Cách viết email trong công việc là kỹ năng quan trọng giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường làm việc hiện đại. Một email được viết đúng chuẩn không chỉ thể hiện tác phong chuyên nghiệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế hiểu lầm và nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa cá nhân và doanh nghiệp.
Vì sao cần viết email cách chuyên nghiệp
Trong môi trường làm việc hiện đại, email là kênh giao tiếp chính giữa đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Việc viết email chuyên nghiệp không chỉ là một kỹ năng viết email cơ bản, mà còn phản ánh trực tiếp thái độ làm việc và hình ảnh cá nhân của người gửi.
Trước hết, email chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng, chính xác, hạn chế tối đa hiểu lầm trong công việc. Một email được trình bày mạch lạc, đúng trọng tâm sẽ giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt nội dung, từ đó xử lý công việc hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, cách viết email trong công việc còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho cá nhân và doanh nghiệp. Đối với khách hàng hoặc đối tác, một email chỉn chu thể hiện sự tôn trọng, nghiêm túc và đáng tin cậy – yếu tố quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài.
Ngoài ra, viết email đúng cách giúp tiết kiệm thời gian làm việc, tránh việc phải gửi nhiều email bổ sung để giải thích lại nội dung. Đặc biệt trong các công việc viết email thường xuyên như hành chính, nhân sự, kinh doanh hay chăm sóc khách hàng, kỹ năng này càng trở nên cần thiết.
Cấu trúc của một email chuẩn
Để áp dụng cách viết email trong công việc hiệu quả, người viết cần nắm rõ cấu trúc của một email chuyên nghiệp. Một email chuẩn không chỉ giúp truyền tải thông tin đầy đủ mà còn thể hiện sự tôn trọng và tác phong làm việc nghiêm túc.
Cấu trúc một mẫu email chuẩn gồm:
- Tiêu đề email (Subject)
- Địa chỉ email người nhận
- Lời chào đầu email
- Lý do viết email
- Nội dung chi tiết của email
- Phần mở đầu
- Thân email
- Phần kết
- Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm (nếu cần)
- Chữ ký email và thông tin liên hệ
Dưới đây là mô tả chi tiết từng thành phần:
Dòng Subject (tiêu đề email)
Subject là tiêu đề email, thể hiện mục đích chính của email. Một dòng subject tốt cần ngắn gọn, rõ ràng và có chứa từ khóa liên quan đến nội dung email. Điều này giúp người nhận nhanh chóng hiểu được nội dung chính và ưu tiên xử lý email.
Lời chào đầu email
Lời chào là phần mở đầu của email, dùng để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng người nhận. Tùy vào mối quan hệ và ngữ cảnh công việc, lời chào cần phù hợp, chuyên nghiệp và đúng chuẩn giao tiếp trong môi trường làm việc.
Lý do viết email
Phần này giúp người nhận hiểu vì sao bạn gửi email. Bạn nên giới thiệu ngắn gọn về bản thân (nếu cần), nêu rõ mục đích viết email và liên kết trực tiếp với nội dung chính. Tránh sử dụng những câu mở đầu chung chung hoặc lan man.
Nội dung email
Đây là phần quan trọng nhất trong kỹ năng viết email chuyên nghiệp. Nội dung email cần được trình bày rõ ràng, logic và đúng trọng tâm.
- Phần mở đầu: Dẫn dắt vào nội dung chính, giúp người đọc dễ theo dõi.
- Thân email: Trình bày chi tiết thông tin, yêu cầu, đề xuất hoặc trao đổi công việc. Nếu nội dung dài, nên chia thành các đoạn ngắn, sử dụng gạch đầu dòng hoặc định dạng phù hợp để làm nổi bật ý chính.
- Phần kết: Tóm tắt nội dung hoặc nêu rõ mong muốn, hành động tiếp theo từ người nhận.
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Ảnh, liên kết hoặc file đính kèm giúp bổ sung và minh họa cho nội dung email. Khi đính kèm, cần ghi rõ tên và mô tả ngắn gọn để người nhận dễ theo dõi. Với tệp dung lượng lớn, nên sử dụng các nền tảng lưu trữ trực tuyến và gửi đường link kèm theo.
Lời kết và chữ ký email
Lời kết giúp kết thúc email một cách lịch sự, thể hiện sự cảm ơn hoặc mong muốn tiếp tục trao đổi. Phần chữ ký email nên bao gồm thông tin cơ bản như họ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại và website để tạo sự chuyên nghiệp và thuận tiện cho liên hệ sau này.
Hướng dẫn cách viết Email chuyên nghiệp và ấn tượng
Để áp dụng hiệu quả cách viết email trong công việc, người viết cần tập trung vào từng thành phần của email, đảm bảo rõ ràng, đúng mục đích và phù hợp với ngữ cảnh giao tiếp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận.
Đặt tiêu đề cho email (Subject)
Tiêu đề email cần thể hiện rõ nội dung chính và mục đích của email. Một subject tốt nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và tránh những tiêu đề chung chung. Điều này giúp người nhận nhanh chóng xác định mức độ quan trọng của email và phản hồi kịp thời.
Gửi lời chào – lý do viết email
Lời chào cần lịch sự, phù hợp với mối quan hệ công việc và văn hóa doanh nghiệp. Ngay sau lời chào, bạn nên nêu rõ lý do viết email để người nhận hiểu ngay mục đích trao đổi, tránh mất thời gian đọc những thông tin không cần thiết.
Viết nội dung email
Nội dung email nên được trình bày ngắn gọn, logic và tập trung vào vấn đề chính. Khi viết email trong công việc, hãy:
- Sắp xếp ý theo thứ tự rõ ràng
- Chia đoạn hợp lý để dễ theo dõi
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, chuyên nghiệp
Nếu email có nhiều thông tin, nên dùng gạch đầu dòng để làm nổi bật các ý quan trọng.
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Ảnh, liên kết hoặc file đính kèm giúp bổ sung thông tin cho email. Tuy nhiên, chỉ nên chèn khi thật sự cần thiết và cần ghi chú rõ ràng để người nhận dễ hiểu nội dung kèm theo. Tránh đính kèm quá nhiều tệp gây rối và làm giảm hiệu quả email.
Tạo chữ ký email
Chữ ký email là yếu tố không thể thiếu trong công việc viết email chuyên nghiệp. Một chữ ký đầy đủ thông tin như họ tên, chức vụ, công ty và số điện thoại giúp tăng độ tin cậy và tạo sự thuận tiện cho việc liên hệ sau này.
Cách cải thiện kỹ năng viết email của bạn
Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện kỹ năng viết email của mình, đây là một số bước bạn có thể thực hiện:
1. Tải xuống tiện ích kiểm tra ngữ pháp
Bạn có thể tìm thấy các tiện ích mở rộng cho máy tính để quét email của bạn nhằm tìm lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và ngôn ngữ không hiệu quả. Những tiện ích mở rộng này có thể là những công cụ có giá trị để sửa chữa bài viết của bạn một cách nhanh chóng và bắt những lỗi bạn có thể đã bỏ qua khi kiểm tra lại nội dung email. Mặc dù tiện ích mở rộng có thể là những công cụ hữu ích nhưng không phải lúc nào các đề xuất của chúng cũng chính xác. Đảm bảo đọc lại bài viết của bạn thật kỹ thay vì dựa hoàn toàn vào ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng kiểm tra chính tả.
2. Đọc lại trước nội dung email trước khi gửi đi
Đọc email trước khi gửi có thể giúp bạn tìm ra lỗi hoặc ngôn ngữ khó hiểu trong bài viết của mình. Nếu bạn đã viết lại một phần trong email của mình, hãy dành thêm thời gian để xem các câu được viết lại khi bạn thực hiện bài đánh giá của mình. Mọi người thường lặp lại các từ hoặc bỏ đi một phần câu trong bài viết của họ. Nếu bạn đang gửi email cho một đồng nghiệp hoặc liên hệ kinh doanh quan trọng, hãy cân nhắc yêu cầu người khác đọc qua email trước khi bạn gửi nó đến đích cuối cùng.
3. Xem lại các lỗi ngữ pháp và chính tả phổ biến
Nếu bạn nhận thấy một gợi ý lặp lại từ một phần mở rộng hoặc biết rằng bạn đang vật lộn với các lỗi ngữ pháp phổ biến, hãy xem lại các quy tắc viết để giúp bạn biết cách viết chính xác các từ hoặc cụm từ nhất định. Nhận ra những lỗi phổ biến có thể giúp bạn dễ dàng xác định chúng hơn trong bài viết của mình.
4. Chậm lại
Mặc dù, việc bạn phản hồi email một cách nhanh chóng sẽ thể hiện được sự tôn trong của bạn đối với người gửi, nhưng việc chậm lại và chăm chút hơn khi soạn thảo email có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu. Khi bạn trả lời email quá nhanh, bạn có nguy cơ quên thông tin quan trọng, sai lỗi chính tả,… Bạn có thể phải dành nhiều thời gian hơn để gửi các email làm rõ hoặc sửa chữa một thông tin sai lệch. Bằng cách chạy chậm lại và cẩn thận hơn một chút, bạn có thể đảm bảo bạn truyền đạt tất cả các điểm thông tin của mình một cách hiệu quả.
Kỹ năng viết email tại nơi làm việc
Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn tối đa hóa kỹ năng viết email của mình ở nơi làm việc:
Đối xử với mọi email như nhau
Mặc dù bạn có thể cảm thấy ít áp lực hơn khi sử dụng cấu trúc và ngữ pháp tốt trong các email không chính thức của mình, nhưng hãy cố gắng duy trì sự chuyên nghiệp trong cách viết của bạn cho dù người nhận là ai. Điều này có thể giúp bạn phát triển những thói quen tốt và dễ dàng hơn để viết những email hiệu quả mà không cần suy nghĩ quá nhiều. Cố gắng giữ cho mọi email luôn chuyên nghiệp, không mắc lỗi đánh máy và ngắn gọn, cho dù đó là email của CEO của một công ty hay một người bạn thân.
Ưu tiên đọc kỹ nội dung email nhận được trước khi phản hồi
Nếu bạn đang phản hồi email của một ai đó gửi cho bạn, hãy dành thời gian đọc kỹ nội dung email của người gửi. Đảm bảo bạn đã trả lời mọi câu hỏi và hiểu mục đích giao tiếp của họ. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và cho người nhận thấy rằng bạn quan tâm đến việc ưu tiên thông điệp và nhu cầu của họ.
Hạn chế soạn email trên điện thoại của mình
Nếu bạn gửi email từ điện thoại của mình, hãy cân nhắc thêm một thông báo tùy chỉnh giải thích cho người đọc rằng tin nhắn của bạn có thể mắc lỗi chính tả vì nó đến từ điện thoại. Vì hầu hết các điện thoại đều có màn hình và bàn phím nhỏ nên việc nhập các thông báo rõ ràng và chính xác có thể khó khăn hơn. Cố gắng gửi email từ máy tính của bạn để bạn có thể bắt lỗi hiệu quả hơn và viết phản hồi chu đáo hơn.
Những lưu ý khi viết và gửi email
Bên cạnh việc nắm vững cấu trúc và kỹ năng viết email, người làm việc văn phòng cũng cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng để email luôn chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả.
- Nghĩ kỹ trước khi viết: Trước khi soạn email, hãy xác định rõ mục đích gửi, đối tượng nhận và thông tin cần truyền đạt. Việc suy nghĩ trước khi viết giúp bạn tránh lan man, gửi thiếu thông tin hoặc phải gửi thêm nhiều email bổ sung không cần thiết.
- Viết email đơn giản, ngắn gọn: Một trong những nguyên tắc quan trọng của cách viết email trong công việc là sự ngắn gọn và súc tích. Email nên tập trung vào nội dung chính, tránh câu văn dài, phức tạp hoặc sử dụng quá nhiều thuật ngữ khó hiểu.
- Sử dụng dòng Subject rõ ràng: Dòng subject cần phản ánh đúng nội dung email. Một tiêu đề rõ ràng giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt vấn đề và ưu tiên xử lý email, đặc biệt trong môi trường làm việc có khối lượng email lớn mỗi ngày.
- Đặt cấu trúc cho email: Email nên có bố cục rõ ràng gồm mở đầu – nội dung chính – kết luận. Việc sắp xếp cấu trúc hợp lý giúp người nhận dễ đọc, dễ hiểu và không bỏ sót thông tin quan trọng.
- Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu: Khi viết email công việc, nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh viết tắt tùy tiện, dùng từ đa nghĩa hoặc cấu trúc câu rườm rà gây hiểu nhầm cho người đọc.
- Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi, hãy dành thời gian kiểm tra lại nội dung, chính tả, tệp đính kèm và địa chỉ người nhận. Đây là bước quan trọng giúp hạn chế sai sót và thể hiện sự cẩn trọng trong công việc viết email.
Hy vọng rằng qua những thông tin về kỹ năng viết email mà G Office đã cung cấp sẽ giúp bạn tìm được một công việc phù hợp và nâng cao hiệu quả công việc của bạn.
Ngoài ra, G Office cũng là một đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín lâu năm tại khu vực TPHCM. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm văn phòng cho công ty hoặc chỗ ngồi làm việc cho bản thân, hãy email ngay cho chúng tôi nhé!
