Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân và không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được thành lập nhằm mục đích đại diện theo ủy quyền, liên lạc, nghiên cứu thị trường và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp tại địa phương hoặc quốc gia khác.
Trong bài viết này, G Office sẽ giúp bạn hiểu rõ: văn phòng đại diện là gì, điều kiện thành lập, hồ sơ cần chuẩn bị và các quy định pháp lý liên quan khi mở văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện (Representative Office – RO) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân, được thành lập nhằm đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp và không thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiểu đơn giản, văn phòng đại diện không được ký hợp đồng kinh doanh, không xuất hóa đơn, không phát sinh doanh thu, mà chỉ thực hiện các hoạt động mang tính đại diện, liên lạc và hỗ trợ cho doanh nghiệp.
Ví dụ:
Doanh nghiệp A kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng tại TP.HCM mở văn phòng đại diện tại Hà Nội → VPĐD không được ký hợp đồng cho thuê, không thu tiền, mà chỉ làm nhiệm vụ như tiếp nhận thông tin khách hàng, giới thiệu dịch vụ, hỗ trợ kết nối khách hàng với trụ sở chính.
Văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp nước ngoài
Đối với doanh nghiệp nước ngoài, văn phòng đại diện tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP (thay thế Nghị định 72/2006/NĐ-CP).
Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp nước ngoài:
- Phải hoạt động tối thiểu 01 năm tại quốc gia thành lập
- Được mở không giới hạn số lượng văn phòng đại diện tại Việt Nam
- VPĐD không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi
>>> Xem ngay: Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?
So sánh giữa chi nhánh và văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh
Giống nhau
Cả chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mẹ. Đều phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh.
Ngoài ra, cả 3 đều có thủ tục thay đổi nội dung đăng ký khi có thay đổi về địa điểm, ngành nghề, người đại diện (tùy mức độ phức tạp theo từng loại). Cũng như có thể được thành lập ở tỉnh/thành phố khác với nơi đặt trụ sở chính (chi nhánh và VPĐD theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020; địa điểm kinh doanh theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
Khác nhau
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Khái niệm | Đơn vị phụ thuộc thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng doanh nghiệp, bao gồm đại diện theo ủy quyền (Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020) | Đơn vị phụ thuộc đại diện theo ủy quyền, không kinh doanh (Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020) | Nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể (Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020) |
| Chức năng kinh doanh | Có | Không | Có |
| Ngành nghề | Phù hợp với ngành nghề doanh nghiệp mẹ | Chỉ đại diện theo ủy quyền | Một số ngành nghề mà trụ sở chính đã đăng ký |
| Địa điểm | Có thể khác tỉnh/thành phố, trong nước hoặc nước ngoài (Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) | Có thể khác tỉnh/thành phố, trong nước hoặc nước ngoài (Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020) | Khác tỉnh hoặc cùng tỉnh với trụ sở chính/chi nhánh (Nghị định 01/2021/NĐ-CP) |
| Con dấu & giấy phép | Có con dấu riêng và Giấy chứng nhận hoạt động riêng | Có con dấu riêng và Giấy chứng nhận hoạt động riêng | Không có con dấu, có Giấy chứng nhận hoạt động riêng |
| Tên đặt | Tên doanh nghiệp + “Chi nhánh” (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020) | Tên doanh nghiệp + “Văn phòng đại diện” (Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020) | Không bắt buộc theo tên doanh nghiệp |
| Ký hợp đồng / xuất hóa đơn | Có quyền ký hợp đồng kinh tế và xuất hóa đơn | Không được ký hợp đồng, không xuất hóa đơn | Không được ký hợp đồng, không xuất hóa đơn |
| Nghĩa vụ thuế | Có mã số thuế riêng, kê khai thuế độc lập hoặc phụ thuộc; nộp các loại thuế: thuế GTGT, TNDN, TNCN, lệ phí môn bài | Có mã số thuế riêng; hạch toán phụ thuộc; nộp thuế TNCN | Không có mã số thuế riêng; kê khai phụ thuộc trụ sở chính; nộp lệ phí môn bài |
| Thủ tục thành lập | Phức tạp | Phức tạp | Đơn giản |
| Mục đích thành lập | Mở cơ sở kinh doanh nhiều lĩnh vực, ký hợp đồng, xuất hóa đơn, hoạt động ở tỉnh/thành phố khác | Thăm dò, nghiên cứu thị trường, giám sát thương hiệu, không kinh doanh | Mở cơ sở kinh doanh chuyên biệt, thủ tục đơn giản, cơ sở trong cùng tỉnh/thành phố |
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp: Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty mẹ hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Không được đăng ký đồng thời công ty và văn phòng đại diện.
- Tên văn phòng đại diện hợp lệ: Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”, đúng theo quy định tại Điều 40 và Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp: Trụ sở văn phòng đại diện không được đặt tại nhà tập thể, nhà chung cư không có chức năng thương mại, tương tự quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện: Trưởng văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng kinh doanh, không được thực hiện hoạt động sinh lợi, chỉ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp.
- Tuân thủ nghĩa vụ hành chính liên quan đến thuế: Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT, TNDN do không kinh doanh; tuy nhiên vẫn phải kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động (nếu có).
Đối với thương nhân nước ngoài, điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được quy định tại Luật Thương mại 2005 và Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể, doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng:
- Doanh nghiệp phải được thành lập và hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày đăng ký kinh doanh tại quốc gia nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Là thương nhân được pháp luật nước sở tại công nhận hợp pháp, còn thời hạn hoạt động.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam và không thuộc ngành nghề bị cấm.
Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần những hồ sơ giấy tờ gì?
Hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài phải xin giấy phép do Sở Công Thương cấp tỉnh cấp và hoàn thành các thủ tục sau cấp phép bao gồm: thông báo hoạt động và xin con dấu. Bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải được nộp tại Sở Công Thương cấp tỉnh. Theo quy định, một bộ hồ sơ đầy đủ phải chứa các tài liệu sau (điều này có thể thay đổi hoặc khác nhau tùy thuộc vào tỉnh thành nơi doanh nghiệp nộp đơn):
- Mẫu đăng ký;
- Bản sao giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;
- Bản sao có chứng thực và hợp pháp hóa Biên bản và Điều lệ của công ty mẹ (nếu có);
- Bản sao được hợp pháp hóa và bản dịch ra tiếng Việt của báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty mẹ cho năm tài chính gần nhất do công ty kiểmb toán phát hành;
- Bản sao có công chứng Hợp đồng thuê văn phòng;
- Bản sao được chứng thực và hợp pháp hóa hộ chiếu của người đứng đầu đại diện (cần có bản dịch sang tiếng Việt)
Tất cả các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa và sau đó được dịch sang tiếng Việt bởi người dịch có thẩm quyền. Theo quy định hiện hành, Sở Công Thương sẽ xem xét và cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong thời hạn khoảng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giấy phép văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm. Trong năm năm này, công ty mẹ phải hoạt động. Bạn có thể gia hạn hiệu lực của giấy phép. Nếu giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận thành lập của công ty mẹ hết hạn thì giấy phép của văn phòng đại diện cũng sẽ hết hiệu lực.
Quy định về hoạt động của văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam
Những hoạt động bị hạn chế của văn phòng đại diện tại Việt Nam là gì?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện các hoạt động sinh lợi, bao gồm:
- Ký kết, thực hiện hợp đồng kinh doanh;
- Mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Xuất hóa đơn, nhận thanh toán từ khách hàng;
- Thực hiện hoạt động đại lý, trung gian thương mại cho công ty mẹ.
Văn phòng đại diện cần làm gì sau khi nhận được giấy phép hoạt động?
Sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục tiếp theo theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm:
- Thông báo hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan cấp phép theo đúng thời hạn quy định;
- Khắc con dấu để phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định pháp luật;
- Mở tài khoản ngân hàng phục vụ cho việc tiếp nhận kinh phí từ công ty mẹ và chi trả các chi phí vận hành của văn phòng đại diện;
- Thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện (nếu có), theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, văn phòng đại diện có trách nhiệm tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý sau:
- Thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động làm việc tại văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Báo cáo hoạt động định kỳ hằng năm cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
- Thông báo kịp thời các thay đổi liên quan đến nội dung đăng ký hoạt động như: địa chỉ văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện, nhân sự hoặc phạm vi hoạt động.
G Office – Nhà cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín TPHCM
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp hiểu đúng quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ phù hợp và lựa chọn địa chỉ hợp pháp ngay từ đầu để tránh phát sinh rủi ro trong quá trình hoạt động.
Ngoài ra, G Office cũng là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo, chỗ ngồi làm việc hàng đầu tại TPHCM, với kinh nghiệm hơn 14 năm và nhận được sự tin tưởng ủng hộ của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi tự tin mang đến một giải pháp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trọn gói vô cùng tiện lợi cho các doanh nghiệp. Hotline: 028 222 00 919.
