Trong quá trình thực hiện công việc kế toán không tránh khỏi các trường hợp viết sai hóa đơn: viết sai nội dung trên hóa đơn giấy, ghi sai trên hóa đơn điện tử, viết sai chưa xe khỏi cuống, viết sai và đã xé khỏi cuống, viết sai và đã kê khai… các trường hợp này giải quyết thế nào? Sau đây chúng tôi gợi ý cách xử lý các trường hợp này như sau:
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua. (Dù là đã xé khỏi cuống hay chưa xé khỏi cuống)
Đối với trường hợp này khi kế toán lập hoá đơn bị sai với bất cứ lỗi nào. Thì các bạn áp dụng cách xử lý hóa đơn viết sai như sau:
Bước 1: Gạch chéo tất cả các liên của hoá đơn viết sai và lưu giữ.
Bước 2: Lập lại hoá đơn mới. (Hoá đơn mới ghi ngày xuất lại hoá đơn, không phải ngày của hoá đơn cũ)
Lưu ý:
Không được xé hay vứt bỏ hoá đơn bị sai mà phải lưu lại để giải trình với Cơ quan thuế khi cần.
Các hóa bị lập sai này sẽ được điền vào cột số (15) – Cột xoá bỏ khi làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai và đã giao cho người mua.
Bên bán và bên mua chưa kê khai thì xử lý hóa đơn viết sai như sau:
Bước 1: Hai bên lập Biên bản thu hồi hoá đơn và bên bán thu lại các liên của số hoá đơn đã viết sai.(Biên bản thu hồi phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn).
Bước 2: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hoá đơn lập sai và xuất lại hoá đơn mới.
Ví dụ: Ngày 11/06/2020 bên bán xuất hoá đơn 0000666, ký hiệu HCM/16P. Nhưng đến ngày 16/06/2020 bên bán hoặc bên mua mới phát hiện ra bị sai số tiền. Tuy nhiên cả hai bên đều chưa kê khai. Thì bên bán lập biên bản thu hồi hoá đơn viết sai đó. Sau đó tiến hành xuất hoá đơn mới thay thế hoá đơn viết sai đã thu hồi vào ngày 16/06/2020 và kê khai như bình thường.
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn đã kê khai mới phát hiện ra sai sót.
Theo khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC.
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Trường hợp 1: Bên bán xuất hoá đơn bị sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền
Nếu chỉ bị sai sót về tên, địa chỉ của bên mua (Tức là các chỉ tiêu đều đúng ngoại trừ hai chỉ tiêu tên và địa chỉ người mua). Cách xử lý hóa đơn viết sai là chỉ cần làm biên bản điều chỉnh mà không cần xuất hoá đơn điều chỉnh.
Đối với trường hợp này chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không phải lập hoá đơn điều chỉnh.
Trường hợp 2: Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với các sai sót còn lại với trường hợp đã kê khai này thì chúng ta xử lý như sau:
Bước 1: Hai bên lập Biên bản điều chỉnh sai sót.
Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
Lưu ý khi lập hoá đơn điều chỉnh:
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Trên đây là thông tin về cách xử lý khi viết sai hoá đơn. Để được tư vấn chi tiết, quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty tư vấn và dịch vụ kế toán Gtax.vn.
