Ngày càng có nhiều nhân viên quay trở lại văn phòng sau nhiều năm làm việc từ xa. Mặc dù điều này cho phép họ kết nối một cách có ý nghĩa với đồng nghiệp của mình sau thời gian cách ly vì Covid, nhưng các văn phòng truyền thống đã loại bỏ hầu hết sự linh hoạt và tự do mà người lao động ngày nay đã quen thuộc.
Vì lý do này, coworking space đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ. Các nghiên cứu về những không gian này chỉ ra rằng những người làm nghề tự do chiếm 37% số người dùng, tiếp theo là các doanh nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ lần lượt chiếm 24 và 21%. Số lượng không gian này trên toàn thế giới được dự đoán sẽ đạt gần 42.000 vào năm 2024, so với 18.700 vào năm 2018.
Nhiều lợi ích của họ bao gồm nhiều lựa chọn về phòng và nội thất cũng như các tiện nghi để hỗ trợ nhân viên. Điều này có nghĩa là họ mang đến sự linh hoạt, thoải mái và cộng đồng nơi nhân viên có thể tạo ra những kết nối có giá trị.
Tuy nhiên, điều cần thiết là phải hiểu những nhược điểm của coworking space để chọn một không gian phù hợp với nhu cầu của nhân viên và bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
Nhược điểm của coworking space
Coworking space (không gian làm việc chung) đã trở thành xu hướng trên toàn cầu nhờ sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng kết nối cộng đồng. Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ các nhược điểm của coworking space trước khi lựa chọn, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến quyền riêng tư, tiếng ồn, kiểm soát không gian và tính ổn định lâu dài.
Những lo ngại về quyền riêng tư trong môi trường làm việc chung
Một trong những hạn chế lớn của coworking space là thiếu không gian riêng tư. Khi cùng làm việc trong một khu vực mở, rất khó tránh khỏi việc người khác vô tình nghe thấy những trao đổi quan trọng hoặc nhìn thấy tài liệu nhạy cảm.
Ngoài ra, việc dùng chung Wi-Fi, máy in hay các thiết bị văn phòng khác cũng có thể khiến dữ liệu bị lộ ra ngoài. Không ít nhân viên cảm thấy mất an toàn khi xử lý công việc bí mật ở nơi đông người, từ đó dễ bị căng thẳng và giảm hiệu suất.
Nếu công việc của bạn cần sự riêng tư, hãy chọn coworking space có văn phòng riêng hoặc phòng họp kín. Tại G Office, hầu hết các chi nhánh đều có phòng riêng với kính mờ và hệ thống cách âm, giúp khách hàng yên tâm hơn khi trao đổi thông tin quan trọng.
Mức độ mất tập trung và vấn đề tiếng ồn
Coworking space thường mang đến bầu không khí năng động, khuyến khích giao lưu và trò chuyện. Nhưng chính điều này lại dễ khiến nhân viên mất tập trung khi cần làm việc chuyên sâu.
Những yếu tố như tiếng điện thoại reo, tiếng trò chuyện, tiếng gõ bàn phím hay máy in hoạt động liên tục có thể làm gián đoạn dòng suy nghĩ. Chỉ một vài phút bị phân tâm, nhân viên đã phải mất nhiều thời gian để lấy lại sự tập trung ban đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.
Hãy tìm một coworking space có không gian yên tĩnh, phòng họp riêng hoặc khu vực tập trung để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, G Office thiết kế đa dạng khu vực từ không gian chung, lounge thư giãn cho đến phòng riêng cách âm, giúp bạn vừa kết nối vừa duy trì được sự tập trung cần thiết.
Đánh giá tính linh hoạt và thoải mái trong coworking space
Một trong những nhược điểm của coworking space là mức độ linh hoạt và sự thoải mái đôi khi chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của nhân viên. Không phải không gian nào cũng có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để hỗ trợ công việc.
Ví dụ, nhiều người lao động có nhu cầu đặc biệt về sức khỏe (cơ xương, thị lực) cần bàn làm việc điều chỉnh độ cao, ghế công thái học, màn hình bổ sung hoặc ánh sáng phù hợp. Nếu không có những yếu tố này, nhân viên dễ bị mệt mỏi, giảm năng suất và lâu dài có thể ảnh hưởng đến sức khỏe.
Khi lựa chọn coworking space, doanh nghiệp nên ưu tiên nơi có đa dạng lựa chọn về nội thất, thiết bị văn phòng và khu vực làm việc chuyên biệt. Tại G Office, khách hàng có thể chọn từ bàn làm việc truyền thống, sofa thoải mái cho sáng tạo, cho đến ghế chuyên dụng hỗ trợ họp nhóm – giúp mỗi cá nhân có thể làm việc theo phong cách phù hợp nhất.
Rủi ro bảo mật
Bảo mật là vấn đề được nhắc đến nhiều khi nói về hạn chế của coworking space. Mạng Wi-Fi chia sẻ, mật khẩu công khai hoặc thiết bị dùng chung có thể khiến dữ liệu quan trọng bị tin tặc lợi dụng. Nếu không may bị tấn công, doanh nghiệp có thể đối mặt với thiệt hại cả về tài chính lẫn uy tín.
Ngoài ra, việc nhiều người làm việc trong cùng một tòa nhà mà không có tủ đồ cá nhân an toàn cũng làm tăng nguy cơ mất cắp đồ đạc. Không ít nhân viên phải mang theo laptop và tài liệu mỗi ngày, gây bất tiện và tạo cảm giác thiếu an toàn.
Để yên tâm hơn, doanh nghiệp nên chọn coworking space có hệ thống bảo mật chặt chẽ, Wi-Fi riêng và tủ khóa cá nhân. Tại G Office, mọi gói dịch vụ đều kèm khu vực lưu trữ có khóa và hạ tầng mạng được quản lý riêng, giúp khách hàng an toàn hơn khi làm việc.
Sự không nhất quán trong tiện nghi và dịch vụ
Không phải coworking space nào cũng duy trì được chất lượng dịch vụ ổn định. Một số địa điểm gặp tình trạng Wi-Fi chập chờn, thiết bị văn phòng lỗi thời hoặc dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chưa kịp thời, gây gián đoạn công việc.
Ví dụ: máy in dùng chung thường xuyên bị kẹt giấy, chậm in hoặc nhân viên vô tình lấy nhầm tài liệu của nhau. Các yếu tố nhỏ này tuy không nghiêm trọng nhưng lặp lại nhiều lần sẽ làm tăng căng thẳng và giảm trải nghiệm làm việc.
Lựa chọn coworking space có hạ tầng hiện đại và dịch vụ hỗ trợ tận tình là yếu tố quan trọng. Tại G Office, tất cả không gian đều được trang bị Wi-Fi tốc độ cao, máy in – scan – photo chất lượng, và có đội ngũ IT sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết.
Thiếu không gian cá nhân
Một trong những nhược điểm của coworking space là không phải lúc nào cũng đáp ứng được nhu cầu về không gian cá nhân. Với thiết kế mở, coworking thường phù hợp với những người hướng ngoại – những ai thích giao lưu, trò chuyện và làm việc trong môi trường đông đúc, năng động.
Tuy nhiên, điều này có thể trở thành bất lợi với những nhân viên hướng nội hoặc những công việc cần sự tập trung cao độ. Không phải ai cũng muốn chia sẻ không gian làm việc liên tục, và việc thiếu một “góc riêng” đôi khi khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, mất năng lượng.
Một số coworking space đã thiết kế đa dạng khu vực để đáp ứng cả hai nhóm nhu cầu – vừa có không gian chung cho giao lưu, vừa có phòng riêng cho sự tập trung. Tại G Office, nhân viên có thể lựa chọn phòng họp kín, phòng phỏng vấn hoặc sử dụng khu vực lounge sinh hoạt chung. Điều này giúp mọi người linh hoạt hơn trong cách làm việc, phù hợp với từng phong cách cá nhân.
Phân tích chi phí của Coworking
Coworking space có thể tốn kém vì nhiều lý do. Điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu và sở thích của nhân viên khi chọn tư cách thành viên để tránh phải trả tiền cho các dịch vụ không cần thiết.
Giá cả thường bao gồm các tùy chọn thành viên, bao gồm quyền truy cập vào các tiện nghi khác nhau với mức giá hàng tháng. Thuê nhiều phòng với nội thất tiện nghi và nhiều trang thiết bị hơn có thể sẽ đắt hơn một phòng họp. Văn phòng ở các thành phố lớn hơn cũng có xu hướng đắt hơn do chi phí bất động sản ở những khu vực này cao hơn.
Nhiều không gian yêu cầu hợp đồng hàng tháng hoặc dài hạn, điều này có thể không phù hợp với nhu cầu thay đổi của các công ty khởi nghiệp và làm việc tự do. Bị ràng buộc bởi một hợp đồng kéo dài một năm sẽ trở thành một khoản đầu tư lãng phí nếu doanh nghiệp đột nhiên không còn cần mặt bằng nữa. Tư cách thành viên hàng tháng, như đăng ký, có thể linh hoạt hơn trong việc hủy kể từ ngày thanh toán tiếp theo.
Các gói và ưu đãi của G Office mang lại cho doanh nghiệp của bạn giá trị lớn về số tiền bỏ ra. Bạn có thể chọn giữa các loại hình văn phòng hoặc các gói khác nhau để phù hợp với yêu cầu và phong cách làm việc của nhân viên.
>>> Xem ngay: Thuê coworking space: Ưu điểm của loại hình văn phòng mới với nhiều lợi thế
Kết luận
Nhìn chung, việc chọn một môi trường làm việc hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp bạn là rất quan trọng. Khi phù hợp với phong cách và sở thích làm việc của nhân viên, coworking space sẽ mang lại lợi ích to lớn cho sức khỏe và hiệu suất của họ.
Tuy nhiên, chúng có thể gây ra rủi ro nghiêm trọng về quyền riêng tư và bảo mật. Sự mất tập trung và tiện nghi không đầy đủ trong không gian được thiết kế kém là những bất lợi nghiêm trọng đối với nhân viên của bạn và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn theo thời gian.
Để bảo vệ sự thịnh vượng của công ty và nhóm của bạn, hãy lựa chọn những không gian như của G Office, giúp giảm thiểu những rủi ro trên, cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả và có thể được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu làm việc của họ.
Các chi nhánh của G Office:
- Tầng 19 – P.1901 – Saigon Trade Center – 37 Tôn Đức Thắng, Phường Sài Gòn
- Tầng 15 – P.1505 – Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn, Phường Sài Gòn
- Tầng 02 – Hado Airport Building – 02 Hồng Hà, Phường Tân Sơn Hòa
- Tầng 06 – Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Tân Định
- Tầng 08 – Cao Thắng Mall – 19 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ
- Tầng 10 – Citilight Tower – 45 Võ Thị Sáu, Phường Tân Định
