Tìm hiểu khái niệm không gian làm việc số là gì?

Không gian làm việc số ngày nay đại diện cho tương lai của lực lượng lao động hiện đại cũng như những thách thức và cơ hội mới sẽ đi kèm với nó. Vài năm trở lại đây, bạn có thể tìm thấy nhiều phần mềm để thực hiện gần như bất kỳ nhiệm vụ công việc nào theo cách tự động hoặc bán tự động. Từ xử lý văn bản đến quản lý đơn đặt hàng và hậu cần, có một lượng gần như vô tận các khả năng kỹ thuật số mới được tung ra thị trường mỗi năm. 

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình đã và đang phát triển khả năng kỹ thuật số của họ mỗi năm với mục tiêu tối đa hóa năng suất của nhân viên. Với rất nhiều chương trình và tiện ích kỹ thuật số xung quanh chúng ta, có thể khó khăn để tách không gian vật lý của chúng ta khỏi không gian kỹ thuật số. Trong bài đăng này, G Office sẽ cùng bạn xem xét sự khác biệt thú vị giữa không gian làm việc và nơi làm việc cũng như cách bản chất của doanh nghiệp chuyển thành môi trường kỹ thuật số.

Định nghĩa về một không gian làm việc là như thế nào?

Trước khi chúng ta đi quá sâu vào việc mô tả chi tiết về không gian làm việc số của mình, có một vài định nghĩa bạn nên biết, quan trọng nhất là sự khác biệt giữa nơi làm việc và không gian làm việc. Các chuyên gia nghiên cứu trên thế giới đã đưa ra các định nghĩa hữu ích sau cho nơi làm việc so với không gian làm việc:

• Nơi làm việc - nơi bạn đến làm việc. Hầu hết những người đã làm việc trong thế giới doanh nghiệp nhiều năm đều nghĩ nơi làm việc là một tòa nhà văn phòng. Thuật ngữ nơi làm việc cũng có thể đề cập đến nhà máy, nhà riêng hoặc bất kỳ nơi nào khác mà bạn đến để thực hiện nhiệm vụ công việc của mình.
• Không gian làm việc - nơi bạn thực hiện công việc của mình. Văn phòng và phòng làm việc là hai ví dụ rõ ràng về không gian làm việc. Đó là bất kỳ vị trí nào bạn thiết lập và đến làm việc. Nói một cách dễ hiểu, không gian làm việc là một tập hợp con của nơi làm việc và đề cập đến không gian cá nhân mà bạn chiếm giữ trong khi làm việc.

Không gian làm việc số là gì?

Các định nghĩa về nơi làm việc và không gian làm việc ở trên đã chuyển dịch tốt sang môi trường kỹ thuật số. Nơi làm việc kỹ thuật số đề cập đến tất cả các phần mềm và công cụ mà một công ty cung cấp cho nhân viên để giúp họ kết nối với nhau. Điều này bao gồm các chương trình, ứng dụng tập thể và bất kỳ phần cứng nào mà lực lượng lao động của công ty cần để thực hiện các nhiệm vụ và tiến hành kinh doanh.

Không gian làm việc số (Digital workspace) của nhân viên là môi trường cụ thể mà họ truy cập thường xuyên để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công việc. Hầu hết nhân viên làm việc từ một máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn được chỉ định và truy cập các chương trình từ đó, nhưng không gian này có thể trông khác nhau đối với từng nhân viên. Nó có thể bao gồm thiết bị di động, lịch kỹ thuật số hoặc chương trình quản lý tác vụ và phần mềm chuyên dụng mà họ sử dụng để hoàn thành công việc của mình. 

Không gian làm việc số là một thuật ngữ rộng và đặc biệt là kể từ khi đại dịch COVID-19 xuất hiện, hầu hết các công ty đã tạo ra sự kết hợp giữa không gian làm việc vật lý và kỹ thuật số.

Các thuộc tính của một không gian làm việc số

Mặc dù, mỗi công ty sẽ có những ưu tiên riêng và bộ sưu tập các công cụ kỹ thuật số, nhưng hầu hết đều có chung một số chủ đề. Không gian làm việc số thường sẽ cung cấp cho nhân viên một lượng tùy chỉnh tốt đồng thời cung cấp một số tính năng cốt lõi. Đây là một số thuộc tính có giá trị nhất của không gian làm việc số.

Giao tiếp được tạo điều kiện

Vì một không gian làm việc số cá nhân là một phần của nơi làm việc lớn hơn, nó sẽ có quyền truy cập vào các hệ thống phần mềm chính mà công ty sử dụng. Điều này có thể bao gồm các nền tảng cộng tác chuyên dụng như Microsoft Teams, Asana, Zoho,... Chức năng của không gian làm việc kỹ thuật số là hoạt động như một cổng kết nối toàn diện và an toàn để kết nối mỗi nhân viên với toàn bộ tổ chức.

Các quy trình được tổ chức hợp lý

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc làm việc trong các hệ thống kỹ thuật số là các quy trình riêng lẻ thường có thể được cập nhật và sửa đổi khá dễ dàng theo thời gian. Rất hiếm khi mọi thứ có thể trở nên hoàn hảo cho tất cả mọi người, nhưng không gian làm việc số mang lại cho mỗi nhân viên khả năng thiết lập môi trường kỹ thuật số cơ bản của riêng họ theo cách phù hợp nhất với quy trình làm việc và sở thích của họ. 

Để hỗ trợ cộng tác, điều cần thiết là các nhóm sử dụng các ứng dụng phần mềm giống nhau cho các chức năng cụ thể để họ có thể chia sẻ hoặc cộng tác liền mạch trên các tệp và giao tiếp. Điều đó nói rằng, không phải mọi thành viên trong nhóm sẽ yêu cầu quyền truy cập vào bộ phần mềm và công cụ đầy đủ.

Tự động hóa

Các công cụ kỹ thuật số hiện đại hiện đang được thiết kế để bao gồm các khả năng tự động hóa mạnh mẽ như bot, các chức năng do AI hỗ trợ và tích hợp liền mạch hỗ trợ chia sẻ dữ liệu giữa các giải pháp phần mềm. Những điều này cho phép phần mềm đảm nhận một số công việc nặng nhọc và thực hiện các chức năng cơ bản để các thành viên trong nhóm không cần phải dành thời gian cho các công việc thủ công tẻ nhạt mà có thể được tự động hóa dễ dàng, chẳng hạn như nhập dữ liệu, quản lý bảng thời gian và xử lý đơn đặt hàng.

Loại hình không gian số này với khả năng tự động hóa có thể giúp giải phóng nhiều thời gian hơn cho nhân viên để giải quyết các vấn đề và đảm nhận nhiều nhiệm vụ có giá trị gia tăng hơn.

Tính linh hoạt và tùy chỉnh

Đây có lẽ là tính năng quan trọng nhất của không gian làm việc số hiện đại ngày nay. Kể từ khi COVID-19 làm gián đoạn hoạt động kinh doanh trên toàn thế giới, nhiều nhân viên đang làm việc tại nhà và yêu cầu dễ dàng tiếp cận các tài liệu của công ty. Ngoài ra, nhân viên mới phải được giới thiệu từ xa và được cung cấp mọi thứ họ cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Không gian làm việc số có thể được điều chỉnh cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể và được triển khai nhanh chóng đến bất kỳ nơi nào trên thế giới.

Có thể nói rằng cách chúng ta làm việc sẽ tiếp tục phát triển trong tương lai. Một số chuyên gia thậm chí còn nói rằng thuật ngữ “không gian làm việc số” không còn cần thiết nữa vì rất nhiều “không gian làm việc” của chúng ta hiện là kỹ thuật số. Chúng tôi đang hòa mình vào kỷ nguyên kỹ thuật số và nhân viên có nhiều quyền truy cập vào hệ thống và đồng nghiệp hơn bao giờ hết. Không gian làm việc số là khả năng trung tâm trong quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa.

Để vận hành không gian làm việc số một cách trơn tru đòi hỏi hệ thống của bạn phải có kết nối internet tốc độ cao. Nếu bạn chọn thuê văn phòng trọn gói hoặc chỗ ngồi làm việc riêng tại G Office bạn có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề đường truyền mạng, vì chúng tôi đã trang bị sẵn hệ thống internet mạnh mẽ hỗ trợ bạn có được điều kiện tốt nhất để thực thi công việc của mình. Liên hệ ngay cho G Office để được tư vấn dịch vụ và nhận ưu đãi khi thuê văn phòng.