Làm thế nào để chọn được văn phòng ảo lý tưởng

Ngày nay, văn phòng ảo ngày càng trở nên phổ biến. Nếu bạn ở khu vực đô thị, xung quanh bạn là các tùy chọn văn phòng ảo. Bạn có thể tự hỏi làm thế nào để tìm được văn phòng ảo lý tưởng trong vô số lựa chọn có sẵn cho mình. Vâng, bài viết này là dành cho bạn.

Bởi vì các văn phòng ảo loại bỏ nhu cầu về chi phí ban đầu cao như cải tạo, nội thất, điện và kết nối internet, nên chúng có xu hướng rẻ hơn so với thuê văn phòng dài hạn. Yếu tố này làm cho không gian văn phòng ảo trở thành một lựa chọn hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp.

Chọn văn phòng ảo lý tưởng không phải là một quyết định đơn giản, đây là một lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp bạn. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa của văn phòng ảo và cách chọn một văn phòng lý tưởng cho nhu cầu của bạn.

Văn phòng ảo là gì?

Ngày nay, các văn phòng ảo đã trở nên khá phổ biến vì chúng giảm thiểu chi phí hoạt động và mang lại nhiều lợi ích.

Nói chung, văn phòng ảo là một giải pháp không gian làm việc linh hoạt mang đến cho doanh nghiệp sự kết hợp giữa dịch vụ, công nghệ và không gian mà không phải chịu chi phí sở hữu hoặc thuê văn phòng truyền thống.

Một doanh nghiệp có một bộ sản phẩm ảo và vật lý tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường làm việc kết hợp. Họ nhận được các giải pháp ảo như chia sẻ nội dung trực tiếp và họp trực tuyến âm thanh/video cho các cuộc họp từ xa. Văn phòng ảo cũng bao gồm một địa chỉ thực ở một vị trí mong muốn, nơi bạn có thể gặp gỡ các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà đầu tư của mình trong vài giờ nếu cần.

Bạn cũng nhận được các dịch vụ liên lạc, ví dụ: nghe và chuyển tiếp cuộc gọi, dịch vụ khách hàng, số điện thoại riêng, dịch vụ địa chỉ doanh nghiệp và dịch vụ phòng họp. Các dịch vụ này được cung cấp với mức phí hàng tháng hoặc hàng năm, bằng một phần chi phí thuê văn phòng toàn thời gian.

Văn phòng ảo có phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa?

Văn phòng ảo rất phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa vì chúng giúp dễ dàng giao tiếp và cộng tác. Nếu bạn đã từng làm việc từ xa trước đây, có lẽ bạn biết những thách thức khi giao tiếp với thành viên trong nhóm trên Skype, Telegram hay Slack. Bạn có thể dành 15 phút để nhắn tin cho thành viên trong nhóm của mình và chờ phản hồi mỗi lần.

Mặc dù có các tính năng của email như lời nhắc hoặc thông báo, nhưng có thể dễ dàng bị mất dấu các cuộc họp và email đang chờ xử lý, khiến việc giao tiếp trở nên khó khăn hơn.

Mặc dù có một địa chỉ kinh doanh thực tế được liên kết với công ty, nhưng bạn có thể có nhân viên làm việc từ bất cứ đâu miễn là họ có kết nối internet không bị gián đoạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang làm việc trên các sản phẩm kỹ thuật số không yêu cầu bất kỳ đầu ra vật lý (ví dụ: bản in) thực tế nào.

Văn phòng ảo cũng mang các nhóm lại với nhau bằng cách cung cấp quyền truy cập vào không gian làm việc chung. Một trong những thách thức mà những người làm việc từ xa phải đối mặt là sự cô đơn. Một báo cáo tình trạng làm việc từ xa gần đây cho thấy mối quan tâm hàng đầu của những người làm việc từ xa là sự cô đơn (24%) và không thể ngắt kết nối với công việc (25%).

Trong không gian làm việc chung, người lao động có thể gặp gỡ trực tiếp với các thành viên trong nhóm của họ hoặc những cá nhân có cùng chí hướng khác. Một số không gian làm việc chung có quầy bar bán đồ ăn nhanh hoặc điểm giao lưu để nhân viên có thể dành thời gian giải trí.

Cuối cùng, văn phòng ảo giúp những người làm việc từ xa tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân bị xóa nhòa khi làm việc từ xa và một số nhân viên cuối cùng phải làm việc ngoài ca làm việc của họ. Một nghiên cứu khác gần đây cho thấy 55% nhân viên làm việc từ xa trung bình làm việc nhiều giờ hơn tại văn phòng.

Văn phòng ảo thay đổi tất cả những điều đó bằng cách cung cấp cho nhân viên một địa điểm thay thế để họ có thể làm việc. Ngoài ra, các công cụ tự động hóa cho phép nhân viên bấm giờ vào và ra khỏi văn phòng ảo tạo ra sự tách biệt cần thiết giữa công việc và thời gian cá nhân thường thiếu trong môi trường làm việc từ xa.

Các công nghệ được sử dụng, không gian làm việc chung, tính năng hỗ trợ giao tiếp và địa chỉ kinh doanh thực là tất cả các yếu tố khiến không gian ảo trở thành lựa chọn tốt nhất cho nhóm làm việc từ xa.

Điểm chung của các văn phòng ảo tốt nhất là gì?

Các văn phòng ảo tốt nhất cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp ở vị trí bạn mong muốn. Địa chỉ trở thành danh tính của công ty và có thể được sử dụng cho danh thiếp hoặc danh sách trực tuyến, tài liệu công ty và thư từ của khách hàng.

Các văn phòng này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một danh mục không gian làm việc thay thế, bạn có thể sử dụng các phòng họp/hội nghị theo yêu cầu. Văn phòng ảo cũng tập trung vào công nghệ, thường kết hợp tự động hóa, các sản phẩm kỹ thuật số đặc biệt, trí tuệ nhân tạo và internet vạn vật.

Một văn phòng ảo lý tưởng có dịch vụ hoàn hảo với lịch thanh toán linh hoạt. Tùy thuộc vào phong cách làm việc của bạn, bạn có thể truy cập các dịch vụ như nhóm tiếp tân 24/7 và số doanh nghiệp khu vực hoặc quốc gia.

Bạn nên tìm kiếm gì trong một văn phòng ảo?

Có nhiều lựa chọn cho văn phòng ảo trên thị trường, chủ yếu nếu bạn ở khu vực đô thị lớn. Có thể khiến bạn khó khăn trong việc tìm được nhà cung cấp dịch vụ phù hợp. Dưới đây là 4 yếu tố giúp bạn tìm được văn phòng ảo lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

– Điều khoản thành viên

Điều khoản thành viên là một hợp đồng pháp lý đưa ra những kỳ vọng giữa khách hàng và nhà cung cấp. Nó chứa thông tin chi tiết về chi phí thành viên, các hạn chế theo hợp đồng, nghĩa vụ của khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ và các trường hợp miễn trừ trách nhiệm bảo vệ nhà cung cấp khỏi bị khách hàng kiện.

Không giống như hợp đồng thuê truyền thống, hợp đồng có thời hạn thành viên linh hoạt hơn khi bạn xem xét chi phí và thời hạn. Bạn có thể hủy hợp đồng bất cứ lúc nào hoặc trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Bạn chỉ trả tiền cho các dịch vụ mà bạn yêu cầu và có thể nâng cấp khi doanh nghiệp của bạn mở rộng.

- Vị trí

Các nhà cung cấp văn phòng ảo cho phép bạn chọn một địa điểm ưa thích để bạn gặp gỡ khách hàng hoặc thành viên trong nhóm của mình. Bạn nên chọn một vị trí thực tế cho doanh nghiệp của mình mà bạn, khách hàng và nhóm của bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Ngoài ra, đó phải là nơi có thể tiếp cận các cấu trúc quan trọng đối với bạn, chẳng hạn như chỗ đậu xe.

Bạn nên chọn một địa điểm có khả năng thu hút khách hàng mục tiêu của mình. Có một địa chỉ kinh doanh ở một trung tâm thành phố hấp dẫn sẽ có khả năng nâng cao hình ảnh thương hiệu và uy tín của bạn. Mặc dù không có gì sai khi có một địa chỉ ở vùng nông thôn, nhưng một địa chỉ như vậy thiếu tác động của một địa chỉ kinh doanh ở trung tâm thành phố.

Bạn có thể tìm thấy một nhà cung cấp có nhiều địa điểm trong thành phố ưa thích của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể làm việc trong bất kỳ không gian nào đáp ứng được hầu hết các nhu cầu của mình, điều này rất phù hợp với những người chuyên đi du lịch.

– Phòng họp sẵn có

Một văn phòng ảo với các phòng họp và hội nghị mà các thành viên có thể sử dụng khi cần là rất quan trọng. Có thể bạn là một công ty mới thành lập hoặc một doanh nghiệp nhỏ và bạn cảm thấy rằng mình có thể không bao giờ cần một không gian như vậy. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc có một nơi dành cho các phòng họp làm việc từ xa hiệu quả và tập trung có thể trở nên quan trọng.

Bạn có thể tìm kiếm một nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn nhiều không gian như bạn cần, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ không cần phải đặt trước hàng tuần hoặc hàng tháng và bạn có thể lên lịch các cuộc họp cộng với việc sử dụng điện thoại tiếp nhận mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào.

Khi bạn loại bỏ mối quan tâm về không gian, bạn có thể tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược của mình – bao gồm cả việc mở rộng lực lượng lao động.

- Tổng chi phí

Không gian văn phòng ảo đi kèm với các chi phí khác nhau tùy thuộc vào các dịch vụ và tiện nghi được cung cấp. Nếu bạn chọn một văn phòng ảo ở một địa điểm kinh doanh uy tín hoặc danh tiếng như trung tâm TPHCM, chi phí có thể cao hơn một văn phòng ở một địa điểm tầm trung.

Văn phòng ảo thường dao động từ vài trăm đến vài triệu mỗi tháng. Một số công ty cung cấp gói cơ bản cho các dịch vụ cốt lõi như địa chỉ doanh nghiệp, nhận thư với trạm nhận tại địa phương, cùng với các dịch vụ chuyển tiếp thư có tính thêm phí. Ngoài ra, một kế hoạch toàn diện có thể sẽ bao gồm các tiện ích bổ sung như số điện thoại và hỗ trợ lễ tân.

Mỗi không gian văn phòng ảo có các điều khoản khác nhau về những gì được bao gồm trong báo giá. Một số văn phòng có thể giới hạn quyền truy cập vào các dịch vụ như in và sao chép.

Bạn cần yêu cầu được phân chia rõ ràng các chi phí ngay từ đầu trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Kết thúc

Văn phòng ảo đã trở nên phổ biến khi nhiều doanh nghiệp lựa chọn chúng. Những văn phòng này rẻ hơn và linh hoạt hơn so với văn phòng truyền thống. Chúng cũng có lợi cho những người làm việc từ xa khi họ tiếp cận không gian làm việc chung ở các địa điểm khác nhau.

Với rất nhiều tùy chọn văn phòng ảo mọc lên từ hư không, việc xác định văn phòng ảo lý tưởng cho nhóm của bạn có thể là một thách thức. Tuy nhiên, những yếu tố được đề cập sẽ giúp bạn chọn được văn phòng ảo lý tưởng.Khi bạn tìm thấy văn phòng lý tưởng, bạn có thể tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược và hoàn thành mục tiêu của mình một cách dễ dàng.

Tại khu vực TPHCM, G Office là một trong những nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo lâu đời nhất. Chúng tôi có rất nhiều địa chỉ ảo và gói dịch vụ khác nhau, giúp bạn dễ dàng có được sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Ngoài ra, G Office còn cung cấp các loại hình văn phòng cho thuê khác như chỗ ngồi làm việc và văn phòng trọn gói. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn tận tình và tham quan trực tiếp.