Nhược điểm của coworking space và cách giúp bạn giải quyết chúng

Ngày càng có nhiều nhân viên quay trở lại văn phòng sau nhiều năm làm việc từ xa. Mặc dù điều này cho phép họ kết nối một cách có ý nghĩa với đồng nghiệp của mình sau thời gian cách ly vì Covid, nhưng các văn phòng truyền thống đã loại bỏ hầu hết sự linh hoạt và tự do mà người lao động ngày nay đã quen thuộc.

Vì lý do này, coworking space đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ. Các nghiên cứu về những không gian này chỉ ra rằng những người làm nghề tự do chiếm 37% số người dùng, tiếp theo là các doanh nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ lần lượt chiếm 24 và 21%. Số lượng không gian này trên toàn thế giới được dự đoán sẽ đạt gần 42.000 vào năm 2024, so với 18.700 vào năm 2018.

Nhiều lợi ích của họ bao gồm nhiều lựa chọn về phòng và nội thất cũng như các tiện nghi để hỗ trợ nhân viên. Điều này có nghĩa là họ mang đến sự linh hoạt, thoải mái và cộng đồng nơi nhân viên có thể tạo ra những kết nối có giá trị.

Tuy nhiên, điều cần thiết là phải hiểu những nhược điểm của coworking space để chọn một không gian phù hợp với nhu cầu của nhân viên và bảo vệ doanh nghiệp của bạn.

Những lo ngại về quyền riêng tư trong môi trường làm việc chung

Nhiều coworking space không được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, đây là mối lo ngại nghiêm trọng khi làm việc với khách hàng. Một nghiên cứu gần đây cho thấy 48% đồng nghiệp lo lắng về tính bảo mật của công việc bí mật của họ. Điều này là do việc sử dụng máy tính và dùng chung máy in ở không gian công cộng có thể làm lộ thông tin nhạy cảm cho các đồng nghiệp và đối thủ cạnh tranh khác.

Do không có cách âm ở một số không gian chung, người khác cũng dễ dàng nghe lén các cuộc thảo luận bí mật với khách hàng và sử dụng thông tin này để trục lợi cá nhân. Những vi phạm bảo mật như vậy có thể dẫn đến các vụ kiện và phạt tiền cho doanh nghiệp của bạn. Nghiên cứu trên cho thấy nhiều nhân viên tỏ ra tự ti trong không gian chung, điều này làm giảm năng suất và gây căng thẳng.

Hầu hết các coworking space của G Office đều có các văn phòng riêng và phòng họp, cho phép nhân viên xử lý thông tin nhạy cảm một cách an toàn. Những văn phòng này có kính mờ để đảm bảo sự riêng tư.

Mức độ mất tập trung và vấn đề tiếng ồn

Coworking space có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng mối quan hệ và cộng tác hiệu quả, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các cuộc họp nhóm và trò chuyện kinh doanh. Tuy nhiên, bầu không khí bình thường của họ khuyến khích nhân viên trò chuyện trong khi làm việc, cản trở năng suất và hiệu suất của họ.

Tiếng ồn của điện thoại đổ chuông, máy in, tiếng đánh máy và tiếng trò chuyện cũng khiến đồng nghiệp mất tập trung. Điều này cản trở các phiên động não vì sự gián đoạn đột ngột sẽ ghi đè lên thông tin được lưu trữ trong bộ nhớ ngắn hạn.

Nghiên cứu xác nhận rằngsự xao lãng làm tăng sai sót trong các dự án đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết. Sự gián đoạn chỉ 3 và 5 giây khiến nhân viên mắc lỗi gấp đôi và gấp ba lần lượt, gây ra những lỗi mà tốt nhất cần nhiều thời gian hơn để sửa chữa và có thể gây hậu quả nghiêm trọng nếu không được chú ý. Ngoài ra, nhân viên có thể mất tới 23 phút sau một lần gián đoạn để hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ ban đầu, tích lũy thành hàng giờ làm việc mất tập trung trong không gian văn phòng ồn ào.

Nhưng điều này có thể dễ dàng được giải quyết bằng cách chọn một coworking space tốt hơn. Ví dụ: coworking space của G Office có nhiều khu vực nghỉ ngơi để nâng cao sự tập trung và không gian làm việc ít gây mất tập trung.

Đánh giá tính linh hoạt và thoải mái trong coworking space

Trang thiết bị thiếu hoặc không phù hợp khiến công việc của người lao động gặp nhiều khó khăn. Có tới 31% nhân viên cho biết cần thêm cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này phần lớn là do hình thức và chi phí thường là những ưu tiên chính trong thiết kế không gian văn phòng.

Người lao động có vấn đề về cơ xương hoặc giác quan có thể cần thêm màn hình, đèn, ghế làm việc và chuột để làm việc an toàn và hiệu quả. Những điều chỉnh này yêu cầu quyền truy cập vào một số cửa hàng điện tử, điều mà đồng nghiệp thiếu ở một số không gian.

Mặc dù bạn có thể muốn chọn đồ nội thất để bổ sung cho diện mạo không gian của mình, nhưng hãy đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của chủ nhân để giữ cho họ khỏe mạnh và làm việc hiệu quả. Đầu tư vào bàn làm việc có thể điều chỉnh độ cao và ghế làm việc sẽ cho phép nhân viên của bạn điều chỉnh không gian làm việc theo yêu cầu thể chất của họ.

Bàn làm việc chuyên dụng của G Office cung cấp nhiều lựa chọn về đồ nội thất và thiết bị phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của nhân viên bạn. Trong mỗi không gian, người lao động có thể lựa chọn giữa ghế sofa để tạo sự thoải mái, ghế ngồi cho các cuộc họp nhóm và ghế làm việc. Sự đa dạng của các văn phòng và phòng họp ở mỗi không gian cho phép toàn bộ nhóm của bạn tiếp cận các cơ sở vật chất mà họ cần.

Rủi ro bảo mật

Mặc dù các mạng mở cho phép truy cập Internet liên tục và rộng rãi nhưng chúng cũng khiến các doanh nghiệp gặp rủi ro về vi phạm dữ liệu và tấn công mạng. Mật khẩu WIFI được chia sẻ và kết nối mạng mở sẽ tiết lộ dữ liệu của bạn cho tin tặc, cho phép chúng cài đặt phần mềm độc hại trên máy tính văn phòng và truy cập thông tin nhạy cảm như hồ sơ ngân hàng và y tế. Điều này có thể gây ra những tác động tai hại về mặt pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

Vi phạm an ninh mạng ở các doanh nghiệp nhỏ chia sẻ coworking space, bao gồm cả các doanh nhân và công ty khởi nghiệp, đã tăng vọt trong thời kỳ đại dịch. Nghiên cứu cho thấy các cuộc tấn công ransomware tăng 148% vào năm 2020 và vi phạm dữ liệu ảnh hưởng đến 422 triệu người vào năm 2022.

Với rất nhiều người làm việc trong cùng một tòa nhà và không có khu vực cất giữ vật dụng cá nhân an toàn, đồ đạc của đồng nghiệp rất dễ bị trộm. Nhiều người cảnh giác khi để đồ trên bàn làm việc hoặc ở nơi công cộng, điều này khiến họ không thể thoải mái sử dụng tất cả các tiện nghi sẵn có.

Bạn có thể yên tâm về độ an toàn của đồ đạc và dữ liệu của mình trong các văn phòng dịch vụ của G Office. Tất cả các gói cũng bao gồm nơi lưu trữ có khóa cho các vật dụng cá nhân.

Sự không nhất quán trong tiện nghi và dịch vụ

Các vấn đề về công nghệ và thiết bị lỗi thời làm gián đoạn quy trình làm việc của nhân viên, gây ra các vấn đề về quản lý thời gian và làm tăng căng thẳng. Khu vực nông thôn thường có Wi-Fi chậm và không ổn định, khiến nhân viên không thể chỉnh sửa tài liệu trên nền tảng đám mây hoặc sử dụng phần mềm trên nền web. Trong khi nhân viên có thể phát sóng di động của họ để duy trì kết nối, điện thoại thông minh thậm chí còn mang đến nhiều phiền nhiễu hơn và rủi ro an ninh mạng cho văn phòng của họ.

Ngoài ra, các máy tính cũ hơn bao gồm phần mềm và hệ điều hành lỗi thời. Những tính năng này thiếu các tính năng nâng cao năng suất mới hơn và có thể có lỗi khiến nhân viên không thể truy xuất tệp. Chúng cũng chứa các lỗ hổng lây nhiễm phần mềm độc hại và các cuộc tấn công mạng.

Máy in dùng chung ở một số không gian còn dẫn đến tình trạng xếp hàng in lâu và nhân viên vô tình lấy nhầm tài liệu của nhau, gây ra sự chậm trễ và căng thẳng không đáng có. Kẹt giấy và các vấn đề về mực hoặc hộp mực mất nhiều thời gian hơn để khắc phục và ảnh hưởng đến công việc của mọi người trong tình huống này.

Tại coworking space của G Office được trang bị công nghệ mới nhất và bao gồm máy in, photo và máy scan. Các doanh nghiệp được hưởng WiFi tốc độ cao và nhân viên hỗ trợ CNTT hỗ trợ theo yêu cầu trong giờ làm việc.

Thiếu không gian cá nhân

Thiết kế của coworking space có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự phù hợp của chúng đối với các loại người lao động khác nhau. Những người hướng ngoại phát triển nhờ tương tác xã hội cảm thấy thoải mái nhất khi giao tiếp với các nhân viên khác trong môi trường đông đúc. Vẻ ngoài giản dị và tiện nghi xã hội của không gian chung sẽ tiếp thêm sinh lực cho những người này và hỗ trợ xây dựng cộng đồng và văn hóa.

Nhưng không gian này khó có thể phù hợp với tất cả các tính cách và phong cách làm việc đa dạng mà nhóm của bạn mang đến văn phòng. Theo một nghiên cứu gần đây, nhiều nhân viên muốn có một nơi làm việc mang lại năng lượng cho họ, điều này có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau và hạn chế việc họ giao tiếp với đồng nghiệp.

May mắn thay, văn phòng của G Office luôn có thứ gì đó dành cho tất cả mọi người. Nhiều đồng nghiệp hướng ngoại sẽ yêu thích những phòng sinh hoạt chung lớn hơn có ghế sofa gần quầy pantry với trà và cà phê tự phục vụ, đồng thời những người thích làm việc một mình có thể làm như vậy trong phòng họp và phòng phỏng vấn. Nhân viên có thể liên hệ đặt lịch sử dụng phòng họp hay phòng phỏng vấn khi cần.

Phân tích chi phí của Coworking

Coworking space có thể tốn kém vì nhiều lý do. Điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu và sở thích của nhân viên khi chọn tư cách thành viên để tránh phải trả tiền cho các dịch vụ không cần thiết.

Giá cả thường bao gồm các tùy chọn thành viên, bao gồm quyền truy cập vào các tiện nghi khác nhau với mức giá hàng tháng. Thuê nhiều phòng với nội thất tiện nghi và nhiều trang thiết bị hơn có thể sẽ đắt hơn một phòng họp. Văn phòng ở các thành phố lớn hơn cũng có xu hướng đắt hơn do chi phí bất động sản ở những khu vực này cao hơn.

Nhiều không gian yêu cầu hợp đồng hàng tháng hoặc dài hạn, điều này có thể không phù hợp với nhu cầu thay đổi của các công ty khởi nghiệp và làm việc tự do. Bị ràng buộc bởi một hợp đồng kéo dài một năm sẽ trở thành một khoản đầu tư lãng phí nếu doanh nghiệp đột nhiên không còn cần mặt bằng nữa. Tư cách thành viên hàng tháng, như đăng ký, có thể linh hoạt hơn trong việc hủy kể từ ngày thanh toán tiếp theo.

Các gói và ưu đãi của G Office mang lại cho doanh nghiệp của bạn giá trị lớn về số tiền bỏ ra. Bạn có thể chọn giữa các loại hình văn phòng hoặc các gói khác nhau để phù hợp với yêu cầu và phong cách làm việc của nhân viên.

Nhìn chung, việc chọn một môi trường làm việc hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp bạn là rất quan trọng. Khi phù hợp với phong cách và sở thích làm việc của nhân viên, coworking space sẽ mang lại lợi ích to lớn cho sức khỏe và hiệu suất của họ.

Tuy nhiên, chúng có thể gây ra rủi ro nghiêm trọng về quyền riêng tư và bảo mật. Sự mất tập trung và tiện nghi không đầy đủ trong không gian được thiết kế kém là những bất lợi nghiêm trọng đối với nhân viên của bạn và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn theo thời gian.

Để bảo vệ sự thịnh vượng của công ty và nhóm của bạn, hãy lựa chọn những không gian như của G Office, giúp giảm thiểu những rủi ro trên, cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả và có thể được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu làm việc của họ.