Giao tiếp kinh doanh là gì? 4 loại hình giao tiếp kinh doanh chính nào bạn cần nắm?

Giao tiếp kinh doanh là trọng tâm của sự thành công của công ty. Nó ảnh hưởng đến mọi thứ, từ cảm nhận của nhân viên và mối quan hệ với khách hàng đến nhận dạng thương hiệu và thu nhập ròng.

Nhưng bất chấp tầm quan trọng của nó, 57% công ty tại Mỹ được khảo sát không có chuyên gia truyền thông nội bộ chuyên dụng và 60% chuyên gia kinh doanh nói rằng họ không đo lường kết quả truyền thông nội bộ của họ.

Với những con số này, không có gì ngạc nhiên khi 65% người lao động tại cường quốc này được báo cáo là “buông thả” tại nơi làm việc, theo một cuộc thăm dò của Gallup.

Một báo cáo từ Economist Intelligence Unit chỉ ra lý do: Điều này có thể phần lớn là do nhân viên viện lý do căng thẳng gia tăng (52%), trì hoãn hoặc không hoàn thành dự án (44%) và tinh thần thấp (31%) do kết quả kém truyền thông.

Để cải thiện những phát hiện này, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên đạt được những bước tiến trong việc hiểu đầy đủ 4 loại hình giao tiếp kinh doanh chính. Dưới đây G Office đã tìm hiểu kỹ về chúng, cũng như cách thức triển khai hiệu quả của chúng có thể có tác động tích cực đến cả nhóm nội bộ và các mối quan hệ chính bên ngoài.

Giao tiếp kinh doanh là gì? 

Giao tiếp kinh doanh là quá trình chia sẻ thông tin giữa các nhân viên trong và các đối tượng bên ngoài công ty như: khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,...

Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là cách nhân viên và quản lý tương tác với nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức và phù hợp hơn với các giá trị cốt lõi của công ty. Mục đích chính của nó là cải thiện các phương thức tổ chức, loại bỏ silo, giữ cho nhân viên được thông báo thông tin đầy đủ và giảm thiểu sai sót.

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là điều cần thiết cho sự thành công và phát triển của mọi tổ chức. Không giống như giao tiếp hàng ngày, giao tiếp kinh doanh luôn hướng tới mục tiêu.

Để một công ty doanh nghiệp hoạt động thành công, tất cả các quy tắc, giá trị cốt lõi của công ty, các quy định và chính sách phải được truyền đạt cho mọi người trong và ngoài tổ chức.

>>> Xem thêm:

Những cách giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Tìm hiểu 4 loại hình giao tiếp kinh doanh chính

Nói chung, 4 loại hình giao tiếp kinh doanh hàng đầu bao gồm hướng lên, hướng xuống, ngang hàng và bên ngoài. Không có một cách "đúng" nào để giao tiếp trong một tổ chức. Tuy nhiên, việc xem xét cẩn thận những ưu và nhược điểm của từng loại sẽ giúp bạn xác định được chiến lược nào là tốt nhất cho nhóm/tổ chức của mình và nếu sử dụng kết hợp nhiều loại hình giao tiếp sẽ là tốt nhất.

1. Giao tiếp hướng lên (Upward communication):

Giao tiếp kinh doanh đi lên bắt nguồn từ báo cáo trực tiếp cho người quản lý và từ người quản lý đến người điều hành cấp cao nhất hoặc chủ sở hữu. Giao tiếp hướng lên cho phép những người phụ trách nắm bắt được nhịp đập của những gì đang xảy ra ở tầng nhân sự thấp nhất trong cơ cấu tổ chức.

Cách thức hoạt động trong thực tế: 

• Ví dụ 1: Một chuyên gia dữ liệu chuẩn bị một báo cáo tiếp thị có chứa phân tích trang web để cung cấp cho việc ra quyết định ở cấp cao nhất. 
• Ví dụ 2: Các cuộc khảo sát ý kiến nhân viên cấp cơ sở cho các giám đốc điều hành thực hiện các thay đổi đối với hoạt động hàng ngày để cải thiện năng suất và sự hài lòng.

Ưu điểm:

• Thông tin nhận được từ các thành viên trong nhóm giúp ban quản lý luôn đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Khi đóng góp theo cách này, những nhân viên cảm thấy được trân trọng sẽ có xu hướng nỗ lực hết mình trong công việc.
• Ban quản lý có thể xác định sớm các vấn đề trước khi chúng leo thang.
• Việc tiếp cận dễ dàng với ban quản lý cho phép nhân viên chia sẻ sự sáng tạo và đổi mới của họ, điều này có thể thúc đẩy tiến độ của công ty trở nên nhảy vọt nhanh hơn so với khi các nhóm kinh doanh hoàn toàn chìm trong bóng tối.
• Các doanh nghiệp có giao tiếp hướng lên thường được biết đến với việc thúc đẩy bầu không khí thân thiện, hòa thuận.

Nhược điểm:

• Độ chính xác của thông tin do nhân viên cung cấp có thể bị giới hạn hoặc sai lệch tùy thuộc vào mức độ thoải mái của họ khi giao tiếp với người giám sát của họ.
• Cấp dưới có thể không sẵn sàng chia sẻ thông tin với cấp quản lý, đặc biệt nếu họ cảm thấy không có hành động nào được thực hiện hoặc sẽ có hậu quả.
• Giao tiếp hướng lên chỉ có thể thành công nếu có một chuỗi lệnh rõ ràng, dễ tiếp cận và nhanh chóng từ đầu đến cuối.

Mẹo để đạt hiệu quả tối đa: 

Các nhà quản lý đóng vai trò hàng đầu trong việc thúc đẩy giao tiếp thành công đi lên, vì vậy họ sẽ cần thực hiện những điều sau:

• Giữ chính sách mở cửa.
• Thu hút nhân viên vào cuộc trò chuyện thường xuyên.
• Lắng nghe mối quan tâm của nhân viên trong khi thể hiện sự đồng cảm.
• Sử dụng nhiều kênh liên lạc để đảm bảo mọi người lao động có thể tiếp cận dễ dàng.
• Tạo một môi trường có sẵn, hòa nhập.
• Cung cấp hộp đề xuất ẩn danh, khảo sát, phiên hỏi & đáp, diễn đàn trò chuyện nội bộ hoặc chuỗi email để thu thập phản hồi trung thực nhất có thể.

2. Giao tiếp hướng xuống (Downward communication/Managerial communication):

Các luồng giao tiếp kinh doanh đi xuống từ cấp quản lý đến các báo cáo trực tiếp. Thông điệp chảy qua một hệ thống phân cấp được xác định trước, từ trên xuống.

Cách thức hoạt động trong thực tế: 

• Ví dụ 1: Ban lãnh đạo thông báo cho nhân viên về quy trình hoạt động mới, yêu cầu an toàn hoặc kỳ vọng của cá nhân thông qua bản ghi nhớ của công ty. 
• Ví dụ 2: Một nhà quản lý truyền đạt thông tin dự án cho nhóm. 
• Ví dụ 3: Giám đốc điều hành tổ chức một cuộc họp để thảo luận về các con số hoạt động của năm trước và thảo luận về các mục tiêu của năm tới.

Ưu điểm:

• Thông tin cần thiết (hướng dẫn, giải thích các vấn đề phức tạp và chi tiết hoạt động) có thể nhanh chóng được phổ biến theo hướng đi xuống.
• Có một sự ủy quyền dễ dàng hơn các trách nhiệm chính.
• Người quản lý được trao quyền để đảm nhận quyền hạn thích hợp.
• Các tiêu chuẩn, quy tắc và hậu quả kỷ luật dành riêng cho công ty có thể dễ dàng được củng cố để duy trì sự tuân thủ.

Nhược điểm:

• Nó có thể là một quá trình diễn ra chậm, đặc biệt là khi thông tin phải chảy qua nhiều cấp độ của hệ thống phân cấp.
• Thông tin cũng có thể bị bóp méo hoặc mất chi tiết trên đường truyền qua chuỗi lệnh, cấp bậc.
• Việc phụ thuộc quá nhiều vào phong cách giao tiếp xuề xòa có thể khiến nhân viên cảm thấy không quan trọng, chán nản hoặc không nhiệt tình với công việc của họ.

Mẹo để đạt hiệu quả tối đa:

• Giữ vai trò lãnh đạo dễ nhìn, dễ tiếp cận và đáng tin cậy.
• Cung cấp một lịch trình liên lạc để đảm bảo rằng nhân viên sẽ coi trọng và ưu tiên các thông điệp của bạn, thay vì cảm thấy quá tải hoặc khó chịu.
• Ban quản lý nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể dễ tiếp cận, duy trì thái độ thân thiện, hỏi nhân viên xem họ đang làm gì và giữ cho cửa văn phòng của họ luôn mở.
• Ban giám đốc nên mời gọi một sự kết hợp lành mạnh giữa giao tiếp hướng lên và hướng xuống để có thể phục vụ tốt cho môi trường làm việc.
• Ban quản lý nên lưu giữ các ghi chú chi tiết về nhân viên, cho phép họ thêm dấu ấn cá nhân vào giao tiếp của họ khi giải quyết các nhân viên riêng lẻ.

3. Giao tiếp ngang hàng (Lateral communication/Technical communication):

Giao tiếp bên hay giao tiếp ngang hàng là giao tiếp giữa các bộ phận và nhân viên hoặc các nhà quản lý có địa vị bình đẳng trong tổ chức.

Cách thức hoạt động trong thực tế: 

• Ví dụ 1: Một nhóm liên lạc qua lại qua email. 
• Ví dụ 2: Đồng nghiệp tham gia trò chuyện nhóm để giải quyết một vấn đề. 
• Ví dụ 3: Các nhà quản lý hợp tác với nhau cho một phiên động não. 
• Ví dụ 4: Một thành viên của nhóm tiếp thị thảo luận về việc sửa đổi thiết kế của chiến dịch quảng cáo với một nhà thiết kế web trong nhóm công nghệ.

Ưu điểm:

• Nó thường cần thiết cho việc chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và phối hợp công việc.
• Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn dựa vào sự phối hợp giữa các bộ phận.
• Nó có xu hướng tổng hợp một cách tự nhiên, không cần cấp trên phê duyệt, đóng vai trò như một phương thức giao tiếp nhanh chóng và thúc đẩy tinh thần.
• Hiểu lầm và xung đột thường có thể được khắc phục từ trong trứng nước đồng thời củng cố tinh thần đồng đội.
• Nhân viên thường cảm thấy được hỗ trợ cả về mặt tình cảm và xã hội.

Nhược điểm:

• Nhân viên có thể giao tiếp với giọng điệu bình thường, thiếu chuyên nghiệp hơn, có thể gây ra tranh cãi.
• Có thể tạo ra một nền văn hóa “chúng tôi so với họ” nếu không có các kênh giao tiếp giữa các bộ phận / phân cấp khác được thiết lập đúng cách.
• Các nhóm có thể phát triển lãnh thổ về các nhiệm vụ mà họ đang thực hiện và chống lại sự can thiệp từ các bộ phận khác, do đó làm suy yếu các nỗ lực hợp tác.

Mẹo để đạt hiệu quả tối đa:

• Giao tiếp thông qua trò chuyện video, trò chuyện trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại là cách hiệu quả nhất để tránh hoặc giải tỏa hiểu lầm.
• Một văn bản theo dõi như email hoặc bản ghi nhớ cũng củng cố các tin nhắn / cuộc họp và giúp giảm bớt sự nhầm lẫn.
• Ban lãnh đạo phải chú ý không khuyến khích tính cạnh tranh giữa các bộ phận, truyền đạt tầm quan trọng của từng nhóm trong tổ chức tổng thể.
• Sử dụng các công cụ quản lý dự án hiện đại để mời gọi thông tin liên lạc giữa các bộ phận có thể đi một chặng đường dài trong việc giảm bớt các rào cản và tắc nghẽn.

4. Giao tiếp bên ngoài 

Truyền thông bên ngoài chuyển thông tin từ bên trong tổ chức sang các bên bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng tiềm năng, khách hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp, đối tác, nhà tài trợ, nhà lập pháp, cơ quan quản lý, phương tiện truyền thông, nhà tư vấn hoặc công chúng.

Cách thức hoạt động: 

• Ví dụ 1: Một thông cáo báo chí được triển khai để thông báo cho giới truyền thông về một sản phẩm mới sắp ra mắt. 
• Ví dụ 2: Một đề xuất bán hàng được trình bày để tạo ra sự quan tâm từ các nhà đầu tư. 
• Ví dụ 3: Một trang web thông báo cho khách hàng tiềm năng lý do tại sao họ có thể muốn sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

Ưu điểm:

• Khi được thực hiện thành công, giao tiếp bên ngoài có tác động tích cực đến cá nhân và danh tiếng công chúng của công ty, khiến các bên liên quan và khách hàng mong muốn hơn.
• Giao tiếp bên ngoài cũng gắn liền trực tiếp với giao tiếp với khách hàng và khả năng tạo và duy trì các mối quan hệ đó, vì vậy chất lượng của loại giao tiếp này là quan trọng hàng đầu.
• Thông tin liên lạc bên ngoài là cách các doanh nghiệp bên ngoài, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và phần còn lại của khán giả cảm nhận và làm quen với doanh nghiệp của bạn. Việc đảm bảo rằng mọi phần thông tin liên lạc bên ngoài được sắp xếp cẩn thận cần có thời gian, nhưng khi được thực hiện đúng, nó sẽ là một yếu tố đáng kể cho sự phát triển của công ty.

Nhược điểm:

• Khi hoạt động kém hiệu quả, các giao tiếp bên ngoài có thể mang đến cho khách hàng những thông điệp mâu thuẫn làm hoen ố danh tiếng của công ty.
• Một phần dữ liệu sai, thiếu đối tượng mục tiêu hoặc trích dẫn bất cẩn có thể đánh chìm toàn bộ chiến dịch tiếp thị và có tác động tiêu cực lâu dài đến khả năng thành công của công ty, vì vậy mỗi phần của giao tiếp ra bên ngoài cần phải được phân tích và phân tích cẩn thận.
• Nếu không có giao tiếp nội bộ tốt, nhân viên có thể sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra giao tiếp tốt với bên ngoài.

Mẹo để đạt hiệu quả tối đa:

• Hãy thẳng thắn và đi vào vấn đề; xác định đối tượng chính của cuộc giao tiếp muốn giá trị gì. Nói cách khác, hãy nhớ rằng họ muốn biết: "Cái này là về cái gì?" và "Có gì trong đó cho tôi?".