Cách cải thiện kỹ năng viết email của bạn

Kỹ năng viết email tốt có thể giúp bạn xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, truyền đạt những suy nghĩ và ý tưởng của bạn một cách hiệu quả và cung cấp thư từ có ý nghĩa cho những người cần bạn tư vấn hoặc đóng góp ý kiến. Phát triển kỹ năng viết email của bạn có thể mất thời gian và đòi hỏi sự cẩn thận, nhưng làm như vậy có thể giúp nâng cao chất lượng giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân của bạn. Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao kỹ năng viết email tốt hơn, nó sẽ rất hữu ích cho quá trình làm việc của bạn, đặc biệt là với những nhân viên văn phòng và cũng là một cách gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng khi bạn tham gia phỏng vấn xin việc.

Trong bài viết này, G Office sẽ giải thích kỹ năng viết email là gì, liệt kê các ví dụ về kỹ năng có thể giúp bạn khi viết email, đưa ra lời khuyên để cải thiện kỹ năng của bạn, cung cấp mẹo sử dụng kỹ năng ở nơi làm việc và liệt kê các cách bạn có thể làm nổi bật trình độ viết email của mình trong suốt quá trình xin việc.

Kỹ năng viết email là gì?

Kỹ năng viết email là một năng khiếu có thể giúp bạn tạo ra những bức thư có ý nghĩa với các kết nối cá nhân và chuyên nghiệp bằng thư điện tử. Bằng cách phát triển kỹ năng viết email của mình, bạn có thể bắt đầu viết những email tốt hơn truyền đạt quan điểm của bạn ngắn gọn hơn, thể hiện chính xác khả năng hiểu và trí thông minh của bạn và giảm thiểu số lượng phản hồi không cần thiết. Kỹ năng viết email cũng giống như kỹ năng giao tiếp, nhưng vì chúng liên quan đến phản hồi bằng văn bản, nên chúng có thể mất thêm thời gian và công sức để phát triển.

Ví dụ về kỹ năng viết email

Dưới đây là một số ví dụ về các kỹ năng có thể giúp bạn viết email tốt hơn:

Truyền đạt thông tin cô đọng

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất có thể ảnh hưởng đến sự thành công của email mà bạn gửi cho một ai đó là truyền đạt thông tin. Khi viết email, điều cần thiết là bao gồm các ý tưởng càng ngắn gọn càng tốt. Thông thường, đối tượng nhận mail của bạn sẽ không dành thời gian để đọc toàn bộ một phản hồi dài dòng và họ có thể không thấy thông tin quan trọng. Học cách tổng hợp các ý tưởng của bạn và truyền đạt những điểm quan trọng một cách hiệu quả có thể giúp bạn dễ dàng tối đa hóa hiệu quả của việc trao đổi thư từ.

Sự chú ý đến chi tiết

Chú ý đến chi tiết là một kỹ năng viết email quan trọng khác. Nó áp dụng cho cả văn bản của bạn và bạn hiểu được thông điệp của người khác. Trong bài viết của riêng bạn, chú ý các chi tiết nhỏ có thể giúp bạn tìm ra lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả hoặc thông tin còn thiếu một cách nhanh chóng. Đọc kỹ các email bạn đang trả lời cũng có thể giúp đảm bảo bạn giải quyết mọi điểm liên quan trong email của người khác.

Kỹ năng viết

Kỹ năng viết rất quan trọng khi viết email. Kỹ năng viết của bạn có thể giúp bạn truyền đạt tốt suy nghĩ của mình và cũng có thể ảnh hưởng đến việc bạn sử dụng chính tả và ngữ pháp. Phát triển kỹ năng viết của bạn có thể làm cho email của bạn dễ đọc hơn và ít mắc lỗi chính tả, điều này có thể khiến người đọc mất tập trung và ngăn họ hiểu được giá trị đầy đủ của thông điệp của bạn.

Quản lý thời gian

Quản lý thời gian cũng là một kỹ năng cần thiết liên quan đến việc viết email. Thông thường, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp như doanh nghiệp hay tổ chức, bạn có thể phải trả lời nhiều email mỗi ngày. Học cách viết email hiệu quả và chuyên nghiệp một cách nhanh chóng có thể tăng năng suất của bạn và cho người nhận email thấy rằng bạn coi trọng thời gian của họ.

Cách cải thiện kỹ năng viết email của bạn

Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện kỹ năng viết email của mình, đây là một số bước bạn có thể thực hiện:

1. Tải xuống tiện ích kiểm tra ngữ pháp

Bạn có thể tìm thấy các tiện ích mở rộng cho máy tính để quét email của bạn nhằm tìm lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và ngôn ngữ không hiệu quả. Những tiện ích mở rộng này có thể là những công cụ có giá trị để sửa chữa bài viết của bạn một cách nhanh chóng và bắt những lỗi bạn có thể đã bỏ qua khi kiểm tra lại nội dung email. Mặc dù tiện ích mở rộng có thể là những công cụ hữu ích nhưng không phải lúc nào các đề xuất của chúng cũng chính xác. Đảm bảo đọc lại bài viết của bạn thật kỹ thay vì dựa hoàn toàn vào ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng kiểm tra chính tả.

2. Đọc lại trước nội dung email trước khi gửi đi

Đọc email trước khi gửi có thể giúp bạn tìm ra lỗi hoặc ngôn ngữ khó hiểu trong bài viết của mình. Nếu bạn đã viết lại một phần trong email của mình, hãy dành thêm thời gian để xem các câu được viết lại khi bạn thực hiện bài đánh giá của mình. Mọi người thường lặp lại các từ hoặc bỏ đi một phần câu trong bài viết của họ. Nếu bạn đang gửi email cho một đồng nghiệp hoặc liên hệ kinh doanh quan trọng, hãy cân nhắc yêu cầu người khác đọc qua email trước khi bạn gửi nó đến đích cuối cùng.

3. Xem lại các lỗi ngữ pháp và chính tả phổ biến

Nếu bạn nhận thấy một gợi ý lặp lại từ một phần mở rộng hoặc biết rằng bạn đang vật lộn với các lỗi ngữ pháp phổ biến, hãy xem lại các quy tắc viết để giúp bạn biết cách viết chính xác các từ hoặc cụm từ nhất định. Nhận ra những lỗi phổ biến có thể giúp bạn dễ dàng xác định chúng hơn trong bài viết của mình.

4. Chậm lại

Mặc dù, việc bạn phản hồi email một cách nhanh chóng sẽ thể hiện được sự tôn trong của bạn đối với người gửi, nhưng việc chậm lại và chăm chút hơn khi soạn thảo email có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Khi bạn trả lời email quá nhanh, bạn có nguy cơ quên thông tin quan trọng, sai lỗi chính tả,... Bạn có thể phải dành nhiều thời gian hơn để gửi các email làm rõ hoặc sửa chữa một thông tin sai lệch. Bằng cách chạy chậm lại và cẩn thận hơn một chút, bạn có thể đảm bảo bạn truyền đạt tất cả các điểm thông tin của mình một cách hiệu quả.

Kỹ năng viết email tại nơi làm việc

Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn tối đa hóa kỹ năng viết email của mình ở nơi làm việc:

Đối xử với mọi email như nhau

Mặc dù bạn có thể cảm thấy ít áp lực hơn khi sử dụng cấu trúc và ngữ pháp tốt trong các email không chính thức của mình, nhưng hãy cố gắng duy trì sự chuyên nghiệp trong cách viết của bạn cho dù người nhận là ai. Điều này có thể giúp bạn phát triển những thói quen tốt và dễ dàng hơn để viết những email hiệu quả mà không cần suy nghĩ quá nhiều. Cố gắng giữ cho mọi email luôn chuyên nghiệp, không mắc lỗi đánh máy và ngắn gọn, cho dù đó là email của CEO của một công ty hay một người bạn thân.

Ưu tiên đọc kỹ nội dung email nhận được trước khi phản hồi

Nếu bạn đang phản hồi email của một ai đó gửi cho bạn, hãy dành thời gian đọc kỹ nội dung email của người gửi. Đảm bảo bạn đã trả lời mọi câu hỏi và hiểu mục đích giao tiếp của họ. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và cho người nhận thấy rằng bạn quan tâm đến việc ưu tiên thông điệp và nhu cầu của họ.

Hạn chế soạn email trên điện thoại của mình

Nếu bạn gửi email từ điện thoại của mình, hãy cân nhắc thêm một thông báo tùy chỉnh giải thích cho người đọc rằng tin nhắn của bạn có thể mắc lỗi chính tả vì nó đến từ điện thoại. Vì hầu hết các điện thoại đều có màn hình và bàn phím nhỏ nên việc nhập các thông báo rõ ràng và chính xác có thể khó khăn hơn. Cố gắng gửi email từ máy tính của bạn để bạn có thể bắt lỗi hiệu quả hơn và viết phản hồi chu đáo hơn.

Cách làm nổi bật kỹ năng viết email của bạn

Kỹ năng viết email có thể là một trong những kỹ năng mà nhà tuyển dụng rất mong đợi ở ứng viên, vì chúng cho thấy bạn có thể đại diện tốt cho công ty, rằng bạn là một người giao tiếp xuất sắc và bạn quan tâm đến chất lượng của những gì bạn sản xuất. Dưới đây là cách bạn có thể làm nổi bật các kỹ năng của mình ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình tuyển dụng:

Làm nổi bật kỹ năng viết email trên sơ yếu lý lịch

Bạn có thể bao gồm thông tin về kỹ năng viết email của mình trong phần tóm tắt chuyên môn hoặc trong phần kỹ năng của sơ yếu lý lịch. Bạn có thể chọn liệt kê một danh mục rộng hơn mô tả đầy đủ các kỹ năng của bạn trên sơ yếu lý lịch của bạn. Ví dụ: bạn có thể nói rằng bạn là một người giao tiếp xuất sắc hoặc bạn có kỹ năng viết nâng cao. Cả hai câu đều ngụ ý rằng bạn cũng giỏi viết email và có thể thông báo thêm cho người quản lý tuyển dụng về các thuộc tính mong muốn của bạn.

Làm nổi bật kỹ năng viết email trong thư xin việc

Nếu vị trí bạn đang ứng tuyển liên quan trực tiếp đến việc viết thư hoặc thư từ qua email, bạn có thể bao gồm một câu về kỹ năng viết email trong thư xin việc của mình. Bạn cũng có thể chọn viết một cái gì đó chung chung hơn như bạn đã làm khi làm nổi bật kỹ năng viết email của bạn trên sơ yếu lý lịch. Nói với nhà tuyển dụng tiềm năng rằng bạn là một người giao tiếp hiệu quả hoặc bạn có kỹ năng viết trên mức trung bình có thể là một cách tốt để thu hút sự chú ý của họ.

Cách bạn viết thư xin việc cũng có thể thể hiện kỹ năng của bạn. Thể hiện kỹ năng viết của bạn thông qua việc viết thư xin việc. Đảm bảo bức thư của bạn chuyên nghiệp, viết tốt và không có lỗi đánh máy. Điều này có thể giúp bạn chứng minh kỹ năng của mình mà không chiếm không gian có giá trị trong thư của bạn.

Làm nổi bật kỹ năng viết email trong một cuộc phỏng vấn

Các cuộc phỏng vấn có thể là một nơi tuyệt vời để làm nổi bật kỹ năng viết email của bạn một cách cụ thể. Trong cuộc phỏng vấn của bạn, bạn có thể nghe thấy câu hỏi phỏng vấn phổ biến, “điểm mạnh của bạn là gì?” Đây có thể là một cơ hội tuyệt vời để nói về kỹ năng viết email của bạn, đặc biệt nếu vị trí bạn đang ứng tuyển thường xuyên sử dụng email. Giải thích giá trị mà bạn đặt ra trong thư từ bằng văn bản và sự cống hiến của bạn trong việc đại diện tốt cho bản thân và công ty của bạn thông qua email và thông tin liên lạc của bạn.

Hy vọng rằng qua những thông tin về kỹ năng viết email mà G Office đã cung cấp sẽ giúp bạn tìm được một công việc phù hợp và nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

Ngoài ra, G Office cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín lâu năm tại khu vực TPHCM. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm văn phòng cho công ty hoặc chỗ ngồi làm việc cho bản thân, hãy email ngay cho chúng tôi nhé!

Đăng Ký Ngay