Dedicated Desk là mô hình được tìm kiếm ngày càng nhiều nhờ khả năng cân bằng giữa chi phí – sự ổn định – tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn Dedicated Desk với Hot Desk hoặc chưa hiểu rõ khi nào nên chọn Dedicated Desk thay vì thuê văn phòng riêng. Với kinh nghiệm hơn 10 năm vận hành và tư vấn không gian làm việc linh hoạt, G Office sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa các khái niệm dưới đây;
Dedicated desk là gì?
Dedicated Desk (chỗ ngồi cố định) là hình thức thuê một bàn làm việc riêng, cố định trong mô hình văn phòng chia sẻ, cho phép người thuê sử dụng một vị trí làm việc cố định mỗi ngày. Người thuê có thể để lại đồ đạc cá nhân như màn hình, laptop, tài liệu trong tủ locker riêng, mang lại cảm giác ổn định, riêng tư và tập trung hơn so với Hot Desk (chỗ ngồi linh hoạt).
Nói đơn giản, Dedicated Desk là giải pháp nằm giữa Hot Desk (chỗ ngồi linh hoạt) và Private Office (văn phòng riêng), phù hợp với những người làm việc toàn thời gian nhưng chưa cần thuê văn phòng độc lập, với đặc trưng như sau:
- Chỗ ngồi cố định, không thay đổi mỗi ngày
- Có thể để lại máy tính, tài liệu, đồ cá nhân
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định
- Chi phí tối ưu hơn so với thuê văn phòng riêng
Theo kinh nghiệm vận hành tại G Office, Dedicated Desk là lựa chọn phổ biến của freelancer, startup nhỏ và nhân sự remote cần không gian làm việc ổn định tại các khu vực thành phố trung tâm.
Ví dụ về Dedicated Desk trong không gian làm việc chung:
Tina điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ nhưng thành công. Cô đến không gian làm việc chung từ thứ Hai đến thứ Năm hàng tuần và ngồi cùng một bàn làm việc cạnh khu vực chỗ ngồi mở.
Tại đây, cô để màn hình máy tính và bàn phím không dây trên bàn và có một tủ đựng đồ có khóa để chứa nhiều vật dụng văn phòng khác. Bàn làm việc của Tina không được phép đặt trước bởi bất kỳ thành viên nào khác từ thứ Hai đến thứ Năm, và chỉ dành cho cô sử dụng bất cứ lúc nào vào những ngày đã được chỉ định.
Hot Desk là gì?
Hot Desk (chỗ ngồi linh hoạt) là hình thức làm việc trong coworking space mà người thuê không có bàn làm việc cố định. Mỗi ngày, người dùng có thể chọn bất kỳ chỗ ngồi trống nào trong khu vực làm việc chung và không được để lại đồ cá nhân sau khi rời đi.
Hot Desk phù hợp với những người làm việc không thường xuyên, cần sự linh hoạt cao và ưu tiên chi phí thấp, nhưng mức độ ổn định và riêng tư thấp hơn Dedicated Desk.
Ví dụ về cách sử dụng hot-desking:
John làm việc cho một công ty công nghệ có mô hình làm việc kết hợp. Anh ấy thường làm việc tại nhà, nhưng thỉnh thoảng cũng thích đến không gian làm việc chung để kết nối và gặp gỡ những người sáng tạo khác trong cộng đồng ngoài những người anh ấy làm việc cùng.
Anh ấy ghé qua không gian làm việc chung gần nhà từ ba đến năm lần một tháng, đặc biệt là vào những ngày có sự kiện, và đặt trước một bàn làm việc linh hoạt trong vài giờ để tập trung làm việc. Vì không có lịch trình cố định, anh ấy đánh giá cao việc có thể đến không gian làm việc bất cứ khi nào cần.
So sánh sự khác nhau giữa Dedicated Desk và Hot Desk
Dedicated Desk và Hot Desk đều là mô hình phổ biến trong coworking space, nhưng khác nhau rõ rệt về mức độ ổn định, quyền sử dụng và trải nghiệm làm việc. Dedicated Desk phù hợp làm việc dài hạn, trong khi Hot Desk thiên về sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí:
| Tiêu chí | Dedicated Desk (chỗ ngồi cố định) | Hot Desk (chỗ ngồi linh hoạt) |
|---|---|---|
| Vị trí làm việc | Cố định, chỉ định riêng | Không cố định, thoải mái lựa chọn chỗ trống |
| Quyền sử dụng | Dùng lâu dài theo tháng | Dùng ngắn hạn, linh hoạt |
| Để lại đồ cá nhân | Có thể để màn hình, laptop, tài liệu | Không để lại đồ |
| Mức độ riêng tư | Trung bình – cao | Thấp |
| Độ ổn định | Cao | Thấp |
| Trải nghiệm làm việc | Phù hợp làm việc full-time | Phù hợp làm việc không thường xuyên |
| Chi phí | Cao hơn Hot Desk | Thấp hơn Dedicated Desk |
| Đối tượng phù hợp | Freelancer full-time, startup nhỏ, những người cần sự ổn định, công việc cần sự riêng tư và tập trung cao | Freelancer part-time, người di chuyển nhiều, các đội nhóm nhỏ |
So sánh sự khác nhau giữa Dedicated Desk và Private Office
Dedicated Desk và Private Office (văn phòng riêng) đều mang lại sự ổn định khi làm việc, nhưng khác nhau rõ rệt về không gian, chi phí và mức độ riêng tư. Việc lựa chọn mô hình nào phụ thuộc vào quy mô đội nhóm và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp:
| Tiêu chí | Dedicated Desk | Private Office (văn phòng riêng) |
|---|---|---|
| Không gian làm việc | Bàn cố định trong không gian chung | Phòng làm việc riêng biệt |
| Quyền sử dụng | Cá nhân hoặc từng nhân sự | Doanh nghiệp/nhóm |
| Mức độ riêng tư | Trung bình | Cao |
| Độ ổn định | Cao | Rất cao |
| Khả năng mở rộng | Linh hoạt, dễ tăng/giảm chỗ | Hạn chế, phụ thuộc diện tích |
| Cá nhân hóa không gian | Hạn chế | Toàn quyền |
| Hình ảnh doanh nghiệp | Chuyên nghiệp | Rất chuyên nghiệp |
| Chi phí | Trung bình | Cao nhất |
| Thời hạn thuê | Linh hoạt theo tháng | Thường dài hạn hơn |
| Phù hợp với | Freelancer, startup nhỏ, nhóm 1–5 người | Doanh nghiệp ổn định, đội nhóm lớn |
Chi phí thuê Dedicated Desk hiện nay là bao nhiêu?
Tại thị trường Việt Nam, hiện nay chi phí thuê Dedicated Desk trong coworking space phổ biến ở mức giá khoảng 3.000.000 – 6.000.000 VNĐ/pax/tháng. Mức giá này thường áp dụng tại các không gian làm việc chuyên nghiệp ở TP.HCM, nơi tập trung nhiều tòa nhà văn phòng hạng A và B.
Dưới góc nhìn vận hành coworking, sự chênh lệch chi phí Dedicated Desk chủ yếu đến từ vị trí trung tâm, chất lượng không gian, và hệ thống tiện ích đi kèm như lễ tân, phòng họp, internet tốc độ cao, khu pantry và khu tiếp khách.
So với các mô hình khác, Dedicated Desk có mức chi phí cao hơn Hot Desk (do chỗ ngồi cố định và quyền sử dụng lâu dài), nhưng thấp hơn đáng kể so với Private Office, vốn yêu cầu không gian riêng, diện tích lớn và chi phí vận hành cao hơn.
Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn Dedicated Desk thay vì Hot Desk?
Trong bối cảnh thị trường coworking space tại Việt Nam đang mở rộng nhanh chóng, nhu cầu doanh nghiệp tìm giải pháp workspace ổn định cũng tăng lên. Nhiều báo cáo cho thấy các coworking space có tỷ lệ sử dụng cao, trung bình đạt 80–90% occupancy tại Hà Nội và TP.HCM:
Sự ổn định và năng suất làm việc cao hơn
Dedicated Desk cung cấp chỗ ngồi cố định mỗi ngày, tạo ra thói quen và môi trường riêng cho nhân sự. Điều này giúp giảm gián đoạn công việc và tăng hiệu suất, khác biệt rõ rệt với Hot Desk, nơi người dùng thường xuyên thay đổi vị trí, làm giảm độ tập trung.
Phù hợp với mô hình làm việc toàn thời gian và hybrid
Nghiên cứu thị trường cho thấy coworking space không chỉ phục vụ freelancer hay startup nhỏ mà còn được doanh nghiệp mở rộng lựa chọn khi áp dụng mô hình làm việc hybrid sau đại dịch. Nhiều doanh nghiệp đa quốc gia và SMEs chọn coworking space để linh hoạt mở rộng đội ngũ mà không cần đầu tư văn phòng truyền thống.
Không gian cá nhân hóa và lưu trữ tài liệu
Với Dedicated Desk, nhân sự có thể để lại màn hình, tài liệu, thiết bị làm việc trong tủ locker riêng, tạo không gian làm việc gần giống văn phòng riêng nhưng chi phí thấp hơn. Đây là điểm mà Hot Desk, vốn là chỗ ngồi chung không cố định, không đáp ứng được.
Trải nghiệm chuyên nghiệp hơn
Nhiều doanh nghiệp đánh giá cao Dedicated Desk vì nó mang lại trải nghiệm hình ảnh làm việc chuyên nghiệp khi tiếp khách, họp nhóm ngắn hoặc tổ chức trao đổi nội bộ, trong khi Hot Desk thường thiếu sự ổn định và riêng tư cần thiết.
Những ai nên sử dụng mô hình Dedicated Desk?
Dedicated Desk phù hợp nhất với các nhóm đối tượng có nhu cầu làm việc ổn định, thường xuyên trong coworking space, cụ thể gồm:
- Freelancer làm việc toàn thời gian: Đặc biệt trong các lĩnh vực như IT, thiết kế, marketing, tư vấn, cần chỗ ngồi cố định để sử dụng màn hình, thiết bị và duy trì hiệu suất làm việc hằng ngày.
- Startup và doanh nghiệp nhỏ (1–5 người): Cần môi trường làm việc chuyên nghiệp tại TP.HCM hoặc Hà Nội nhưng chưa đủ nhu cầu hoặc ngân sách để thuê Private Office.
- Nhân sự remote hoặc hybrid của doanh nghiệp: Doanh nghiệp bố trí Dedicated Desk tại coworking space để nhân viên có điểm làm việc ổn định, thuận tiện di chuyển và đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác.
- Nhóm dự án làm việc theo giai đoạn: Các team làm việc liên tục trong vài tháng, cần chỗ ngồi cố định nhưng không muốn ràng buộc hợp đồng dài hạn.
- Người làm việc trên 20 ngày/tháng: Khi tần suất làm việc cao, Dedicated Desk mang lại hiệu quả và trải nghiệm tốt hơn so với Hot Desk hoặc làm việc tại nhà.
Kinh nghiệm chọn Dedicated Desk phù hợp
Để chọn được Dedicated Desk phù hợp, người thuê cần cân nhắc một số yếu tố quan trọng thay vì chỉ so sánh giá.
- Vị trí coworking space: Ưu tiên các không gian nằm tại khu trung tâm TP.HCM hoặc Hà Nội, gần trục giao thông chính, thuận tiện di chuyển hằng ngày và gặp gỡ đối tác.
- Không gian làm việc và mức độ yên tĩnh: Dedicated Desk nên đặt tại khu vực đủ ánh sáng, hạn chế tiếng ồn, phù hợp với công việc cần tập trung như IT, thiết kế, kế toán, marketing.
- Tiện ích đi kèm: Cần kiểm tra các tiện ích cơ bản như internet tốc độ cao, phòng họp, lễ tân, pantry, khu tiếp khách – đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc lâu dài.
- Khả năng để lại đồ cá nhân: Nên ưu tiên coworking space có tủ locker riêng, cho phép để lại màn hình, laptop, tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tạo không gian làm việc ổn định.
- Thời hạn thuê và tính linh hoạt hợp đồng: Dedicated Desk phù hợp nhất khi được thuê theo tháng, có thể gia hạn hoặc thay đổi số chỗ linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
- Trải nghiệm thực tế trước khi thuê: Nên đến trải nghiệm không gian hoặc làm việc thử để đánh giá mức độ phù hợp trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Kết luận
Dedicated Desk là giải pháp làm việc cân bằng giữa chi phí – sự ổn định – tính chuyên nghiệp trong mô hình coworking space. Với mức giá khoảng 3.000.000 – 6.000.000 VNĐ/pax/tháng, mô hình này đặc biệt phù hợp với freelancer làm việc toàn thời gian, startup nhỏ và doanh nghiệp có nhân sự làm việc theo mô hình remote hoặc hybrid.
Tại G Office, mô hình Dedicated Desk được triển khai tại các coworking space vị trí trung tâm TP.HCM với đầy đủ tiện ích văn phòng, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc ổn định, chuyên nghiệp và linh hoạt. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và nhận ngay ưu đãi của G Office nhé!
