phát triển khả năng giao tiếp tuyệt vời của nhân viên thậm chí còn quan trọng hơn trong thời kỳ thay đổi và chuyển đổi. Vì lý do đó, người sử dụng lao động cần hiểu vai trò quan trọng của các bộ phận vi mạch trong việc thúc đẩy chuyển đổi nhanh thành công.

Như bạn sẽ thấy ở phần sau của bài viết, truyền thông doanh nghiệp và doanh nghiệp chịu trách nhiệm chia sẻ chiến lược linh hoạt của tổ chức, xây dựng lòng tin ở nơi làm việc, mở đường giao tiếp và gắn kết nhân viên với các mục tiêu kinh doanh và trao quyền cho giám đốc điều hành.

Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên hiểu mục đích, mục tiêu và mục tiêu của công ty bạn thông qua giao tiếp rõ ràng, hiệu quả và minh bạch.

4. Nhân viên phải phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty

Như đã đề cập ở trên, sự phù hợp của nhân viên với các mục tiêu chiến lược là một thành phần quan trọng trong việc giảm bớt các rào cản để chuyển đổi nhanh thành công.

Tuy nhiên, theo The State of Scrum, 29% nhân viên cho rằng thiếu sự liên kết là một yếu tố kìm hãm sự chuyển đổi nhanh.

5. Những lợi ích và tác động của chuyển đổi doanh nghiệp linh hoạt cần được thông báo rõ ràng và thường xuyên

Để đạt được sự liên kết trong tổ chức, nhân viên cần hiểu lợi ích của việc trở nên nhanh nhẹn hơn đối với thành công của họ và toàn tổ chức. Toàn bộ tổ chức cần phải hiểu giá trị của chuyển đổi nhanh để được hưởng lợi từ phần thưởng của việc đạt được sự nhanh nhẹn thực sự của tổ chức.

Trước và trong quá trình chuyển đổi linh hoạt doanh nghiệp, nhân viên muốn biết lý do tại sao sự linh hoạt và nhanh nhẹn lại đáng để đầu tư, nó sẽ đạt được như thế nào và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc và sự nghiệp của họ.

Do đó, các nhóm quản lý thay đổi, các nhà lãnh đạo và quản lý phải làm việc chặt chẽ với các nhóm truyền thông nội bộ để phát triển một kế hoạch truyền thông thay đổi toàn diện.

6. Người giao tiếp nên tạo và chia sẻ nội dung nội bộ đầy cảm hứng

Một trong những phần quan trọng nhất của kế hoạch truyền thông về chuyển đổi linh hoạt là tạo ra một bộ nội dung truyền cảm hứng, sáng tạo và thúc đẩy.

Mặc dù các bộ phận truyền thông nội bộ nên thúc đẩy sáng kiến ​​như vậy, điều quan trọng là các nhóm khác phải tham gia vào việc tạo lịch biên tập truyền thông nội bộ.

Những người làm truyền thông nội bộ ngày nay cũng phải là những người kể chuyện sáng tạo. Phát triển một câu chuyện xung quanh tầm quan trọng và lợi ích của chuyển đổi linh hoạt có thể tạo nên hoặc phá vỡ thành công của bạn.

7. Các nhà lãnh đạo và quản lý nên đóng vai trò là hình mẫu

Để thúc đẩy thành công sự thay đổi, các nhà lãnh đạo và quản lý cần nhận ra rằng chuyển đổi nhanh không chỉ là một dự án hay một sáng kiến ​​mới, mà là một hành trình liên tục đòi hỏi một cách suy nghĩ về cơ bản khác với cách tiếp cận phân cấp từ trên xuống.

Nếu không có sự tham gia của người điều hành đầy đủ, các sáng kiến ​​chuyển đổi linh hoạt khó có thể thành công.

Tuy nhiên, sự ủng hộ của lãnh đạo là chưa đủ. Các nhà lãnh đạo và quản lý nên liên tục đóng vai trò là hình mẫu cho toàn bộ nơi làm việc. Hành động và cách cư xử của họ phải phản ánh những hành vi mà nhà tuyển dụng muốn thấy từ nhân viên của họ.

Lãnh đạo và quản lý cần chia sẻ niềm đam mê của họ, truyền cảm hứng và hướng dẫn việc thực hiện. Ở đây, việc kể chuyện lãnh đạo thông qua giao tiếp lãnh đạo đích thực đóng vai trò chính.

8. Các nhóm và phòng ban có thể dễ dàng cộng tác

Theo Deloitte, 94% tổ chức báo cáo rằng “sự linh hoạt và hợp tác” là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của tổ chức họ. Tuy nhiên, rất ít người dám khẳng định rằng tổ chức của họ đang làm tốt các yếu tố này.

Trong quá trình chuyển đổi linh hoạt, các tổ chức cần phải chuyển sang một cấu trúc cộng tác dựa trên mạng, dựa trên nhóm vì sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau là điều bắt buộc.

Sự hợp tác giữa các chức năng có tác động lớn đến các sáng kiến ​​chuyển đổi nhanh nhẹn của bạn, vì các nhóm khác nhau từ các bộ phận khác nhau thường tham gia vào quá trình này.

Deloitte gọi đây là văn phòng ứng phó trung tâm (CRO) mà nhiều tổ chức hiện đang thành lập để giảm thiểu hậu quả của đại dịch hiện tại và tạo ra một môi trường làm việc ảo hợp tác, cởi mở và hòa nhập.

Các đội như vậy chủ yếu bao gồm IC, HR, IT, các chuyên gia pháp lý cũng như lãnh đạo. Theo Deloitte, trách nhiệm chung của họ bao gồm:

• Thúc đẩy thông điệp nhất quán trong toàn tổ chức — nguồn chân lý duy nhất cho tất cả mọi người.
• Quản lý giao tiếp đa kênh bao gồm các kênh phản hồi và báo cáo bí mật.
• Chia sẻ thông tin cập nhật về các cố vấn công cộng mới nhất từ ​​các nhà lãnh đạo chính trị địa phương, tiểu bang và quốc gia và các quan chức y tế cho
• các nhà lãnh đạo tổ chức để sắp xếp theo các kịch bản và hành động cần thiết.
• Là trung tâm của tất cả các hành động khắc phục trong tất cả các quy trình công việc dựa trên các tình huống và yếu tố kích hoạt. Phối hợp với các chức năng
• và hành động nhanh chóng.
• Thiết lập quản trị để cho phép các nhóm chức năng chéo làm việc cùng nhau.
• Đánh giá bất kỳ thay đổi nào trong cách làm việc do các tình huống lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh (BCP) và giao tiếp
• cách làm việc rõ ràng có thể chấp nhận được.
• Cung cấp các hướng dẫn nhất quán cho người quản lý để đảm bảo an toàn cho nhân viên và thu hút sự tham gia của họ.

9. Các phương tiện giao tiếp thân thiện với Agile nên được xác định

Nghiên cứu tương tự của Deloitte cho thấy chỉ 14% công ty tin rằng các quy trình nội bộ của họ để cộng tác và ra quyết định đang hoạt động tốt và 77% tin rằng email không còn là một công cụ khả thi để giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

Do đó, người sử dụng lao động cần tìm ra những cách tốt hơn để giao tiếp nội bộ và họ nên triển khai các giải pháp mới cho phép nhân viên từ các bộ phận khác nhau giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn.

Email và mạng nội bộ lỗi thời sẽ dần bị mất đi chỗ đứng. Thay vào đó, các giải pháp liên lạc trực quan và thân thiện với thiết bị di động hơn nên được xem xét.

Các tổ chức cần xem xét sở thích của Millennials và Gen Z và hiểu rõ hơn cách họ giao tiếp với nhau. Họ cần cố gắng hết sức để cung cấp công nghệ bắt chước các ứng dụng trực quan và thú vị mà họ quen sử dụng trong cuộc sống riêng tư hàng ngày.

10. Quá tải nhận thức cần được loại bỏ

Một nghiên cứu khác chứng minh rằng quá tải nhận thức có thể là một trong những thủ phạm chính dẫn đến việc chuyển đổi doanh nghiệp trở nên linh hoạt không thành công.

Đây là lý do tại sao việc đơn giản hóa các phương thức làm việc và các công cụ làm việc mới là rất quan trọng. Trước đó, chúng tôi đã đề cập rằng các cấu trúc cộng tác và nối mạng là cần thiết cho quá trình chuyển đổi linh hoạt.

Tuy nhiên, những thay đổi như vậy cũng có thể làm tăng nhu cầu phối hợp các nhóm, dẫn đến số lượng các cuộc họp, email và kênh liên lạc áp đảo. Quá tải nhận thức này có thể làm giảm đáng kể năng suất và dẫn đến quá tải thông tin đáng kể.

Xét đến thực tế là nhân viên dành hàng giờ để tìm kiếm thông tin liên quan cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách thành công, việc chuyển đổi linh hoạt chỉ có thể thực hiện được khi thách thức này được loại bỏ hoàn toàn.

11. Thành công cần được tôn vinh và công nhận

Vì chuyển đổi linh hoạt cần được quản lý thường xuyên ngay cả sau khi nó được thực hiện, nên điều quan trọng là phải thể hiện sự đánh giá cao đối với các hành động và hành vi của nhân viên mới để tiếp nhận sự thay đổi hơn nữa.

Cân nhắc triển khai một chương trình công nhận được xây dựng dựa trên các giá trị mới của công ty mà bạn mong muốn nhân viên của mình sống theo. Khi nhân viên hành động phù hợp với những giá trị đó, hãy đảm bảo công nhận sự chăm chỉ và thành công của họ. Đây là một cách tuyệt vời để khuyến khích những hành vi đó của các nhân viên khác.

12. Truyền thông dựa vào nhân viên cần được khuyến khích và hỗ trợ

Một dấu hiệu cho thấy sự thay đổi tích cực ở nơi làm việc là sự gia tăng trong giao tiếp do nhân viên thúc đẩy, thay vì giao tiếp chỉ do các nhà lãnh đạo, quản lý hoặc những người giao tiếp nội bộ khởi xướng.

Nhân viên phải có thể bắt đầu và dẫn dắt các cuộc trò chuyện trong toàn công ty bất cứ lúc nào mà mọi người có thể thấy được.

Các nhóm chuyển đổi nhanh phải có thể dễ dàng thu thập phản hồi, ý kiến ​​và mối quan tâm từ toàn bộ nơi làm việc.

Hãy nhớ rằng, chỉ những nền văn hóa công sở hỗ trợ và thúc đẩy giao tiếp cởi mở và trung thực ở nơi làm việc mới có thể thực sự thành công trong việc chuyển đổi linh hoạt.