Tin tức

8 yếu tố cần xem xét khi thuê văn phòng làm việc

Có nhiều lý do để một cá nhân, tổ chức, đội nhóm hay doanh nghiệp phải thuê văn phòng. Có thể bạn đang trong giai đoạn thành lập doanh nghiệp và cần tìm kiếm không gian văn phòng đầu tiên của mình. Hoặc có lẽ bạn đang mở rộng hoạt động kinh doanh của mình bởi vì công ty của bạn đã hoạt động rất tốt. Vậy làm thế nào để bạn có thể lựa chọn được một văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình? Sau đây G Office - Đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng chia sẻ và văn phòng ảo tại TPHCM sẽ chia sẻ cho các bạn 8 yếu tố cần xem xét khi thuê văn phòng làm việc. Hãy tham khảo nhé!

8 yếu tố cần xem xét khi thuê văn phòng làm việc

Dù lý do là gì, việc đưa ra quyết định sai lầm khi thuê một văn phòng làm việc có thể là một tai hại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Dưới đây là 8 yếu tố bạn cần xem xét trước khi bạn đặt bút ký hợp đồng thuê một không gian văn phòng làm việc.

1. Gần trung tâm thành phố

Vị trí là yếu tố nên được bạn cân nhắc hàng đầu khi thuê văn phòng làm việc. Lý tưởng nhất là văn phòng làm việc nằm tại vị trí đủ gần và thuận tiện cho nhân viên của bạn về tuyến đường đi làm hàng ngày của họ.

Bạn cũng nên đảm bảo rằng không gian văn phòng của mình nằm trong một khu vực có rất nhiều nhân tài trong ngành của bạn và là một nơi đáng mơ ước để làm việc nói chung. Một cách để đảm bảo điều này là thiết lập văn phòng của bạn gần trung tâm thành phố. Làm như vậy, bạn sẽ có thể đảm bảo rằng có các liên kết giao thông tốt cho những nhân viên có thể sống xa hơn một chút.

Ngoài ra, vị trí văn phòng ở nơi đắc địa sẽ giúp cho khách hàng và đối tác có thể dễ dàng tìm thấy và tiếp cận doanh nghiệp của bạn. Đây là một trong những điểm có thể tạo nên lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp khi cạnh tranh với các đối thủ khác.

2. Điều khoản hợp đồng cho thuê văn phòng rõ ràng và dễ hiểu

Trước khi thuê mặt bằng văn phòng làm việc, bạn nên xem qua các điều kiện thuê, tốt nhất nên nhờ luật sư trợ giúp. Điều cần thiết là tìm kiếm các điều khoản thuê linh hoạt phù hợp với kế hoạch phát triển của công ty bạn.

Bạn nên đảm bảo rằng tất cả các điều khoản được đề cập rõ ràng trong hợp đồng thuê. Chắc hẳn, bạn sẽ không muốn rơi vào tình huống khi kết thúc hợp đồng thuê nhà mà đơn vị cho thuê lại tăng tiền thuê văn phòng của bạn một số tiền lớn.

Bạn cũng không muốn rơi vào tình huống đơn vị cho thuê ký hợp đồng thuê cho một số công ty khác mà không cho bạn tùy chọn gia hạn? Điều quan trọng là bạn phải biết khi nào bạn hoặc đơn vị chủ quản của mặt bằng có thể phá vỡ hợp đồng thuê.

3. Ngân sách dành cho việc thuê văn phòng làm việc của bạn là bao nhiêu?

Sau khi chọn địa điểm, yếu tố tiếp theo cần lưu ý khi thuê văn phòng làm việc là ngân sách của bạn. Không thận trọng khi thuê một văn phòng có thể khiến doanh nghiệp của bạn rơi vào tình trạng nợ nần chồng chất, thiếu hụt tài chính cho hoạt động kinh doanh cốt lõi và có ảnh hưởng xấu đến tiềm năng phát triển của bạn.

Nếu bạn dự định vay vốn kinh doanh, bạn chỉ nên thực hiện sau khi đã cân nhắc các yếu tố khác nhau trong khi chọn khoản vay kinh doanh. Tốt hơn hết là bạn nên kiểm tra tất cả các con số với kế toán của mình trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

4. Hiểu mọi chi phí và chi phí tiềm ẩn có thể đến với không gian văn phòng của bạn

Trước khi ký hợp đồng thuê, bạn cũng nên tính đến các chi phí ẩn hoặc chi phí mà bạn có thể phải đối mặt. Điều đó bao gồm không gian thực tế bạn sẽ có thể sử dụng và chi phí vận hành, bao gồm chi phí bảo trì, điện, internet, giá thuê tiềm năng tăng, thay đổi và chi phí sửa chữa cơ sở vật chất.

Bạn nên nhờ một luật sư thông qua hợp đồng để bạn có thể thảo luận về bất kỳ điều khoản gây tranh cãi nào với đơn vị cho thuê văn phòng trước khi ký kết hợp đồng thuê.

5. Nhu cầu sử dụng kích thước văn phòng như thế nào là phù hợp?

Khi nói đến không gian văn phòng, bạn nên thuê một cái gì đó phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn. Thay vì chọn một văn phòng lớn hơn nhiều so với yêu cầu hiện tại của bạn, tốt hơn là bạn nên tiết chế và chọn một thứ mà bạn nghĩ sẽ đáp ứng được nhu cầu của mình trong vài năm tới.

Nếu bạn phát triển theo cấp số nhân, tốt hơn là nên chuyển đến một không gian rộng hơn hoặc thuê văn phòng thứ hai tại thời điểm đó. Tuy nhiên, bạn cũng không nên thuê văn phòng quá nhỏ vì văn phòng chật chội có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc của nhân viên.

Hiện tại, các loại hình văn phòng cho thuê mang đến sự linh hoạt cho khách thuê đang được các doanh nghiệp ưa chuộng. Nhất là văn phòng chia sẻ, khi bạn có thể thuê được diện tích văn phòng vừa đủ với nhu cầu của mình thậm chí là chỗ ngồi cho một người duy nhất và linh hoạt chuyển đổi gói dịch vụ hoặc nới rộng diện văn phòng khi nhu cầu tăng lên

6. Có những tiện ích nào xung quanh văn phòng của bạn?

Trước khi thuê văn phòng, bạn nên tìm hiểu xem gần địa điểm đó có những tiện nghi, cơ sở vật chất nào. Nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc có một văn phòng có quán cà phê, những quán cơm văn phòng, cửa hàng tiện lợi hay nhà hàng gần đó.

Hơn nữa, ngân hàng, bưu điện và văn phòng công chứng là những nơi bạn có thể cần phải ghé thăm thường xuyên vì lý do công việc. Vì vậy, thuê một văn phòng với những tiện ích này gần đó là một ý kiến hay.

7. Có chỗ đậu xe cho khách hàng và nhân viên

Khi thuê văn phòng làm việc, điều quan trọng là phải xem xét chỗ đậu xe của văn phòng. Một bãi đậu xe không rắc rối cho khách hàng và nhân viên của bạn là điều quan trọng khi đến văn phòng. Một kịch bản lý tưởng là có đủ chỗ đậu xe trong khuôn viên.

Ngoài ra, bạn nên tìm thêm các bãi đậu xe dịch vụ ở gần văn phòng làm việc của bạn. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn nếu chi phí cho gửi xe của tòa nhà văn phòng tăng lên hoặc doanh nghiệp của bạn cần tổ chức một buổi hội nghị khách hàng và nhu cầu đậu xe đột ngột tăng lên.

cần xem xét chỗ đậu xe tại dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc

8. Loại cơ sở hạ tầng nào đi kèm với văn phòng?

Ngày nay, không có nhiều doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả mà không có kết nối internet tốc độ cao và đảm bảo bảo mật thông tin. Những văn phòng làm trọn gói hoặc được quản lý bởi một đơn vị chủ quản thường sẽ bao gồm hệ thống đường truyền internet như một phần của những tiện ích đi kèm khi bạn thuê văn phòng làm việc.

Tuy nhiên, nếu bạn đang thuê mặt bằng tư nhân, bạn nên tính đến chi phí kết nối internet và các khoản thanh toán hàng tháng. Độ tin cậy và chất lượng của dịch vụ internet cũng rất quan trọng. Hãy nhớ rằng cơ sở hạ tầng cũng có nghĩa là kết nối điện thoại tốt và các dịch vụ bưu chính thông thường.

Tóm lại

Thuê văn phòng văn phòng làm việc là một quyết định có ý nghĩa lâu dài đối với hoạt động kinh doanh của bạn. Trước khi bạn ký hợp đồng thuê, điều quan trọng là bạn phải cân nhắc những điểm mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này để đảm bảo rằng bạn sẽ có thể yên tâm sau khi chuyển đến văn phòng làm việc mới của mình. Hãy lưu lại ngay vào sổ tay của mình 8 yếu tố cần xem xét khi thuê văn phòng làm việc này nhé!

Nếu bạn đang tìm thuê văn phòng làm việc trọn gói với đầy đủ các tiện ích văn phòng đi kèm và tính linh hoạt chuyển đổi diện tích khi cần. Hãy gọi ngay cho G Office!

Chúng tôi cung cấp đầy đủ các loại hình văn phòng hiện đại đang được ưa chuộng nhất hiện nay.

Tại 6 tòa nhà văn phòng cao cấp có vị trí đắc địa tại TPHCM:

6 chi nhanh cho thue van phong G Office