Hiện nay, mô hình coworking space không còn là lựa chọn tạm thời mà đang trở thành chiến lược vận hành thông minh của nhiều doanh nghiệp. Với khả năng tối ưu chi phí, tăng tính linh hoạt và thúc đẩy kết nối, coworking space đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và giàu tiềm năng phát triển.
Vai trò của coworking space đối với doanh nghiệp
Tối ưu hóa chi phí và linh hoạt
Vai trò cốt lõi của coworking space nằm ở khả năng chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn thay vì phải đầu tư lớn cho tiền đặt cọc, thiết kế văn phòng, trang thiết bị, vận hành IT hay chi phí bảo trì, doanh nghiệp chỉ trả phí dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.
Coworking space tối ưu chi phí ở ba khía cạnh chính:
- Chi phí thiết lập ban đầu: Doanh nghiệp có thể hoạt động gần như ngay lập tức mà không cần thời gian chuẩn bị văn phòng.
- Chi phí vận hành: Điện, nước, internet, lễ tân, phòng họp và khu tiện ích thường đã được tích hợp trong một mức phí.
- Chi phí mở rộng: Khi cần tăng hoặc giảm chỗ ngồi, doanh nghiệp không bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê dài hạn.
Từ góc độ quản trị, mô hình này giúp nhà lãnh đạo dự báo ngân sách chính xác hơn, đồng thời giải phóng dòng tiền để tập trung vào các hoạt động tạo doanh thu. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp xem coworking space như một giải pháp vận hành linh hoạt thay vì chỉ là lựa chọn tiết kiệm.
Xây dựng cộng đồng và kết nối
Coworking space giúp doanh nghiệp mở rộng mạng lưới quan hệ nhanh hơn nhờ làm việc trong môi trường tập trung nhiều công ty và chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác nhau. Mô hình này tạo giá trị kết nối theo những cách rất thực tế:
- Tăng cơ hội hợp tác: Doanh nghiệp dễ tìm đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp ngay trong cùng không gian làm việc.
- Tiết kiệm chi phí networking: Không cần đầu tư quá nhiều vào các hoạt động kết nối bên ngoài nhưng vẫn tiếp cận được cộng đồng kinh doanh.
- Cập nhật thị trường nhanh hơn: Việc thường xuyên trao đổi với các doanh nghiệp khác giúp nhà quản lý nắm bắt xu hướng và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Với các công ty đang mở rộng, vai trò này đặc biệt quan trọng vì mạng lưới quan hệ chất lượng thường quyết định tốc độ tăng trưởng. Thay vì phát triển đơn lẻ, coworking space đặt doanh nghiệp vào một hệ sinh thái sẵn có.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy đủ tiện nghi
Coworking space cho phép doanh nghiệp sở hữu một môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay lập tức mà không cần tốn thời gian và nguồn lực để thiết lập văn phòng. Giá trị tối ưu thể hiện ở các yếu tố cụ thể:
- Hạ tầng sẵn sàng: Internet tốc độ cao, phòng họp, khu tiếp khách, khu vực pantry, thiết bị văn phòng… giúp doanh nghiệp vận hành ổn định từ ngày đầu tiên.
- Nâng cao hình ảnh thương hiệu: Không gian hiện đại và chỉn chu tạo ấn tượng tốt hơn khi gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác.
- Giảm gánh nặng quản lý: Các dịch vụ như lễ tân, vệ sinh, bảo trì thường đã được vận hành, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh.
Quan trọng hơn, một môi trường làm việc được đầu tư bài bản còn tác động tích cực đến trải nghiệm nhân viên, tăng sự gắn bó lâu dài. Vì vậy, coworking space không chỉ giải quyết nhu cầu về địa điểm mà còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng vận hành chuyên nghiệp.
Thúc đẩy sáng tạo và năng suất
Coworking space được thiết kế để hỗ trợ cách làm việc linh hoạt, từ đó giúp doanh nghiệp cải thiện cả tư duy sáng tạo lẫn hiệu suất của đội ngũ. Vai trò này thể hiện rõ qua các điểm sau:
- Không gian kích thích ý tưởng: Thiết kế mở, nhiều khu vực làm việc, thảo luận, thư giãn, không gian xanh, văn phòng thông minh giúp nhân viên dễ thay đổi trạng thái làm việc khi cần tập trung hoặc brainstorm.
- Giảm cảm giác trì trệ: Môi trường năng động với nhiều cá nhân và doanh nghiệp khác nhau tạo động lực làm việc tốt hơn so với không gian khép kín.
- Hạn chế gián đoạn vận hành: Do đã có sẵn hạ tầng và dịch vụ hỗ trợ, nhân sự có thể tập trung vào công việc thay vì xử lý các vấn đề văn phòng.
Về lâu dài, khi nhân viên làm việc trong môi trường khuyến khích trao đổi và chủ động, doanh nghiệp không chỉ tăng năng suất mà còn hình thành văn hóa đổi mới.
Hỗ trợ sự phát triển của Startup và Freelancer
Coworking space giúp startup và freelancer gia nhập thị trường nhanh hơn nhờ loại bỏ nhiều rào cản khi thiết lập văn phòng.
Những giá trị hỗ trợ rõ ràng gồm:
- Giảm áp lực tài chính ban đầu: Không cần đầu tư lớn cho mặt bằng và thiết bị, giúp các nhóm nhỏ giữ dòng tiền ổn định trong giai đoạn quan trọng.
- Dễ dàng mở rộng quy mô: Có thể tăng hoặc giảm chỗ ngồi theo tốc độ phát triển mà không phải thay đổi địa điểm liên tục.
- Tiếp cận hệ sinh thái kinh doanh: Làm việc gần các doanh nghiệp khác tạo thêm cơ hội tìm khách hàng, đối tác hoặc thậm chí nhà đầu tư.
Với freelancer, coworking space còn mang lại một nơi làm việc ổn định và chuyên nghiệp hơn so với làm việc tại nhà, từ đó nâng cao uy tín khi làm việc với khách hàng.
Xu hướng coworking space tại Việt Nam và thế giới
Thị trường flexible office đang tăng trưởng nhanh nhờ sự dịch chuyển sang mô hình hybrid work và chiến lược bất động sản linh hoạt của doanh nghiệp. Theo Technavio, phân khúc coworking được định giá khoảng 25,19 tỷ USD năm 2024, đồng thời toàn thị trường văn phòng linh hoạt dự kiến tăng thêm 34,21 tỷ USD giai đoạn 2025–2030, với tốc độ CAGR khoảng 9,4%.
Đáng chú ý, khu vực APAC được dự báo đóng góp gần 39,9% tăng trưởng, phản ánh nhu cầu mạnh tại các nền kinh tế đang phát triển và xu hướng mở rộng văn phòng vệ tinh để hỗ trợ lực lượng lao động phân tán.
Động lực chính đến từ việc doanh nghiệp muốn giảm chi phí thuê dài hạn, tăng khả năng mở rộng và thu hút nhân tài, khiến coworking trở thành một phần trong chiến lược corporate real estate hiện đại thay vì chỉ là giải pháp tạm thời.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng coworking space?
Coworking space phù hợp với các tổ chức cần tính linh hoạt, tối ưu chi phí và khả năng mở rộng nhanh thay vì bị ràng buộc bởi hợp đồng thuê văn phòng dài hạn. Những nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc mô hình này gồm:
- Startup và doanh nghiệp đang tăng trưởng: Quy mô nhân sự thường thay đổi, vì vậy coworking giúp dễ dàng mở rộng mà không phát sinh chi phí di dời.
- Doanh nghiệp mới gia nhập thị trường: Có thể thiết lập hiện diện nhanh với một văn phòng chuyên nghiệp mà không cần đầu tư lớn ban đầu.
- Công ty áp dụng hybrid working: Không cần duy trì diện tích văn phòng cố định nhưng vẫn đảm bảo có không gian làm việc khi cần.
- Nhóm dự án hoặc văn phòng đại diện: Phù hợp để đặt đội ngũ ngắn hoặc trung hạn mà vẫn đảm bảo hạ tầng đầy đủ.
Ngược lại, các doanh nghiệp yêu cầu không gian vận hành đặc thù hoặc mức độ bảo mật cao có thể phù hợp hơn với văn phòng riêng.
Kết luận
Coworking space không chỉ là một xu hướng nhất thời mà đang trở thành giải pháp văn phòng phù hợp với môi trường kinh doanh hiện đại. Nhờ khả năng tối ưu chi phí, tăng tính linh hoạt và hỗ trợ kết nối, mô hình này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn đồng thời sẵn sàng thích nghi với những thay đổi của thị trường. Việc lựa chọn dịch vụ coworking space vì thế không chỉ giải quyết bài toán địa điểm làm việc, mà còn là bước đi chiến lược cho tăng trưởng bền vững.
>>> Xem thêm dịch vụ văn phòng coworking space của chúng tôi.
